Tradicionalno podnošenje papira u velikoj je mjeri zamijenjeno ili potpomognuto pohranjivanjem datoteka u računalnim bazama podataka. Postoje prednosti i nedostaci tradicionalnog podnošenja. Iako su papirnate datoteke na dohvat ruke i lako dostupne, zauzimaju i veliku količinu prostora i starog papira. Određivanje je li tradicionalni sustav podnošenja prava za vas ovisi o vašem poslovanju. Pravne tvrtke i tvrtke koje drže medicinsku dokumentaciju mogu otkriti da se njihove datoteke mijenjaju ili rastu tako brzo da je tradicionalno podnošenje papira jedini način da se održi korak s dnevnim razvojem.
$config[code] not foundJednostavan za pristup
Pristup tradicionalnoj organizaciji datoteka je jednostavan. Datoteke su fizički na središnjem mjestu. Ako ne možete pronaći nešto, možete potrošiti sve dok vam je potrebno proći kroz svaku datoteku dok ne pronađete točno ono što tražite. Sposobnost da vidite, dotaknete i pročitate svoje datoteke kad god to trebate može vam pomoći da razmislite o tome kako inovirati aspekte vašeg poslovanja.
Lako za razumjeti
Tradicionalne sustave arhiviranja obično je lako razumjeti. Datoteke se mogu rasporediti na nekoliko načina, uključujući abecedno, po temama ili skupovima vještina, numerički, po datumu, mjestu ili po važnosti. Čak i ako u početku ne razumijete sustav koji se koristi, možete ga shvatiti prolaskom kroz datoteke i obraćajući pozornost na njihove čimbenike.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingZastario
S druge strane, tradicionalne papirnate datoteke zamijenjene su u mnogim organizacijama s računalnim podnošenjem. Više tvrtki skenira i preuzima svoje datoteke u uredska računala. Pomoću ove metode radnici mogu pronaći datoteke i odmah ih učitati pomoću softvera za pretraživanje baze podataka, štedeći vrijeme i povećavajući produktivnost.
Teško je zaštititi
Tradicionalno organizirane datoteke teško je zaštititi. Požari ili druge prirodne katastrofe mogu uništiti datoteke koje mogu dovesti do gubitka posla. Sigurnosno kopiranje tradicionalnih datoteka oduzima puno vremena i traje satima kopiranja, označavanja i ponovnog podnošenja.
Nedostatak prostora i učinkovitosti
Tradicionalna organizacija datoteka može izmaknuti kontroli. Broj datoteka za organiziranje raste s vašim poslovanjem; to može biti bol u bazi podataka kako bi se pronašao prostor za sve te papire. Učinkovito podnošenje predmeta također može postati izazov.
