Administrativni pomoćnici - ili pomoćnici, kako se također nazivaju - pružaju tehničku i logističku potporu koju ured treba da bi funkcionirao. Osnovne odgovornosti ovise o opisu posla, ali općenito govoreći, poslodavci preferiraju kompetentne kandidate s vrhunskim komunikacijskim vještinama, oštar organizacijski smisao i napredne sposobnosti za više zadataka. Menadžeri nisu uvijek raspoloživi da nadziru svaki dio projekta, tako da je važna i sposobnost samostalnog rada.
$config[code] not foundOsnovni zahtjevi
Početni zahtjevi ovise o poslu. Ulazne pozicije su obično otvorene maturanti s osnovnim uredska, računalna i engleska gramatika vještine. Nastava iz ovih predmeta dostupna je na lokalnim visokim učilištima i tehničkim školama. Ove institucije također privlače medicinske i pravne tajnice koje trebaju naučiti specifični žargon u industriji, napominje Biro za statistiku rada. Mnoge agencije za privremeni smještaj nude sličnu obuku; međutim, poslodavci uglavnom preferiraju diplomu za izvršne tajničke pozicije.
Koordinacija i raspored
Od odgovaranja na telefone do ažuriranja kalendara događaja, administrativne pomoćnice su blisko uključene u svaku značajnu organizacijsku aktivnost ureda. Usmjeravanje dolazne pošte i faksova na odgovarajuću osobu dio je posla, kao i rezervacije sastanaka i sastanci osoblja. Asistenti u većim organizacijama kao što su koledži ili javne agencije također često služe kao veze između svojih šefova i različitih odjela organizacija.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingKorespondencija i komunikacije
Uređivanje i sastavljanje dopisa, izvješća i drugih uredskih dokumenata je još jedan ključni zadatak koji upravitelji dodjeljuju administrativnim pomoćnicima. Poslovi više razine dolaze s složenijim odgovornostima. Primjerice, izvršni pomoćnici mogu provoditi istraživanja i pripremati prezentacije i proračunske tabliceod suradnika školskih okruga može se očekivati da sastavljaju, uređuju i izrađuju materijale za odjelne, odjelne i školske publikacije - plus biltene, kodove, biltene i programe izvedbe.
Odnosi s kupcima
Diskrecija i dobra prosudba bitne su kvalitete za administrativne pomoćnike, koji služe kao javno poslanje svog poslodavca. Ta uloga često uključuje odgovaranje na pitanja i pomoć nezadovoljnim klijentima. Na primjer, od pomoćnika ureda tvrtke za upravljanje nekretninama očekuje se da će zabilježiti detalje prigovora stanara i pomoći u rješavanju njegovog problema. Pomoćnici trebaju vrhunske vještine rješavanja problema i rješavanja sukoba kako bi se nosili s takvim situacijama.
Vođenje evidencije i upravljanje podacima
Administrativni pomoćnik održava institucionalnu memoriju organizacije kroz vještine vođenja evidencije i upravljanja bazama podataka. U školskom okrugu, primjerice, pomoćnik može koordinirati i održavati datoteke i indekse. Nasuprot tome, udruga vlasnika kuće može očekivati da će pomoćnici organizirati i upravljati općom korespondencijom, računima, ključevima, blagajničkim računima i radnim nalozima - kao i internim dokumentima organizacije. U većim organizacijama, suradnici mogu upravljati skladištima ili knjižnicama poduzeća.
