Kao vlasnik male tvrtke već pratite resurse svoje tvrtke, uključujući kapital, zaposlenike i objekte. Ali što je s vremenom zaposlenika? Vrijeme je teško kvantificirati i pratiti, i kao takvi, mnogi vlasnici malih tvrtki pogrešno tretiraju vrijeme kao da je neograničen resurs. Međutim, to nije moglo biti dalje od istine.
Nedavna studija koju je provela tvrtka McKinsey pokazala je da je samo 9% rukovoditelja "vrlo zadovoljno" trenutačnim rasporedom vremena zaposlenika. Osim toga, gotovo polovica rukovoditelja izjavila je da njihova trenutna raspodjela vremena nije usklađena s ciljevima tvrtke. I prosječni uredski radnik može vam reći da se previše vremena u tvrtki troši na trivijalne zadatke, kao što je odgovaranje na e-poštu i prisustvovanje sastancima koji nisu bitni.
$config[code] not foundUčinkovito upravljanje vremenom ključno je za produktivnost i profitabilnost vašeg poslovanja. Dakle, kako tvrtke mogu poboljšati upravljanje vremenom? To nije tako jednostavno kao samo reći zaposlenicima da učinkovitije koriste svoje vrijeme. Umjesto toga, vodstvo treba izgraditi korporativnu kulturu koja aktivno podržava učinkovito upravljanje vremenom u cijeloj organizaciji.
Kultura koja učinkovito podupire upravljanje vremenom
Privatnost zaposlenika
Višezadaćnost je glavna buzzword u poslovnom svijetu. Od zaposlenika se očekuje da mogu učinkovito žonglirati s više zadataka odjednom. Tako menadžeri svoje radno vrijeme ispunjavaju raznim projektima, sastancima i korporativnim aktivnostima.
Međutim, studije sve više dokazuju da je multitasking neučinkovit. Zapravo, istraživači Stanforda dokazali su da multitaskeri imaju loše organizacijske sposobnosti, da ih je lako omesti i da im često nedostaje fokus.
Ako višezadaćnost nije ključ učinkovitog upravljanja vremenom, što je onda?
Odgovor je tijek. Kao što je definirao autor i psiholog Mihaly Csikszentmihalyi, protok se događa kada uđete u stanje intenzivne i bez napora koncentracije na zadatku. Često se naziva "biti u zoni", a zaposlenici su daleko produktivniji u ovom stanju nego u bilo kojem drugom trenutku.
Kako bi se poboljšala produktivnost, poslodavci bi trebali učiniti sve što mogu da zadrže zaposlenike u režimu protoka. To znači poticanje korporativnog okruženja tišine i privatnosti. Kad god je to moguće, menadžeri bi trebali izbjegavati opterećivanje svojih zaposlenika višestrukim zadacima ili ometanje nepotrebnih poruka e-pošte i telefonskih poziva.
Mnogi zaposlenici također imaju koristi od posjedovanja privatnih ureda, umjesto da rade u bučnim farmama.
Manje, učinkovitiji sastanci
Jedan od najvećih pošasti za učinkovito upravljanje vremenom je poslovni sastanak. Prosječni sastanak zauzima dragocjeno vrijeme i prekida radni tijek zaposlenika, dok generira vrlo malo u smislu smislenih rezultata.
Prema istraživanju tvrtke Microsoft, neučinkoviti sastanci spadaju među vodeće vrijeme u prosječnom radnom tjednu. Osim toga, zaposlenici provode gotovo šest sati tjedno na sastancima, a 69% zaposlenika osjeća da su ti sastanci neproduktivni.
Kako bi bolje upravljali vremenom tvrtke, rukovoditelji bi trebali zakazivati sastanke koji su apsolutno neophodni. Sastanci trebaju imati određenu svrhu: donijeti odluku ili riješiti problem. Trebalo bi postojati detaljan plan pitanja o kojima će se raspravljati iu kojem redoslijedu i koliko vremena će biti dodijeljeno svakom od njih.
Ako je sastanak osmišljen samo za razmjenu informacija, umjesto toga razmislite o slanju e-pošte. Mnogi sastanci također mogu biti opcionalni, tako da ako je zaposlenik u tom kritičnom načinu rada, on ili ona mogu isključiti prekid.
Praćenje vremena
Svaki izvršni direktor zna da za napredak tvrtke treba postojati jasno definiran niz ciljeva i ciljeva za budućnost. Međutim, samo postavljanje ovih ciljeva nije dovoljno. Prečesto, rukovoditelji i njihovi zaposlenici postaju zaokupljeni svakodnevnim zadacima i nikada ne pronalaze vremena za ostvarivanje dugoročnih ciljeva. Ovdje dolazi integrirano, elektronsko praćenje vremena.
Učinkoviti elektronički sustavi za praćenje vremena trebali bi obuhvatiti troškove kao i vrijeme utrošeno za svakog pojedinog zaposlenika i projekt, a zatim te informacije integrirati u sveobuhvatni pregled raspodjele vremena tvrtke. Na taj način možete odrediti je li trenutna alokacija vaše tvrtke usklađena s ciljevima vaše tvrtke. Kao i kod bilo kojeg resursa, pravilno raspoređivanje vremena smanjit će otpad i olakšati rast poduzeća.
Peter Druckers, legendarni konzultant za upravljanje, jednom je rekao:
Vrijeme je najmanji resurs i ako se njime ne upravlja, ništa drugo se ne može upravljati.
U poslovnom svijetu vrijeme je dragocjeno. U najboljem je interesu svakog poslodavca promicanje korporativne kulture koja ga mjeri, upravlja i vrednuje.
Neproduktivna fotografija susreta preko Shutterstocka
11 Komentari ▼
