Zamislite da budete prisiljeni na pušku kroz ormariće za arhiviranje u potrazi za starom mapom s važnim dijelom dokumenta koji vam je potreban za rješavanje upita kupca.
Pa, pronalaženje takvih informacija koje se nalaze u dokumentu koji se nalazi na papiru može biti opterećujuće, frustrirajuće i bez sumnje vas usporiti. Međutim, kada skenirate stare dokumente i pohranite ih u elektroničku bazu podataka, upravljanje dokumentima može biti mnogo jednostavnije i učinkovitije za vaše poslovanje.
$config[code] not foundŠto je skeniranje dokumenata?
Skeniranje dokumenata, poznato i kao snimanje dokumenata, jednostavno se definira kao proces snimanja digitalne slike papirnog dokumenta (ili mikrofilma).
"Tako se vaši papirnati dokumenti pretvaraju u elektronske slike koje se mogu pretraživati, što može uvelike pomoći vašem poslovnom procesu", rekao je Neil McKeever, stručnjak za obradu dokumenata s uslugom upravljanja dokumentima i skeniranja Kefron iz Velike Britanije, u izvješću Small Business Trends.
Cijeli proces pretvaranja fizičkih dokumenata u digitalni format također uključuje skeniranje i snimanje slike pomoću softvera za optičko prepoznavanje znakova (OCR). OCR inteligentno prepoznaje digitalne slike i pretvara ih u tekstualne dokumente kako bi se omogućilo pretraživanje ključnih riječi unutar dokumenta.
"Kada se pravilno završi, skeniranje dokumenata može promijeniti način na koji vaše poslovanje funkcionira na bolje, te uštedjeti vrijeme i novac", dodao je McKeever.
Poslovne prednosti skeniranja dokumenata
Prema McKeeveru, čiji je zadatak da pomogne malim i korporativnim klijentima da implementiraju i održavaju svoj sustav upravljanja informacijama na najučinkovitiji i pravodobniji način, postoji niz razloga zbog kojih skeniranje dokumenata (ili snimanje) može biti korisno za vaše poslovanje.
Objašnjava šest ključnih prednosti skeniranja dokumenata za tvrtke:
1. Skeniranje dokumenata štedi vam vrijeme i novac
Uz jednostavan pristup svim svojim datotekama i dokumentima klikom na gumb, vi ili vaše osoblje nećete morati gubiti vrijeme na pretraživanje kutija i datoteka u pokušaju da pronađete dokument koji vam je potreban. Nećete plaćati osoblju za zadatak koji bi mogao potrajati satima kada bi trebao biti dovršen za nekoliko sekundi.
2. Skeniranje dokumenata poboljšava vašu službu za korisnike
S prikazom dokumenata, možete digitalizirati svaki dio datoteke i indeksirati ga s nizom metapodataka. To znači da ako trebate određeni podatak - kao što je broj računa - možete ga odmah pronaći. To je osobito korisno ako želite što brže zadovoljiti potrebe vaših klijenata.
3. Skeniranje dokumenta smanjuje prostor za pohranu
Pretvaranjem svih fizičkih dokumenata u digitalne datoteke više ih nećete morati pohranjivati u blizini. Mogu se spremiti u kutije i otpremiti na sigurne, posvećene stranice, oslobađajući prostor u vašem uredu za važnije stvari i smanjujući troškove povezane s pohranjivanjem papirnatih datoteka.
4. Skeniranje dokumenata poboljšava sigurnost
Budući da te papirne datoteke ne trebate na licu mjesta, možete ih čuvati u namjenskim skladištima s izvanrednim sigurnosnim protokolima. Nećete morati brinuti ni o sigurnosti u uredu jer se sve digitalne datoteke i sigurnosne kopije mogu pohraniti na daljinu na visoko sigurnim poslužiteljima.
5. Skeniranje dokumenata omogućuje dijeljenje i suradnju
Još jedna velika prednost digitalnih datoteka na papiru je dijeljenje dokumenata. Višestruki kolege mogu pristupiti istom dokumentu kada je to potrebno, smanjujući ponovno izgubljeno vrijeme kada papirne datoteke moraju biti proslijeđene iz jednog odjela u drugi.
6. Skeniranje dokumenata pomaže u ispunjavanju propisa o usklađenosti
Konačno, možda ćete primijetiti da postupci usklađenosti u vašoj industriji zahtijevaju da neke dokumente čuvate digitalno, kao i fizički. Stavljanjem sigurnog i učinkovitog rješenja za snimanje dokumenata sada možete uštedjeti vrijeme i trud.
Skeniranje fotografije putem usluge Shutterstock
3 Komentari ▼
