Administrativni pomoćnici igraju ključnu ulogu u olakšavanju aktivnosti u poslovnim, pravnim i mnogim drugim vrstama ureda. S obzirom na različite zadatke koje obavljaju, administrativni pomoćnici trebaju širok raspon vještina, uključujući interpersonalne komunikacije i organizacijske sposobnosti.
Uloge i odgovornosti
Administrativni pomoćnici odgovaraju na telefonske pozive i prenose ih pravoj osobi u uredu. Oni također pozdravljaju ljude koji ulaze u ured i pomažu im da budu povezani s pravom osobom. Pomoćnici koordiniraju sastanke odjela i upravljaju rasporedom rukovoditelja za koje rade. Kreiranje osnovnih dopisa i dokumenata, preuzimanje pošte i podnošenje internih dokumenata dodatne su ključne uloge. U nekim malim uredima pomoćnik vodi brigu o knjigovodstvenim obvezama.
$config[code] not foundOsnovne vještine
Osim interpersonalne komunikacije i organizacijskih vještina, često su potrebne i gramatika engleskog jezika i vještine pisanja za administrativne pomoćne uloge. Ti stručnjaci svakodnevno komuniciraju s administratorima, klijentima, klijentima i drugim uredskim osobljem i moraju prenijeti važne informacije na pozitivan način. Integritet je važan u svakom uredu, ali posebno u tvrtkama, odvjetničkim uredima i medicinskoj praksi, gdje administrativni pomoćnici često nadziru povjerljive datoteke. Organizacijske vještine korisne su u održavanju datotečnog sustava za jednostavno i učinkovito pronalaženje dokumenata, a gramatika engleskog jezika i vještine pisanja su korisne u pripremi internih i eksternih dokumenata i podsjetnika.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingSekundarne vještine
Tehnologija, internet i istraživačke vještine spadaju u važne sekundarne sposobnosti administrativnog pomoćnika. Softverske mogućnosti povećavaju dužnosti koje asistent može preuzeti, posebno u području knjigovodstva i vođenja financijskih evidencija. Od asistenata se također ponekad traži da provedu istraživanje za rukovoditelje pretraživanjem interneta, telefonskim pozivima ili kopanjem kroz datoteke, tako da je sposobnost prikupljanja korisnih informacija i organiziranja za lako korištenje od strane rukovoditelja ili drugog uredskog osoblja još jedna korisna vještina.
Zahtjevi za obrazovanje i osposobljavanje
Srednjoškolska diploma u kombinaciji s osnovnim računalnim i klerikalnim vještinama može vas pripremiti za mnoge poslove administrativnog pomoćnika na početnoj razini. Neki koledži u zajednici nude programe administrativnog asistenta s naprednijim obrazovanjem ako želite dobiti pristup širem, višem plaćenom administrativnom asistentu. Obuka na radnom mjestu standardna je u mnogim uredima. Ako težite raditi u određenim industrijama, kao što su pravne ili medicinske, možda ćete morati pohađati nastavu ili radionice kako biste stekli osnovno znanje o industriji i razumijevanje terminologije.
