Zahvaljujući modernoj tehnologiji, mnogo ureda sada je gotovo potpuno bez papira. Važni dokumenti se izrađuju, potpisuju i šalju isključivo putem interneta, a pohranjuju se za jednostavan pristup svim stranama. Iako je zgodno imati sve svoje poslovne papire u digitalnom obliku, možda se još ne želite riješiti pisača. Pitali smo skupinu stručnjaka iz Vijeća mladih poduzetnika sljedeće:
$config[code] not found“Mnogo se posla sada obavlja online, a mnogi se dokumenti uopće ne ispisuju. Ipak, postoje neke situacije u kojima je potrebna tiskana kopija. U kojem dokumentu uvijek trebate imati fizičku kopiju i zašto? "
Poslovni dokumenti koje biste trebali uvijek ispisati
Evo što su članovi YEC zajednice morali reći:
1. Vrijednosti vaše tvrtke
„Kad ih stavite na papir, uvijek ih je stvarnije. Sposobnost dodira i osjećaja, komentiranja ili čak odbacivanja čini ih stvarnijima. Ja osobno volim da se vaše tvrtke ispisuju i sjede na vašem stolu ili objesiti na zid, da služe kao stalni podsjetnik na ono što ste vi (i nisu). ~ ~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Ugovori
“Jedna vrsta dokumenta za koju mislim da biste trebali uvijek ispisati i pohraniti na mreži je svaki ugovor. To su važni pregovori i pravni dokumenti, a nikad ne znate kada se morate vratiti i uputiti na njih. ”~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Dozvole, dozvole i dokumenti podignutih pečata
“Trebate čuvati papirnate kopije poslovnih dozvola i dozvola, jer često propisi zahtijevaju da to učinite. Također, fizičke dokumente bilo čega s originalnim potpisom ili povišenim pečatom treba čuvati i staviti na sigurno mjesto. Reprodukcija predmeta s pečatima neće se ispravno prikazati u digitalnom obliku i neće ih smatrati izvornim dokumentima mnogih subjekata. ”~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Planovi za izvanredne situacije
“Važno je održavati fizičku kopiju svih informacija ili postupaka koji će biti potrebni ako se u slučaju nužde pristup računalu učini nemogućim. To bi moglo uključivati informacije za kontakt u slučaju nužde, postupke za zaštitu od požara, postupke za evakuaciju ureda i planove za kontinuitet poslovanja.
5. Vaši ciljevi
"Više ne koristim olovku i papir. Sve je pohranjeno na mom računalu ili mobilnom uređaju. Također vjerujem u zelenost i rezanje papira. Ali ako bih ispisao bilo koji komad papira, to bi bili moji ciljevi. Imam popis tromjesečnih, godišnjih, trogodišnjih i desetogodišnjih ciljeva koje pregledam svaki mjesec kako bih bio siguran da sam na pravom putu. ”~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Vaš životopis
“Jedini dokument koji bi trebao uvijek imati fizički primjerak je tvoj životopis. Uvijek je dobro imati svoj životopis kao referencu u intervjuu. Također pokazuje da ste spremni i ozbiljno iskoristite priliku. ~ ~ Vladimir Gendelman, tvrtka Folders, Inc.
7. Lozinke
“Čuvajte fizičku kopiju svih relevantnih zaporki koje koristite tijekom dana. Te informacije vjerojatno ne bi smjele biti pohranjene bilo gdje na internetu, kako bi se spriječila mogućnost hakiranja ili krađe identiteta. ”~ Andrew Schrage, Osobne financije za novčane troškove
8. Certifikati o dionicama
“Prilikom izdavanja dionica poslovnim partnerima ili zaposlenicima važno je zadržati tiskanu kopiju, kao i digitalnu kopiju, u slučaju da se papir izgubi. Obično će zaposlenici dobiti kopiju na papiru nakon što iskoriste svoju mogućnost kupnje dionica. ”~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Sve datoteke od ključnog značaja za vaše operacije
“Postoji nekoliko vrsta dokumenata koje smatramo praktičnim u tisku. To su potpisani klijentski ugovori, kadrovski kadrovski dosjei i polugodišnji pregledi, priručnici o našoj politici tvrtke (jedan po zaposleniku), temeljne vrijednosti naše tvrtke (s ponosom), vizualne nadzorne ploče za prodaju, ključni kvartalni napredak ciljeva i potrebna korporativna osiguranje i državna HR izvješća. ”~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Potvrde o plaćanju
"Iako su digitalni računi izvrsni, još uvijek je dobro imati mogućnost ispisa potvrda kada je to potrebno iz poreznih razloga ili za drugu dokumentaciju." ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Vaša posjetnica
„Uvijek držim posjetnice pri ruci. Nikada ne znate gdje ili kada ćete se sresti s nekim tko je vani i tko će se kasnije htjeti povezati s vama. Zadržavam 10 ili više mjesta na raznim mjestima, kao što su torba, jakna, auto, novčanik, vlasnik putovnice, stol i dom. Također, osigurajte da su vaše kartice jednako nezaboravne kao i vi. Lako ih je izgubiti, stoga napravite što možete kako biste osmislili nešto što odražava vašu jedinstvenost. ”~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Fotografija putem Shutterstocka
4 Komentari ▼
