E-poruke s diplomatskim radom su jasne i ljubazne i nastoje osigurati da primatelji ne razumiju ili pogrešno protumače informacije. Kada pišete diplomatsku e-poštu, koristite formalan, precizan jezik i izbjegavajte emocionalne riječi. Cilj je koristiti taktičan jezik - riječi koje jasno prenose važne poruke - bez izazivanja loših osjećaja.
Postavite ton
Postavite ton fokusirajući se na to kako će vaše ideje, poruke ili upute pomoći vašim zaposlenicima. Potvrdite bilo kakve borbe vezane uz rad, s kojima se susreću, kao što su tehnički problemi ili zastoji, i pitajte - umjesto potražnje - kada postoji nešto što želite ili trebate. Na primjer, ako u postojeći projekt dodajete više osoblja, napišite: "Znam da je ovaj projekt dodatno opteretio vaš tim, pa sam zamolio Jane Doe da vam pomogne u uređivanju kopija. Biste li joj mogli pružiti grubi nacrt prije vikenda? " Diplomatski jezik ima uljudni ton koji pokušava primatelje olakšati.
$config[code] not foundDržite ga profesionalnim
Izbjegavajte osobne, povjerljive ili osjetljive teme, kao što su informacije o plaćama, problemi s osobljem ili unutarnji sukobi, u diplomatskoj e-pošti. Raspravljajte samo o javnim pitanjima, predlaže magazin Inc. Uvijek rješavajte osobna ili povjerljiva pitanja licem u lice, ili telefonom ako sastanak licem u lice nije moguć. Nikada ne znate kada bi se e-pošta mogla proći po uredu. Koristite profesionalne pozdrave i zaključke, tako da primatelji znaju da je korespondencija povezana s radom, a ne u osobnoj naravi.Primjerice, pokrenite e-poštu s "Hello," "Greetings" ili "Good morning" - ne "Hey", "Yo" ili "My peeps."
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingOdaberi svoje riječi mudro
Usredotočite se na izjave "ja", a ne na tvrdnje "vi", posebno kada se bavite nedostacima, pogreškama ili ispravkama u e-pošti, Objasnite svoje izjave, tako da primatelji dobiju jasno razumijevanje vaših ciljeva i namjera. Na primjer, ako želite poslati e-poštu u cijeloj tvrtki o važnosti ispunjavanja rokova, napišite: "Uvijek je bio moj cilj ispuniti rokove kako bi se održala snažna baza za korisničku podršku. Pravodobnost i učinkovitost dva su od glavnih prioriteta, stoga me kontaktirajte ako se pojave situacije koje bi mogle dovesti do poteškoća u pogledu roka. "
Budite izravni i specifični
Budite iskreni i izravni s vašom korespondencijom, tako da vaši suradnici ne moraju čitati između redova ili nagađati što pokušavate reći. Diplomatski jezik je taktičan, sažet i točan, Uklonite višak riječi, misli ili ideja koje mogu zbuniti vaše zaposlenike ili oboriti vašu e-poštu. Na primjer, ako želite adresirati kršenje pravila o oblačenju zaposlenika u poruci e-pošte nastavnicima, napišite: "Molimo vas da pregledate zahtjeve pravila oblačenja u priručniku zaposlenika. Nema kratkih hlačica, majica ili flip flops tijekom školskih sati" Adresa e-pošte "svim zaposlenicima", tako da nitko nije izdvojen.
