Nema ništa gore od dosadnog radnog sastanka. U Sjedinjenim Američkim Državama svaki dan ima oko 25 milijuna sastanaka. Kako bi se olakšali ti sastanci, srednji menadžeri obično odustaju od procijenjenih 35 posto svog vremena u uredu - dok je netko u višem rukovodstvu vjerojatno da će izgubiti bliže polovici cijelog dana na sastancima.
Ove uzvišene vremenske obveze bile bi u potpunosti vrijedne ako bi svi ovi sastanci generirali velike ideje, ali se procjenjuje da se 67 posto sastanaka uglavnom klasificira kao otpisi - trošeći više od 37 milijardi dolara godišnje na izgubljenu produktivnost.
$config[code] not foundImajući to na umu, ima smisla samo pokušati smanjiti beskorisne sastanke. A ako ste vlasnik male tvrtke bez novogodišnje odluke da poboljšate način na koji se stvari odvijaju u vašoj tvrtki, uklanjanje dosadnih sastanaka iz radnog tjedna može biti savršen način za jačanje morala i započinjanje 2017. godine s praskom.
Kako smanjiti vrijeme provedeno na sastancima
Da bi vam pomogli da započnete, evo 15 načina za uklanjanje ili ubrzavanje svih vaših sastanaka 2017.:
Donesite dnevni red
Jedan od najvećih korisnika vremena na svakom sastanku je nedostatak svrhe. Kako bi se stvari kretale pravim tempom, provjerite imate li detaljan plan koji će vas voditi kroz sastanak što je brže moguće.
Uzmi ga vani
Ako se prijavljujete s malim timom, jedan od najboljih načina da se uključite u ličnosti i razgovarate s ljudima jest to što ćete se sastati vani. Ne samo da će malo svježeg zraka i sunca probuditi kolege i dobiti krv koja teče, nego će također potaknuti kreativno razmišljanje. Promjena u okruženju gotovo će uvijek izazvati promjenu u načinu na koji radnici misle i surađuju.
Ustani i kreni
Jedan od načina za smanjivanje vremena sastanka je da se svi podignu na noge i pokrenu se. Uklanjanjem stolica s vaših sastanaka, radnici su općenito skloniji govoriti s bilo čim što je važno i uklanjaju teme koje troše vrijeme za neko drugo vrijeme. Ako doista želite usaditi osjećaj žurnosti, a imate prostora, uvjerite osoblje da razgovara u pokretu.
Donesite poslastice
Sastanci za ručak dobivaju lošu reputaciju kao dosadni, cjelodnevni poslovi. No, dobivanje članova osoblja za stolom zapravo može biti jedan od najboljih načina da ih se potakne da otvoreno razgovaraju jedni s drugima. Hrana teži okupljanju ljudi i uvijek dovodi ljude u kontakt - pa ako su vaši sastanci puni nezgodnih tišina, pokušajte namamiti radnike s malo pizze (ili nešto malo zdravije).
Zadržite vrijeme
Uobičajeno je da jedan dugotrajni srednji menadžer i tri glupa pitanja pretvore brzu prijavu u strašan dvosatni sastanak. Jedan od najboljih načina da zadržite članove tima i rukovoditelje na zadatku tijekom sastanka je da uhvatite štopericu, postavite je na 15 minuta i da svi znaju da kada sat istekne, sastanak je završen. Ne samo da će vam pomoći da naučite detaljnije objašnjavati stvari, već će radnici cijeniti mogućnost da znaju kada će se moći vratiti.
Break It Up
Ako zaista ne možete pobjeći od četverosatnog sastanka, to će učiniti život mnogo lakšim i ugodnijim ako ga možete podijeliti na različita poglavlja. Na početku sastanka, neka kolege saznaju da ćete se uhvatiti u koštac s nekoliko uglova. Koristite svaki komad za adresiranje jedne grupe pitanja i razbijte se nakon što se svaki problem riješi kako biste se prijavili drugim timovima, dobili svježi zrak i pregrupirali.
Prestanite koristiti PowerPoint
Čak i 2017. PowerPoint je još uvijek prilično sinonim za posao. PowerPoint koristimo za sve - od izvješća o troškovima i prodajnih cijena do marketinških ažuriranja. Iako je možda nevjerojatno korisno, ne možete poreći da je malo umoran. Nema ništa gore od toga da se prebacite u konferencijsku dvoranu i gledate kako vaš linijski menadžer učitava prezentaciju od 30 slajdova - pa ako želite zadržati svoje kolege budnima, držite svjetla upaljena i verbalno se uključite. To će zadržati sve budne i ideje koje teku.
Planirati unaprijed
Jedan od najvećih proizvođača vremena na sastancima čeka ljude da ponude prijedloge i pitanja koja treba podići. Da biste izgubili neugodne tišine i sve brže izašli iz sobe, sve sudionike potaknite da dođu na stol s barem jednom idejom ili točkom razgovora prije nego što sastanak počne.
Pritisnite Snimanje
Ako pokušavate brzo proći sastanak, nekoliko akcijskih točaka lako se može izgubiti u sukobu. To često dovodi do velikog broja naknadnih pitanja dok pokušavate izvući sve iz sobe, a može biti i veliki gubitak vremena. Ako ste zainteresirani za odbacivanje pitanja, vrijedi snimiti sastanak na svom telefonu, a zatim poslati zvučnu datoteku svim sudionicima nakon prekida. Na taj način svi znaju što moraju učiniti i kada je potrebno.
Kazne za kokice
Želite li osigurati da svi pridonose? Odnesite ga natrag u osnovnu školu i potaknite svoj tim da se uključi u razmišljanje o kokicama. Započnite rečenicu, odnesite je u krug i neka svaki član osoblja završi rečenicu kako bi njihove ideje bile poznate. Ne samo da će se ljudi angažirati, već će prisiliti radnike da razmišljaju izvan okvira kako bi doprinijeli.
Zauzeti stav
Ako često nalazite da vaš tim gubi sate pokušavajući donijeti naizgled jednostavne grupne odluke, pokušajte ih skinuti s nogu i doslovno zauzeti stav kako biste donijeli odluku. Nacrtajte crtu po sredini sobe i zamolite svakog radnika da stane na stranu koja odgovara njihovom mišljenju. Zatim upotrijebite to kao brzu odskočnu dasku kako biste prisilili sve da racionaliziraju svoj izbor i krenu naprijed.
Dajte svima posao
Drugi način da se osigura da se stvari brzo obavi na svakom sastanku je da svaki sudionik ima posao na tom sastanku. Na primjer, zamolite jednu osobu da vodi bilješke, jednu koja će zadržati vrijeme, a drugu donijeti grickalice. Dajući svakoj osobi svoju dužnost za obavljanje, sastanak bi trebao teći glatko i pojedinci će biti više usredotočeni.
Idi virtualno
Jeste li trošili puno vremena putujući između ureda i mjesta kako biste se sastali s timovima? Prestanite prikazivati s jednog mjesta na drugo i počnite koristiti alate kao što su Skype, Google Hangouts ili FaceTime. Na taj način radnici mogu shvatiti suštinu onoga što traže i što moraju učiniti bez napuštanja radnih mjesta.
Prestani pričati
Ako smatrate da je previše vaših sastanaka beskorisnih monologa, to je vjerojatno zato što su vaši sastanci beskorisni monolozi. Recite što trebate reći, a zatim se odvojite i pitajte sve ostale što misle. Ne samo da bi ovo moglo smanjiti vrijeme koje provodite na sastancima, nego će i drugima dati priliku da iznesu svoje misli i donesu nove ideje na stol.
Pokušaj i pogreška
Na kraju dana ne postoje dvije slične tvrtke. Ono što funkcionira za vaše sastanke možda neće biti korisno za druge tvrtke, pa ćete morati učiniti nešto pokušaja i pogrešaka kako biste saznali koje vrste sastanaka najbolje funkcioniraju za vas i vaš tim. Dovoljno je zapamtiti da budete strpljivi i usredotočeni u otkrivanju savršenih načina kako bi vaši sastanci bili brži i manje bolni.
Snimanje fotografija putem Shutterstocka
1 Komentar ▼
