Uloga upravitelja dokumenata

Upravitelj dokumenata je član IT osoblja čiji je cilj organizirati, ažurirati i poboljšati cjelokupni tijek dokumentacije unutar tvrtke. Korporacije su najveći poslodavci upravitelja dokumentacije, iako određene industrije - kao što su veće tvrtke za nekretnine, pravne usluge, financiranje, zdravstvo i osiguranje - vjerojatno imaju pri ruci dokumentaciju bez obzira na veličinu. Većina pozicija upravitelja dokumenata zahtijeva najmanje jednu do tri godine prethodnog iskustva; međutim, nedavno završeni fakulteti sa specijaliziranom izobrazbom mogu se izravno prebaciti u položaj. Poznavanje specifičnog softvera, kao što su sustavi za upravljanje dokumentima i / ili programi za upravljanje odnosima s kupcima, ključni su za funkciju posla. Upravitelji dokumenata imaju pet glavnih odgovornosti za posao: povećanje pristupačnosti, arhiviranje dokumenata, ažuriranje informacija, bilježenje sljedivosti i dohvaćanje dokumenata.

$config[code] not found

Povećajte pristupačnost

Zaposlenicima je potreban pristup dokumentima kao što su propratna pisma, marketinški materijali, vodiči i informacije o klijentima kako bi dovršili svoj rad. Tradicionalno, zaposlenici su te datoteke spremili izravno na svoje tvrde diskove radi budućeg pristupa, ali postoji inherentni rizik da će datoteke postati zastarjele. Osim toga, zaposlenici mogu trošiti dragocjeno vrijeme na češljanje tvrdih diskova za dokumente koje nikada nisu preuzeli. Sustav upravljanja dokumentima rješava sve te probleme. Stvara žarišnu točku gdje se spremaju svi dokumenti. Nadalje, ti isti dokumenti mogu se dijeliti s osobljem i klijentima putem web stranice. Većina sustava za upravljanje dokumentima može lako izlaziti na web-lokaciju; prednost je u tome što je dostupna svima koji imaju internetsku vezu i ne zahtijevaju dodatni softver ili instalacije za pregled (to može zahtijevati korisničko ime i lozinku, ali to se može specificirati).

Arhiviranje dokumenata

IRS zahtijeva od financijskih institucija da čuvaju dokumentaciju koja se odnosi na klijenta pet godina nakon zatvaranja računa. Odjel za pravosuđe zahtijeva još duži vremenski okvir za odvjetničke urede, što znači da sve te datoteke moraju otići negdje. Upravitelji dokumenata obično arhiviraju dokumente kronološki, iako neki preferiraju abecedno, ovisno o količini informacija koje se spremaju. Ako je to ured bez papira, onda bi se dokumenti trebali podupirati (na dvije odvojene lokacije), a zatim ukloniti s poslužitelja.

Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam Sapling
Ažuriranje dokumenata

Ovisno o veličini organizacije, vještine pisanja mogu biti ključni element uloge upravitelja dokumenata. Propratna pisma, predlošci i vodiči zahtijevaju stalno ažuriranje da bi ostali relevantni. Nadalje, izjave o privatnosti, prazni ugovori i tehnički dokumenti dobivaju manje izmjene približno jednom godišnje. Bez obzira da li upravitelj dokumenata osobno vrši te promjene, njegova je odgovornost osigurati da svi koriste najnovije verzije. Najjednostavniji način za to je korištenje sustava za upravljanje dokumentima.

Sljedivost snimanja

Dokumenti se mijenjaju, a odgovornost upravitelja dokumenta je da zna tko je napravio promjene. Sljedivost je standardna značajka u većini softvera za upravljanje dokumentima. Međutim, upravitelj dokumenata može pratiti sljedivost bez softvera tako što će svaki dokument čitati samo za čitanje, a zatim će zahtijevati promjene u zapisniku kako su primljene.

Preuzimanje dokumenata

U nekim slučajevima upravitelj dokumenata mora pronaći stavke koje su već arhivirane. Najčešće je to zbog revizija, tužbi i prirodnih katastrofa - od kojih sve zahtijevaju temeljitu evidenciju prošlih događaja. Upravitelji dokumenata zbog toga moraju arhivirati materijale što je logičnije i točnije moguće. Na taj način bilo koji upravitelj dokumenata može pristupiti tim potrebnim zapisima, bez obzira tko ih je izvorno pohranio. Kada je u pitanju priprema za prirodne katastrofe, pohranite sigurnosnu kopiju uredskog poslužitelja negdje izvan ureda. Ako je moguće, pohranite ga u nekoj drugoj regiji, kao što je satelitski ured.