Prijevara za nadoknadu troškova može biti vrlo skupa za male poduzetnike. Nedavna studija koju su proveli Chrome River Technologies izvješćuje da postoji potencijal da američke tvrtke koštaju do 1,9 milijardi dolara svake godine.
To je otprilike 35.000 USD po tvrtki. Small Business Trends razgovarali su s Anne Becknell, višom potpredsjednicom klijentovog uspjeha u Chrome River Technologies o tome što mala poduzeća trebaju znati.
$config[code] not foundKao što ime sugerira, trošak nadoknade prijevare je zločin koji se događa kada zaposlenik podnosi zahtjev da se plaća za lažne poslovne troškove.
Kako izbjeći prijevaru nadoknade troškova
Koristite ažuriranu tehnologiju
Izvješćivanje o troškovima upravljanja i revizije treba koristiti modernu tehnologiju kako bi bila učinkovita. Upotreba ručnog izvješća o troškovima bila je broj jedan iz ankete.
"Nevjerojatno je koliko malih i srednjih poduzeća još uvijek koristi metodu svijeća i krejona", kaže Becknell. "Oni to i dalje rade papirnatom ili s Excelovim proračunskim tablicama i šalju je e-poštom oko tvrtke."
Problem s ovim zastarjelim sustavima je nemogućnost praćenja i gledanja trendova koji bi trebali pokrenuti alarme. Tehnologija koja uključuje alate kao što je automatizirana analitika pomaže vam u prepoznavanju vrućih točaka poput istog računa koji je poslan više puta.
Becknell kaže da automatizacija smanjuje prijevarne troškove na pola.
Razumjeti više muškaraca
Prijevara za nadoknadu troškova nije jedno područje gdje postoji ravnopravnost spolova. Zapravo, u izvješću se navodi da su muškarci imali dvostruko veću vjerojatnost da će počiniti zločin nego njihove ženske kolege. Ne samo to, već su imali četiri puta veću vjerojatnost da će svojim troškovima dodati najmanje 1000 dolara.
Znati mlađe zaposlenike počiniti više od tih zločina
Zapravo, gotovo 83% prijevare s povratom troškova počinili su zaposlenici između 25 i 44 godine.
Provesti formalnu pisanu politiku
Ne samo da je važna pisana politika, mala poduzeća bi trebala proći kroz postupak koji govori zaposlenicima uprave da su obradili ono što trebaju znati. Becknell predlaže da zaposlenici potpišu dokument koji im pomaže da preuzmu vlasništvo nad politikom.
"Kad potpišete nešto, postoji emocionalna vezanost", kaže ona.
Uključite pravila na visokoj razini
Politika ne mora biti pretjerano detaljna, ali treba postaviti granice za trošenje troškova. Na primjer, iako ne treba odrediti točan iznos koji možete potrošiti na vožnju taksijem, to bi trebalo reći vašim zaposlenicima da li je prihvatljiva poslovna ili trenerska klasa.
Jednostavnost bi trebala biti jedan od mjerila koje koristite ovdje.
Nemojte komplicirati proces
Računovođe često vide priliku da duboko uvuku troškove tvrtke u automatizaciju procesa. Rezultat je komplicirano izvješće o troškovima, koje se gume tiskaju, a da ne budu dobro ispitane.
Stoga je važno pogledati koliko puta i zašto izvješća o troškovima prelaze s osobe na osobu. Mala poduzeća trebaju biti u potrazi za pojednostavljenjem tog dijela procesa.
Obratite pozornost na osobne troškove
Jedan od najvećih troškova prijevara je zamjena osobnih troškova poslovnim. Jedna od nagrada ovdje su zahtjevi za vikendom kada zaposlenik ne planira putovati.
Pazite na ekstravagantne troškove
Više od jedne trećine onih koji su priznali da su varali u Chrome River Technology izvijestili su o dodavanju iznosa u rasponu od 100 do 499 dolara. Iznosi koji izgledaju promijenjeni su crvene zastavice koje biste trebali tražiti. Primjerice, račun koji izgleda kao da koristi dvije različite vrste tinte obično je mrtav.
Odobrite odobrenje
"Želite li dati odobrenje za ove primitke smislenim i obučiti one koji ih odobravaju", kaže Becknell. Dodaje da je važno razumjeti što treba tražiti i da su odgovorni za uhvaćanje lažnih zahtjeva.
Koristite kreditne kartice tvrtke kao proaktivni korak
Gdje god je to moguće, korištenje kreditnih kartica tvrtke obeshrabruje lažne tvrdnje. To su izvrstan način zaključavanja važnih informacija poput datuma i iznosa svake transakcije.
Fotografija putem Shutterstocka
