Tajnici obavljaju važne uredske funkcije, uključujući pripremu poslovnih izvještaja, prezentacija i proračuna te interakciju s klijentima i poslovnim rukovoditeljima. Top 10 posto tajnika i administrativnih pomoćnika zaradilo je 49.370 USD godišnje ili više od svibnja 2013., prema US Bureau of Labor Statistics. Menadžeri koji tijekom intervjua postavljaju pitanja za sondiranje mogu povećati svoje izglede za zapošljavanje tajnika s projektnim, organizacijskim i komunikacijskim vještinama koje odgovaraju njihovim administrativnim potrebama.
$config[code] not foundVještine upravljanja projektima
Zamolite potencijalnog tajnika da opiše projekte na kojima je radila. Usredotočite se na projekte koje je tajnica kreirala i kojima je upravljala, kao i na projekte u kojima je odigrala sporednu ulogu. Na primjer, financijski upravitelj može zamoliti potencijalnog tajnika da opiše kako je pripremila slajdove ili PowerPoint prezentacije za tromjesečni sastanak proračunskog odjela. Raspitajte se o koracima koje je tajnica poduzela kada je projekt zastao zbog toga što upravitelji ili drugi kolege nisu na vrijeme dostavili podatke. Pitajte je li tajnica dala preporuke višim menadžerima koji su pomogli da se projekt vrati na pravi put. Ova pitanja ispituju voditelja tajništva i vještine neovisnog razmišljanja.
Računalne vještine
Raspravite o iskustvu budućeg tajnika u radu s računalnim aplikacijama. Primjerice, tajnici obično trebaju iskustvo s aplikacijama MAC, Microsoft Word, Excel, PowerPoint i elektroničkom poštom. Trebate li tajnika s naprednim vještinama u drugoj softverskoj aplikaciji, kao što je Quark Express ili Photo Shop, potražite primjere poslova gdje je koristio te aplikacije. Zamolite tajnicu da opiše vrijeme kada je stvorio stožernu tablicu, cirkularno pismo ili PowerPoint prezentaciju s više stranica s oznakama, tablicama i bilješkama. To će vam pomoći da otkrijete stručnost tajnika u korištenju računalnih softverskih aplikacija.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingPrethodno industrijsko iskustvo
Raspitajte se o prethodnim tajničkim položajima koje je tajnica popunila u organizaciji koja pruža usluge ili proizvode slične onima u vašoj tvrtki. Na primjer, tajniku za osiguravajuće društvo možda će trebati poznavanje industrije osiguranja kako bi se ispunila mjesečna izvješća. Potencijalna tajnica koja je radila samo na fakultetu ili sveučilištu možda neće imati potrebno znanje i iskustvo da bi radila za višeg menadžera osiguranja. Otkrijte zašto je tajnica napustila svoj prethodni posao. Mogli biste pitati: “Zašto tražite novi posao? Što vas je natjeralo da ostavite svoj posljednji posao? ”Menadžeri kojima je potrebna tajnica za diktiranje trebali bi pitati kako je tajnica upoznata s rječnikom određenog posla. Na primjer, medicinski stručnjaci mogu zahtijevati da tajnice imaju dvije ili više godina iskustva s medicinskom terminologijom.
Primljena obuka
Pitajte tajnicu o uredskom upravljanju ili administrativnoj obuci koju je primio, uključujući obuku na radnom mjestu ili obuku u učionici. Tajnica koja je pohađala višu školu kako bi stekla svjedodžbu ili diplomu mogla bi uzeti u obzir upravni trag svoje karijere. Studija klase mogla bi pokazati buduću predanost tajnika toj ulozi.
Informacije o plaćama za tajnike i administrativne pomoćnike
Središnja godišnja plaća tajnika i administrativnih pomoćnika u 2016. godini iznosila je 38.730 dolara, prema podacima američkog Zavoda za statistiku rada. Na niskoj razini, tajnice i administrativni pomoćnici zaradili su 25 posto zarade u iznosu od 30.500 dolara, što znači da je 75 posto zarađivalo više od tog iznosa.75 posto plaća je 48.680 dolara, što znači da 25 posto zarađuje više. U 2016. godini u SAD-u je zaposleno 3.990.400 osoba kao tajnici i administrativni pomoćnici.
