Kao vođa, želite produktivan tim, tako da ima smisla samo pojačati pravovremenost i pomoći članovima tima da izbjegavaju loše radne navike poput odugovlačenja.
Odugovlačenje jede daleko na produktivnost osobe koja je procrastinating. Više od toga, dodaje stres - stres procrastinatoru, kao i ostatku tima, koji se mora boriti da se uzdrži od propuštenih rokova.
$config[code] not foundTo također dovodi do negativnih emocija koje nagrizaju timski rad. Prokastinator nosi oko krivnje zbog toga što nije bio pravovremen, a drugi u timu osjećaju ljutnju što moraju nadoknaditi da netko drugi baca loptu.
Da ne spominjem, naravno, to može naštetiti vašem poslovanju. Odugovlačenje može dovesti do nezadovoljnih kupaca, kazne za kašnjenja i izgubljene buduće prodaje.
Softver pruža jednostavno rješenje koje će pomoći vašem timu da prekine naviku odugovlačenja. Evo 5 jednostavnih načina za korištenje softvera kako biste se odvojili od odugovlačenja i učinili vas i vaš tim produktivnijim.
Koristite kalendare za njihov najveći potencijal
Digitalni kalendari savršeni su za prekid ciklusa odugovlačenja - ako ih koristite na pravi način. Potaknite svoj tim da isproba ove tehnike kalendara (i upotrijebite ih sami za primjer):
- Blokirajte određeno vremensko razdoblje za obavljanje važnog projekta ili zadatka u kalendaru. Ako je to na vašem kalendaru s satom ili dva odvojeno da bi to učinili, jedan ste korak bliže nego jednostavno stavljanje zadatka na popis obveza.
- Kada postavite kalendarsku obavijest, dodajte veze na dokumente koji su vam potrebni za zadatak, u kalendarskoj obavijesti. Na taj način ne gubite vrijeme u potrazi za dokumentima kako biste započeli - ili vas omesti.
- Upotrijebite dijeljene kalendare u svojim organizacijama kako biste izbjegli povratak i povratak kako biste provjerili dostupnost. S dijeljenim kalendarima možete vidjeti tko je besplatan. Također, naučite značajke programa kalendara da biste pronašli male hakove koji olakšavaju raspoređivanje. Primjerice, kalendari programa Outlook imaju nešto što se naziva pomoćnik za raspoređivanje koji omogućuje brže postavljanje postavki sastanka.
Isperite i ponovite: Predlošci, predlošci, predlošci
Ništa ne potiče odugovlačenje kao što je gledanje praznog ekrana pitajući se gdje početi za sljedeći projekt. Predložak vas brže blokira na zadacima kao što je pisanje izvješća, izrada prezentacije ili izrada dnevnog reda sastanka.
Postoje dvije vrste predložaka. Jedan je generički predložak koji možete pronaći na mreži ili čak u paketu sustava Office koji koristite. Primjerice, Office 365 ima mnogo besplatnih predložaka u raznim modulima kao što su proračunske tablice i prezentacije.
Druga vrsta predložaka su one koje su posebno prilagođene vašem poslovanju. S vremenom ćete graditi predloške za prodajne prezentacije, izvješća i još mnogo toga. Ključ je osigurati da ih svatko može pronaći kad im zatreba. Stvorite središnju biblioteku predloška i potaknite sve da je koriste. Pomoću zajedničkih mapa i pohrane datoteka u oblaku ovo je vrlo jednostavno postaviti.
Označite Tock: koristite Time Timers upravljanja
Ponekad se odugovlačenje potpomaže i podupire trošenjem previše vremena na nevažne zadatke. Pomognite svom timu razumjeti kako bolje rasporediti svoje vrijeme, potrošiti ga na najhitnije i najvažnije zadatke.
Ovdje vam može pomoći nešto tako jednostavno kao tajmer. Ako netko iz vašeg tima ima tendenciju trošiti predugo čitanje nevažnih poruka e-pošte ili dopustiti sastancima da prelaze, tada tajmer može uštedjeti minute koje se zbrajaju u satima tijekom tjedna.
Otkrio sam da je svijest o vremenu nevjerojatna. Sve dok nisam počeo pratiti, nisam shvatio koliko se vremena troši na zadatke manje važnosti.
Windows 10 ima ugrađenu besplatnu aplikaciju za mjerenje vremena. Također možete pronaći aplikacije za tajmer na webu ili jednostavno koristiti tajmer i alarm na pametnom telefonu.
Trenutne izmjene: suradnja na zajedničkim dokumentima
Pretpostavimo da imate priopćenje za javnost koje želite da neki od vaših timova pogleda prije nego što izađe preko interneta. Pokušaj da se svatko tko želi dati svoj doprinos da ga pregleda i odgovori može potrajati - pogotovo za procrastinatore u vašem timu.
Evo, oblak dolazi do spašavanja u obliku zajedničkih dokumenata u oblaku.
Jeste li znali da možete surađivati u programu Word pomoću značajke koja vam koautor u stvarnom vremenu? Znak uređivanja može se pratiti po znaku kada netko drugi radi na dokumentu. Na taj način možete okupiti sve i okupiti sve podatke u stvarnom vremenu - izbjegavajući tendenciju da neki odugovlače.
Microsoft Office 365 nudi i HD video i audio platforme za više sudionika kako bi vaša grupa mogla raspravljati o brojevima, kampanjama i projektima s različitih lokacija. Ako imate klijenta koji želi spojiti ideje za njihovu posljednju kampanju, to sve stavlja na istu internetsku stranicu.
Planer je izrađen posebno za Office 365. Radi na svim vašim uređajima. Možete dodavati datoteke, zadatke i čak razgovarati s timom bez obzira gdje se nalaze. Obavijesti e-poštom olakšavaju članovima tima da znaju kada im je dodijeljen novi zadatak. Planer angažira svakoga i održava ih ažuriranima o svakom razvoju događaja.
Office 365 Video je još jedna mogućnost izbjegavanja odugovlačenja. Prijenos i dijeljenje video sadržaja putem vaše tvrtke stavlja akciju lica i uživo u pisane bilješke i direktive.
Koristite virtualni pomoćnik poput Cortane
Evo još jednog hakera za izbjegavanje odugovlačenja: koristite virtualni pomoćnik za bilješke i istraživanje za vaš sljedeći projekt. Na primjer, možete koristiti Cortanu da verbalno diktirate nekoliko bilješki za to veliko izvješće i spremite ih u OneNote. Ponekad je mnogo lakše započeti ako počnete s koracima za bebe, kao što je diktiranje nekoliko bilješki koje treba uključiti u izvješće.
Također možete koristiti Cortanu kako biste razgovarali o web istraživanju za projekt. Zbog toga se manje osjeća kao naporan rad i više kao jednostavna diskusija, ako upotrijebite nešto poput Cortane da pogledate stvari.
Kao što su ovi primjeri pokazali, postoji mnogo načina za korištenje tehnologije za početak rada i izbjegavanje odugovlačenja. Pa što čekaš? Počnite koristiti neke od ovih alata!
U vrijeme pisanja ovog članka Anita Campbell sudjeluje u programu Microsoft Small Business Ambassador.
Čovjek na prijenosnom računalu Photo via Shutterstock
Više u: Microsoft, Sponsored 1
