Dani administrativnih pomoćnika ispunjeni su višestrukim zadacima, uključujući raspoređivanje, slanje e-pošte i upravljanje projektima. Osim toga, ponekad je potrebno uzeti poruku za svog šefa kada ona nije dostupna. Nejasna, loše napisana poruka može frustrirati vašeg šefa. Ako želite da je impresionirate, pružite detaljnu poruku koja sumira prirodu poziva i traženi odgovor. Čak i ako niste administrativni pomoćnik, povremeno ćete morati primati poruke za šefa koji nije dostupan.
$config[code] not foundDok ste na telefonu
Pitajte pozivatelja želi li ostaviti poruku. Ako je odgovor "ne", uzmite trenutak da potaknete poruku. Recite mu da će vaš šef biti na sastancima cijeli dan, tako da pozivanje možda nije najbolja opcija.
Zamolite pozivatelja da dostavi detaljnu poruku. Neki će vas pozvati odgovoriti: "Samo neka me nazove." Nažalost, vaš šef možda nije zadovoljan takvom nejasnom porukom. U ovom slučaju, odgovorite s "Svakako. Što joj mogu reći da se to tiče?"
Zatražite od imena pozivatelja puno ime. Imena mogu uzrokovati zabunu za vašeg šefa. Jednostavno pitajte: "Mogu li dobiti vaše puno ime?" kada skidate poruku.
Zatražite telefonski broj pozivatelja. Iako se to može činiti očiglednim, lako je zaboraviti broj kada se usredotočite na druge aspekte poziva. Ako pozivatelj preferira da se kontaktira putem e-pošte, napišite i to.
Zapišite sve ove informacije na papirni papir dok postavljate pitanja. Zapišite i datum i vrijeme poziva.
Prenos poruke
Organizirajte bilješke za poziv na malom papiru. Svaka poruka treba ispuniti samo jedan komad papira. Izbjegavajte pisanje više od jedne poruke na svakom slip-u.
Zapišite datum i vrijeme poziva, nakon čega slijedi ime i prezime pozivatelja na vrhu papira. Ako je također dala svoj položaj ili odnos s vašim šefom, kao što je knjigovođa ili dobavljač, i ovo napišite ovdje.
Sažetak svrhe poziva u jednoj kratkoj rečenici. Napišite ovo ispod imena pozivatelja. Budite kratki i specifični pa se vaš šef ne mora pitati o čemu se radi.
Na dnu poruke upišite telefonski broj pozivatelja.
Ako je poziv vrlo važan, napišite "URGENT" velikim slovima u gornjem desnom kutu bilješke. Većina telefonskih poruka ne spada u ovu kategoriju. Hitne poruke odnose se na hitne slučajeve u obitelji ili poslovne probleme koji bi mogli imati veliki negativan učinak na tvrtku.
Prenesite poruke svom šefu čim bude dostupan. Kada mu predaš svaku poruku, pročitaj je naglas. Na taj način nema šanse da će propustiti važnu poruku.
Savjet
Znati kada treba govoriti. Ako je poruka uistinu hitna, pogotovo kod obitelji šefa, prekinite je i odmah joj recite o pozivatelju. Neke stvari u životu su važnije od poslovnog sastanka.
