Uloga administrativnih pomoćnika je podrška stručnom osoblju kako bi mogli učinkovito obavljati svoje dužnosti. Bilo da se radi o vladinim, poslovnim ili neprofitnim organizacijama, administratori čuvaju ured kako zuje, vodeći računa o osnovama kao što su papirologija i kompjuterski zapisi. Obično obavljaju i neke administrativne dužnosti, ali specifični zadaci ovise o razini posla i vrsti ureda.
$config[code] not foundSvakodnevne odgovornosti
Administrativni pomoćnici obavljaju dužnosti kao što su organiziranje sastanaka, zakazivanje sastanaka, čuvanje uredskog kalendara, javljanje na telefon i uređivanje dopisivanja. Oni održavaju uredske datoteke i baze podataka i stvaraju računalne proračunske tablice i prezentacije. Njihove odgovornosti često uključuju i nabavu zaliha i upravljanje sobom za opskrbu.
Njihove dužnosti za korisnike usluga uključuju primanje posjetitelja ureda i uvid u to da dobivaju pomoć koja im je potrebna.
Dodatne dužnosti
Drugi rad administrativnih pomoćnika često ovisi o pojedinoj industriji. U pravnim uredima, administratori pomažu u pripremi pravnih dokumenata, dok u zdravstvenim uredima obračunavaju osiguravajuća društva. U školskim uredima, u njihovoj je dužnosti održavanje evidencije o studentima i komunikacija s roditeljima.
Razina i naziv posla određuju koliko odgovornosti pada na administrativnu pomoćnicu. Administratori na početnoj razini usredotočeni su na službene funkcije i osnovne računalne zadatke, ali viši administratori s naprednim računalnim vještinama obično preuzimaju administrativne dužnosti, uključujući nadzor službenika i obuku novih zaposlenika. Administrativni pomoćnici rukovoditelja mogu također istraživati, pisati izvješća, voditi zapisnike na sastancima, nadzirati druge administratore i organizirati putovanja.
Znanje i vještine
Organizacijska sposobnost je bitna jer je primarni posao administratora održavanje uredskih zapisa i praćenje sastanaka i sastanaka. Administratori također moraju moći dobro komunicirati na engleskom jeziku usmeno i pismeno te provoditi internetska istraživanja. Posao zahtijeva stručnost s uredskom opremom, uključujući računala, fotokopirne uređaje, telefonske sustave, faksove i opremu za videokonferencije.
Ovisno o poziciji i industriji, administratori trebaju znanje s različitim računalnim programima, kao što su e-pošta, računovodstvo, baza podataka, proračunske tablice i softver za obradu teksta.
Kvalificiranje za posao
Administrativnim pomoćnicima potrebna je minimalna diploma srednje škole koja uključuje nastavu u uredskoj praksi i računalnom softveru. Dodatna obuka iz engleskog jezika i kompjuterskih vještina je korisna, a mnogi administratori su pohađali neke tehničke ili fakultetske razrede ili imaju suradnički stupanj. Poslodavci također obično obučavaju nove zaposlenike u svojim uredskim procedurama i vokabularu određenog posla - na primjer, pravni rječnik.
Administratori mogu dobiti dobrovoljnu potvrdu od Međunarodne udruge administrativnih stručnjaka, Certifikacija zahtijeva od dvije do četiri godine iskustva, ovisno o obrazovanju administratora, a kandidati također moraju položiti ispit.
