Vrijeme je jedno od najdragocjenijih sredstava za vlasnike tvrtki. Ali s toliko vremena gubit zadataka na vašem to-do listu, morate preuzeti kontrolu nad svojim radom ili će preuzeti kontrolu nad vama. Srećom, tehnologija može pomoći.
$config[code] not foundEvo 10 uobičajenih zadataka za automatsko automatsko gubljenje vremena:
Sortiranje e-pošte
Prije nego što odgovorite na poruke e-pošte, pomaže im da ih organizirate. Jedna od najboljih poteza koje možete napraviti je da koristite oznake, oznake i / ili funkcije mape u programu e-pošte. Na taj način možete najprije riješiti važne poruke e-pošte, a kasnije manje važne (ili možda nikada). Također vam pomaže da "skupite" e-poštu radi učinkovitosti.
Na primjer, neke poruke mogu zahtijevati trenutni odgovor, dok druge mogu čekati. Ili se možete usredotočiti na poruke e-pošte povezane s određenim projektom odjednom. Te su situacije idealne za označene mape.
Platforme za e-poštu kao što je Gmail mogu automatski sortirati e-poštu u mape, u skladu s pravilima koje odredite. Na primjer, tjedni bilteni mogu biti u jednoj mapi. E-poruke klijenata mogu se poslati u prioritetnu mapu ili označiti kao "važne".
Odgovaranje na poruke e-pošte
Kada je vrijeme da odgovorite na poruke e-pošte, vjerojatno će biti nekih odgovora koji će biti isti ili barem slični. Na primjer, možete poslati slične odgovore na upite potencijalnih klijenata ili opće javnosti.
U tim slučajevima možete uštedjeti mnogo vremena koristeći spremljene odgovore u Gmailu ili predlošcima e-pošte u Outlooku.
Objavljivanje na društvenim medijima
Važno je sudjelovati osobno u društvenim medijima - i ne biste ga trebali preskočiti. To, međutim, ne znači da trebate sve napraviti ručno.
Prilikom objavljivanja općih ažuriranja, veza ili sličnog sadržaja, aplikacije za raspoređivanje poput Buffera i HootSuite mogu vam pomoći da uštedite vrijeme raspoređivanjem postova koji će se prikazivati tijekom tjedna. Umjesto kretanja natrag i naprijed između web-lokacija i aplikacija, sve upravljate s jedne nadzorne ploče.
Blogging platforme kao što su WordPress i ecommerce web stranice kao što su Etsy također nude opcije za automatsko postavljanje novih linkova ili proizvoda na društvenim medijima sučelja.
Naposljetku, ako želite pratiti sadržaje trećih strana za svoje sljedbenike, uslugu kao što je 99 društvenih izvora i objavljuje sadržaj na društvenim računima prema vašim uputama. To će vas osloboditi rada na socijalnoj strategiji, a ne na detaljima izvršenja.
Zakazivanje sastanaka
Jeste li ikada otišli natrag i naprijed kako biste zakazali sastanke s nekoliko zauzetih ljudi - boreći se da nađu datum i vrijeme na kojem radi svatko je kalendara? To može biti frustrirajuće.
Ako planirate puno sastanaka, možete provesti sate svake godine na ovom zadatku. Umjesto toga, zašto ne implementirati online raspored aplikacija kao što je ScheduleOnce?
Jednostavno povežite postojeći kalendar s aplikacijom. Dobra aplikacija za zakazivanje integrirat će se s popularnim kalendarima kao što su Outlook i Google kalendari. Zatim pozovite treće strane da se povežu s internetom kako bi vidjeli što je dostupno na vašem rasporedu, te odaberite datume i vrijeme koje im odgovara.
Neki pametni ljudi čak uključuju i link na svoj online kalendar u svojim potpisima e-pošte - rezanje još jedan korak iz procesa.
Izbjegavat ćete gubitak vremena na terenu i uspoređivanju poruka e-pošte. Zakazivanje sastanaka nikada nije bilo tako jednostavno kao kod aplikacije za zakazivanje.
Slanje periodičnih dostavnica
Ako računate klijentima ili klijentima za isti iznos svaki mjesec, to je lako automatizirati. Neki računovodstveni programi kao što je Xero mogu se postaviti za generiranje i slanje redovitih ponavljajućih računa. Neki sustavi također šalju podsjetnike ako račun nije plaćen na vrijeme.
Ili možda imate klijente o ponavljajućim aranžmanima za naplatu kreditnih kartica, kao što su pretplate. U tom slučaju upotrijebite nešto kao što je Freshbooks ili PayPal za naplatu kartice klijenta svakog mjeseca.
Mnoge male tvrtke nažalost su slabe u slanju i praćenju računa. Automatiziranje štedi vrijeme, naravno. Također je manje vjerojatno da će ovaj važan zadatak pasti kroz pukotine.
Automatiziranje izvješća o prometu web-lokacija
Jedan od najboljih načina da naučite kako privući više prometa na web-lokaciji jest bolje razumjeti postojeći promet. Morate znati što danas radi - a što nije. Drugim riječima, morate imati dobru ručku o tome što posjetitelji traže, kako dolaze do vaše web-lokacije i što rade nakon što stignu tamo. Važno je da to periodično pregledate kako biste izmjerili napredujete li.
Ali za prebiranje golemih količina podataka iz usluge Google Analytics potrebno je vrijeme. I možda odugovlačite.
Umjesto toga, odvojite vrijeme - jednom - za postavljanje izvješća ključnih statistika. Zatim te izvještaje pošaljite e-poštom i / ili drugima u vašem timu jednom tjedno. Možete ih poslati kao PDF ili kao CSV proračunsku tablicu.
Ova izvješća o prometu koja se ponavljaju u usluzi Google Analytics dugoročno će uštedjeti ogromno vrijeme. Umjesto ručne posjete nadzorne ploče usluge Google Analytics i ručno prebiranje podataka (kada se sjetite!), Svaki tjedan ćete dobiti izvješće koje možete brzo pogledati ili pokriti na sastancima tima.
Upravljanje komunikacijama s korisničkom podrškom
Mala poduzeća imaju tendenciju da dođu do točke gdje rukovanje problemima s klijentima putem redovite e-pošte postaje nezgodno. Na kraju kopirate i zalijepite informacije iz poruka e-pošte u druge softverske sustave, kao što je sustav za unos narudžbi ili baza podataka kontakata.
Što je još gore, važna komunikacija zakopana je u ulaznu poštu jednog zaposlenika. Drugi u tvrtki nemaju vidljivosti, osim ako se ne sjećate da ručno pošaljete e-mail suradnicima kako bi ih zadržali u petlji.
Softver Help Desk kao što je Groove može biti spasitelj. Sustav za pomoć ili sustav za izdavanje karata omogućuje komunikaciju s klijentima na jedno središnje mjesto, automatski obavještavajući sve prave članove tima.
Zatim idite bolje - koristite alat kao što je Zapier da biste integrirali komunikaciju s korisničkom podrškom s drugim sustavima koje koristite. Koristite Zapier za slanje komunikacije vašem računovodstvenom softveru (kao što je ažuriranje podataka o kontaktu kupca). Ili ga pošaljite svom sustavu upravljanja projektima (kao što je potrebno posebno održavanje računa).
Integriranjem s drugim sustavima izbjeći ćete dvostruki unos podataka, ili još gore, posljedice konfuzije i pogrešaka koje trošite vrijeme.
Automatiziranje praćenja marketinga e-poštom
Programi automatizacije marketinga, kao što je Infusionsoft, mogu pomoći malim timovima da steknu polugu. Možete postaviti marketinške kampanje s nizom komunikacija za svaki korak.
Na primjer, recimo da na vašu web-lokaciju dođe prospekt i popuni obrazac za preuzimanje besplatnog bijelog papira. Možete poslati niz naknadnih komunikacija kako biste njegovali tu prednost - bez potrebe da ručno pokrećete e-poštu svaki put. To je poluga!
Ispunjavanje obrazaca na mreži
Kad god se pokušavate prijaviti za novu online platformu, uslugu, bilten ili bilo što drugo što zahtijeva registraciju, vjerojatno ispunite obrazac.Ispunjavanje jednog obrasca ovdje ili ne postoji velika stvar. Ali zajedno oni dodati do jednog od vremena gubit zadataka u vašem životu.
Softverski programi poput Roboforma mogu automatski popuniti ove obrasce. Nećete morati unositi iste podatke iznova i iznova.
Izrada sigurnosnih kopija podataka
Vaši podaci su jedna od najvažnijih sredstava koju vaša tvrtka ima. Zato su redovite sigurnosne kopije tako važne. Ali ljudi zaboravljaju ili jednostavno ne uzmu vremena da redovno izvršavaju ovaj zadatak.
Usluge temeljene na oblaku kao što su Carbonite i Dropbox nude rješenja koja će automatski sigurnosno kopirati vaše datoteke u oblak.
Pomoću Google diska i Microsoft OneDrive možete odrediti da se svi dokumenti automatski spremaju automatski u oblak. Također možete postaviti automatske sigurnosne kopije lokalno putem sustava Windows ili Apple Time Machine.
Automatizirajte tih 10 zadataka gubitka vremena, a zatim pronađite još 10 za automatizaciju. Nekoliko minuta oslobodili ovdje i tamo na kraju dodati do satima. To su sati koje možete koristiti za povratak i uživanje u životu.
Umor na poslu Photo via Shutterstock
5 Komentari ▼
