Godine 1917. prvi Bankers Box® pretvorio se u uredsku evidenciju. Kao što ime sugerira, on je dizajniran za bankare za upravljanje bankovnim zapisima. Uskoro su ga usvojila poduzeća svih vrsta kako bi organizirali i arhivirali zapise.
$config[code] not foundBrzo naprijed 95 godina. Svijet se promijenio, ali nekoliko stvari nije bilo. Jedina stvar koja se nije promijenila je potreba za upravljanjem dokumentima i zapisima u vašoj tvrtki.
Zapravo, upravljanje dokumentima postalo je još veća briga u našem modernom svijetu. Na primjer, parnica je danas činjenica u životu. Zabrinutost u sudskom sporu povećala je ante kada je riječ o zadržavanju zapisa - važno je imati čvrstu politiku za zadržavanje i uništavanje zapisa i mogućnost da ih se, ako je potrebno, točno dohvati. A to je samo jedan primjer.
Ipak, previše tvrtki ili nemaju dobro rješenje za upravljanje dokumentima i kao rezultat toga imaju neizvjesnost zbog loše organizirane evidencije - ili su outsourcing zbog neispravne percepcije da je velika glavobolja baviti se dokumentima unutar tvrtke.
I to je za žaljenje. Zašto? Budući da je upravljanje zapisima putem vlastitog rješenja izvedivo i ima prednosti - nije teško, može uštedjeti novac, to je zgodno, sigurnije je i organizira se.
Upravljanje zapisima unutar tvrtke dobro je unutar mogućnosti malih i srednjih poduzeća.
Fellowes, tvrtka prepoznata po svojoj predanosti inovacijama na radnom mjestu, nedavno je ispitala donositelje odluka u malim i srednjim poduzećima s 1 do 1.000 zaposlenika. To istraživanje pokazuje prednosti upravljanja zapisima unutar tvrtke, kako slijedi:
1) Štedi novac - 52% onih koji koriste interni sustav za upravljanje dokumentima kažu da im je uštedio novac / smanjiti troškove. I ne samo to, 16% njih tvrdi da je sustav upravljanja dokumentima u poduzeću imao „jako pozitivan učinak“ na operativne troškove.
U stvari, cijena je ključni pokretač za prelazak na interno rješenje. Gotovo 65% onih koji su prešli na interno rješenje za upravljanje dokumentima kažu da su troškovi pohrane dokumenata, uništavanja dokumenata, vezivanja i laminiranja bili faktor u njihovoj odluci.
Da biste dobili brzu snimku potencijalnih ušteda vaše tvrtke, isprobajte Fellowes štedni analizator na savinganalyzer.fellowes.com.
2) Nema više neočekivanih i skrivenih troškova - Jedan od problema s kojim se susreću tvrtke koje koriste pohranu i dohvat dokumenata izvan mjesta su neočekivane naknade koje mogu povećati ukupne troškove upravljanja dokumentima izvan mjesta. Osim osnovnih naknada za pohranu i dohvat, postoje dodatni troškovi za nadoplatu za gorivo, kutije s neparnom veličinom, ponovno boksanje, brzu dostavu, brzu isporuku, isporuku treće strane, minimalnu pohranu, troškove rukovanja, naknade za program, arhivsko uništavanje detaljno fakturiranje i fotokopiranje. In-house rješenje može minimizirati ili ukloniti sve te troškove. Ovaj grafikon prikazuje negativan utjecaj tolikih naknada:
Kliknite da biste vidjeli veću grafikonsku sliku
3) Vrijeme učitavanja je brže - Vrijeme je novac u poslu. Samo 14% je rekao da je njihov off-site upravljanje dokumentima prodavatelja preuzete dokumente istog dana kao što je zatražio. Gotovo trećina kaže da je potrebno tri dana ili više da bi se snimili - ponekad i više od tjedan dana! Uz unutarnje rješenje, brzina je unutar vaše kontrole.
4) Učinkovitost i praktičnost poboljšavaju se - Prema istraživanju, 74% ispitanika tvrdi da odlazak na upravljanje dokumentima izvan mjesta nije utjecao ili negativno utjecao na učinkovitost.
Fellowes je stvorio analizator štednje kako bi izračunao vaš potencijal uštede. Za pokretanje kalkulatora potrebno je samo 60 sekundi - pokušajte ga i pogledajte.
7 Komentari ▼
