Sveti gral projektnog menadžmenta: uštedite vrijeme i novac dok još uvijek izlažete dobar, kvalitetan projekt. To je cilj koji svaka tvrtka želi postići, ali mnogi to ne čine iz više razloga. Bilo da je riječ o nedostatku resursa, nedostatku budžeta ili nedostatku znanja, tvrtke prečesto dopuštaju da projekti u potpunosti izlaze iz kontrole u opsegu, proračunu ili na jedan od mnogih drugih načina na koje se projekti često isključuju.
$config[code] not foundDakle, koliko je uobičajen problem projekata izvan kontrole, i što je još važnije, što je ključ za njegovo sprječavanje?
Kako projekt postaje albatros
Prije nekoliko godina, Jedinica za europsku strategiju usluga provela je studiju kako bi utvrdila koliko je projekata prešlo u proračun i što je dugoročno koštalo tvrtke. Njihovi rezultati bili su ekstremniji od predviđenih:
- Ukupna vrijednost ugovora - 47,65 milijardi dolara.
- Prekoračenje troškova iznosilo je 14,54 milijarde dolara.
- 57% ukupnih ugovora (105) doživjelo je prekoračenje troškova.
- 33% ukupnih ugovora (105) pretrpjelo je velika kašnjenja.
- Prekinuto je 30% ukupnih ugovora (105).
Slična studija objavljena u časopisu Harvard Business Review - koja analizira ukupno 1.471 IT projekta - pokazala je da je prosječno prekoračenje 27%. Iako je to samo po sebi značajno, studija je pokazala da jedan od šest projekata prelazi svoj proračun u prosjeku za 200% i prelaze njihove rasporede za gotovo 70%.
Što je uzrok tih problema? U istraživanju HBR-a utvrđeno je da su krivi brojni čimbenici. No, mnogi od njih došli su do lošeg planiranja i nedostatka informacija. Neke su tvrtke grubo podcijenile troškove i vrijeme uključene u određeni projekt. Drugi su kupili vlastitu marketinšku hype, pretjerano pojednostavljujući ono što je bilo uključeno i precjenjujući svoje sposobnosti.
Pronalaženje sretnog medija
Ne treba ni reći da je potrebno pravilno planiranje projekta. Ali što to točno znači?
Iako uzvišeni ciljevi mogu zvučati dobro u fazi prijedloga, oni mogu biti poražavajući tijekom trajanja projekta. Što je projekt veći i duži, to je više prostora za previsoke ciljeve koje treba promašiti, a projekt prelazi proračunska i vremenska ograničenja.
Ali čak i uz najbolje planiranje, događaju se nepredviđene stvari. To može biti bilo što, od promjene opsega koje je zatražio klijent, do nepredviđenih promjena na tržištu koje zahtijevaju prilagodbu.
Jedan od najboljih načina da se smanji prekoračenje troškova projekta i loše planiranje proračuna može biti jednostavnim praćenjem vremena i troškova po projektu za uključene zaposlenike. Na taj način voditelji projekata dobivaju točniju procjenu opsega projekta i onoga što se troši u odnosu na vrijeme na projektu i stvarne izdatke za projekt. Vrijeme praćenja također može otkriti koji zaposlenici mogu zahtijevati malo gurkanja ili više smjernica kako bi točno završili projekt vještinom.
Često projekt više od svojih ciljeva prevazilazi ranije. Nažalost, mnogi voditelji projekata slijepo slijede navedeni smjer i čine vrlo malo analiza kako bi osigurali da se srednji ciljevi slažu s ciljevima proračuna i raspoređivanja. Ako ste ostvarili 10% od ciljeva projekta, ali ste potrošili 15% proračuna, nema razloga vjerovati da će se trend promijeniti bez posredovanja i prilagodbi. Bez prilagođavanja, možete očekivati da će na 20% posla projekt potrošiti 30% proračuna i tako dalje. Po toj stopi, do trenutka kada se projekt završi, on će koštati 150% dodijeljenog proračuna.
Neke smjernice koje treba razmotriti
Svakim je projektom od ključne važnosti uspostaviti važne događaje za procjenu postignutog napretka i vidjeti kako se taj napredak slaže s parametrima i ciljevima projekta. Što je ranije to učinjeno, prije će se otkriti potencijalni problemi i moći će se izvršiti prilagodbe kako bi se projekt zadržao na meti.
Ne zaboravite ostati u redovitoj komunikaciji s zaposlenicima na projektu u slučaju da im je potrebno malo pojašnjenja tijekom prekretnica. To ne samo da održava projekt na pravom putu, već i dodaje koheziju naporima grupe.
Uz dobro planiranje i marljiv slijediti, vaša tvrtka može izbjeći biti nesretni statistika, i može postići cilj uštede vremena i novca, dok isporuku kvalitetan proizvod ili uslugu.
Snimanje fotografija putem Shutterstocka
2 Komentari ▼
