Ključ pisanja učinkovitog izvješća je da se samo držite činjenica. Usredotočite se na najvažnije detalje. Najbolja izvješća daju jasno i sažeto objašnjenje teme. Mnogi ljudi vjeruju da izvješće mora biti dugačko i preplavljeno detaljima, ali uistinu, učinkovito izvješće će dobiti jezgrovitu točku. Prije nego što počnete pisati izvješće, najprije stvorite popis svih tema o kojima morate razgovarati. Zatim možete organizirati izvješće na temelju tih informacija.
$config[code] not foundObjasnite izvješće prije nego što ga napišete. Napravite opće odjeljke, a zatim ih podijelite u manje pododjeljke s naslovima koji su opisni i jednostavni za praćenje. Napravite nacrt u tablicu sadržaja i uključite sadržaj na početku izvješća, tako da će čitatelj biti u mogućnosti lako prepoznati informacije iz izvješća.
Odredite svoju publiku. Tko će čitati ovo izvješće? To će vam pomoći da odlučite o tonu izvješća. Odlučite je li to neformalno ili formalno. Bez obzira na ton koji koristite, pišite jednostavnim, jasnim jezikom. Izbjegavajte "korporativni govor", žargon i velike riječi.
Započnite izvješće sa sažetkom. Sažmite ključne točke. Koristite metke za jednostavnost i skrenite pozornost na glavne ciljeve izvješća. Vratite se na ovaj sažetak nakon dovršetka izvješća kako biste potvrdili da ste zabilježili sve najvažnije pojedinosti.
Navedite pojedinosti o svakom pododjeljku koji ste naveli u prvom koraku. Podijelite ih u kratke odlomke. Svaki stavak ne smije biti duži od četiri ili pet rečenica. Izbjegavajte razrađene opise: Navedite svoju točku, relevantnu statistiku ili predložene radnje i prijeđite na sljedeći odjeljak.
Koristite vizualno umjereno kako biste ilustrirali svoje točke. Grafovi, grafikoni i fotografije koji podržavaju vaše nalaze pomoći će čitatelju da shvati te koncepte.
Pročitajte izvješće dva puta nakon završetka prvog nacrta. Izrežite nepotrebne riječi i suvišan jezik. Ispravite gramatičke i pravopisne pogreške.
Iznesite tekst izvješća u atraktivnom predlošku s jednostavnim omotom. Microsoft Office ima besplatne predloške izvješća koji su dostupni na Microsoftovu web-mjestu (vidi Resources). Uključite izvješće u spiralno povezivanje tako da čitatelji mogu lako prelistavati stranice.
Savjet
Smanjite broj stranica ako želite da izvješće bude učinkovito.
Nemojte dopustiti da se čitatelj izgubi ili zastraši dužinom izvješća. Želite da ljudi pročitaju izvješće u cijelosti, umjesto da ga jednostavno prelistaju.
Dopustite drugom čitatelju da pogleda izvješće kako bi bio siguran da učinkovito prenosi vaše točke.
