Važno je imati funkcionalan sustav arhiviranja u bilo kojem uredu. Najbolji način organiziranja uredskih dokumenata je da imate jednostavan sustav arhiviranja koji razumijete. Sljedeći put kad vam zatreba datoteka, nećete morati prolaziti kroz hrpe papira, nadajući se da ćete pronaći pravu. Točno ćete znati gdje se nalazi.
Stvorite vrijeme za reorganizaciju sustava arhiviranja ili za pokretanje novog sustava; sve je lakše završiti sve odjednom.
$config[code] not foundTražite informacije od ljudi koji koriste datoteke.
Razvrstajte datoteke po abecedi ili ih razvrstajte brojčano po kategorijama, nazivima klijenata ili datumima.
Color-code vaše datoteke.
Označite svaku datoteku s imenom koje ima smisla i koje je lako pronaći. U vašem sustavu ne smije biti nikakvih "raznih" datoteka.
Prođite kroz datoteke i dokumente prije nego što ih stavite u novi sustav i odbacite sve nepotrebne dokumente.
Savjet
Ako niste sigurni za kategoriju dokumenta, stavite je u prvu kategoriju na koju mislite kada razmotrite dokument ili zatražite savjet od druge osobe.
Ako u uredu postoji više sustava podnošenja, neka svi uspostave istu vrstu sustava arhiviranja.
Kada imate novu stavku koju želite pohraniti, odmah stvorite datoteku.
Približite mape i pribor za pisanje u blizini sustava arhiviranja.
Umiješajte stranice zajedno umjesto spajalica.
Upozorenje
Nemojte kopirati kopije.
