Zapisnici sastanaka su važan zapis o onome što se dogodilo na sastanku, uključujući stavke o kojima se raspravljalo, donesene odluke, zadaci koji su izvršeni i delegirani te vremenski rokovi za dovršenje koji su postavljeni. U idealnom slučaju, sastanci sastanaka koriste i sudionici sastanka i oni koji su propustili sastanak kao referencu za radnje koje je potrebno poduzeti. Minuti se u budućnosti koriste kao resurs ako se netko želi vratiti i referencirati određeno vrijeme ili projekt. Bilješke o sastancima za financije moraju biti posebno detaljne i specifične jer se bave važnim brojevima i statistikama. Ako ste zaduženi za primanje bilješki na sastancima odbora za financije, budite sigurni da vaše bilješke slijede protokol tvrtke i pridržavajte se osnovnih smjernica za poduzimanje učinkovitih i učinkovitih bilješki za sastanke.
$config[code] not foundZabilježite naziv tvrtke, datum i vrijeme na vrhu dokumenta. Također uključite i sve druge relevantne informacije, kao što su specifično ime odjela ili tima ili neki specifični razlog zbog kojeg je sastanak sazvan.
Snimanje sudionika. Sudionici sastanka odbora za financije obično uključuju predsjednika odbora, članove uprave i osoblje koje je izravno povezano s financijama tvrtke, kao što je računovođa ili financijski menadžer. Ako se radi o državnom financijskom sastanku, gradski upravitelj, pa čak i gradonačelnik mogu biti nazočni. Osim toga, vanjske tvrtke mogu biti zastupljene na sastanku ako se želi raspraviti o određenom projektu. Svakako imajte na umu naslove ljudi. Ako trebate, prođite oko popisa pohađanja kako biste bili sigurni da ste dobili ispravna imena sudionika. Također možete zabilježiti imena sudionika koji nisu mogli biti prisutni, ali će možda trebati kopiju zapisnika.
Ako postoji dnevni red, zabilježite bilješke za svaku temu kako se tema raspravlja. Teme na sastanku odbora za financije često uključuju proračun, određene financijske rezultate projekta, prihode ili financijska izvješća, buduće dodjele ili promjene ili ažuriranja proračunskog kalendara. Obuhvatite glavne točke rasprave i podtočke u obliku proze ili bulleta ovisno o protokolu tvrtke. Zabilježite tko govori, imena ili brojeve koji se spominju, kao i svakoga kome je zadatak određen i datum dospijeća zadatka.
Snimite "Ostalo poslovanje". Nakon što su stavke dnevnog reda pokrivene, izradite novi odjeljak pod nazivom Ostalo poslovanje. Ovdje ćete zabilježiti sve nove stavke koje su iznesene za raspravu. Opet, obratite pažnju na govornika, sve datume ili brojeve o kojima se raspravljalo i na sve dodijeljene zadatke i datume.
Pročitajte i adresirajte nedostajuće informacije. Prije slanja bilješki sastanka provjerite jesu li čitljive i gramatički ispravne, da nema pogrešaka pri upisu i da su imena ispravno napisana. Ako nedostaju informacije za koje znate da se raspravljalo, pokušajte pronaći informacije koje nedostaju. Pokušajte napisati zapisnik što je prije moguće nakon sastanka, dok se još uvijek možete sjetiti o čemu se raspravljalo.
