Jedan od najatraktivnijih stresnog puta za većinu malih poduzetnika je kada novčanog toka postaje zbijeno, jer plaćanja ne dolaze iz kupaca. Nije nužno da se vaša tvrtka ne kreće glatko, već zato što vaši klijenti ne plaćaju pravodobno.
U ovom vodiču za fakturiranje i plaćanje želimo s vama podijeliti neke najbolje postupke za fakturiranje klijentima. Osim toga, želimo dijeliti načine kako bi bili sigurni da ćete biti plaćeni na vrijeme (ili što je moguće bliže) kako ne biste morali brinuti o novčanom toku.
$config[code] not foundKoristite Softver za fakturiranje
Korištenje softvera za izdavanje računa kao što je Hiveage ima nekoliko prednosti za vaše poslovanje. Za početak, to pokazuje vašim klijentima da je vaš računovodstveni proces profesionalan i organiziran. Također će znati da neće moći proći kroz pukotine i propustiti plaćanje.
Na kraju, moći ćete lako pratiti posebne promocije koje se nude određenim klijentima, koliko brzo ili polako kupci imaju tendenciju plaćati, koji su računi dospjeli, i još mnogo toga.
Također ćete moći izvoditi detaljna izvješća koja će vam pomoći kada su klijenti zainteresirani za njihovo fakturiranje u odnosu na povijest plaćanja. Ta izvješća možete pokrenuti i kada korisnici prosvjeduju o količini proizvoda ili usluga koje su primili u odnosu na iznose koje su fakturirali.
Raspravljajte o pojedinostima izdavanja računa na početku
Kada počnete raditi s novim klijentom, dobro je što prije potvrditi podatke o fakturiranju. Neki će klijenti odugovlačiti s plaćanjem računa samo zato što nedostaje jedna stvar, kao što je broj narudžbe. Evo što trebate od samog početka kako biste osigurali uspješnu budućnost fakturiranja.
Treba li vaš klijent Vaš W-9 na početku zajedničkog rada? Želi li vaš klijent određeni naziv projekta ili broj narudžbenice na svakoj fakturi? Da li vaš klijent ima više poslovnih adresa i da mu je potrebna određena adresa za fakturiranje radi pravilnog usmjeravanja? Pronađite ove stvari tako da nemaju opravdani izgovor za odgodu plaćanja.
Većina korisnika je u redu s izdavanjem računa putem e-pošte. Ali neki još uvijek žele imati tu kopiju u pošti. Svakako pošaljite račun sukladno tome.
Različiti klijenti imaju različita pravila kada se radi o fakturiranju. Neke fakture moraju ići vlasniku tvrtke na odobrenje, a zatim će se spustiti na računovodstvo. Drugi moraju ići na računovodstvo s CC-om na voditelja projekta s kojim radite kako bi mogli poslati svoj OK u računovodstvo.
Povremeno ćete imati klijenta gdje se dostavnica mora poslati u obliku PDF-a jednoj osobi za odobrenje. Zatim se mora poslati drugoj osobi na odobrenje. Konačno, on se mora poslati elektroničkom odjelu za računovodstvo.
Saznajte što je proces za vašeg klijenta i slijedite ga u skladu s tim.
Jasno odredite svoje uvjete
Iznenađujuće, neki ljudi ne navode uvjete plaćanja. Oni jednostavno napuste zadanu vrijednost nakon primitka na računu. Ako vaši uvjeti plaćanja nisu dospjeli nakon primitka, trebali biste ih u skladu s tim promijeniti na računu. U suprotnom, ljudi će pretpostaviti da niste promijenili uvjete plaćanja iz zadane postavke i izmisliti vlastite uvjete plaćanja.
Govoreći o uvjetima plaćanja, jedan od načina da budete sigurni da ćete biti plaćeni prije nego obavite posao ili pošaljete proizvod je da ponudite popust za avansno plaćanje. Vaši klijenti će vam se svidjeti prilika da malo uštede, a svidjet će vam se činjenica da se ne morate brinuti da ćete se ukočiti.
Jasno odredite kada očekujete fakturiranje
Neka klijenti unaprijed znaju da se obično fakturiraju na kraju mjeseca, prvo u mjesecu, sredinom mjeseca, tjedno, dvotjedno ili kada je projekt završen. Na taj način oni znaju kada mogu očekivati da će primiti vaš račun i nadamo se da će ga potražiti.
Ponudite više od jednog načina plaćanja
Samo zato što 90 posto vaših klijenata koristi PayPal ili online plaćanje ne znači da će ostalih 10 posto. Dopuštajući svojim klijentima plaćanje kreditnom karticom ili čekom, moći ćete ukloniti većinu prepreka za plaćanje većini vaših klijenata.
Da biste osigurali da vaši klijenti mogu platiti onako kako žele, u dostavnicu uključite svoju poštansku adresu i omogućite dodatne opcije plaćanja kako bi mogli platiti na mreži izvan usluge PayPal.
Dobra alternativa PayPal obrade kreditnih kartica je Stripe, Braintree i Authorize. Sva tri imaju slične cijene od 2,9% + 0,30 USD po transakciji. Dodatne naknade uključuju sljedeće.
- Braintree ne naplaćuje transakcijske naknade na prvih 50 tisuća obrađenih preko njih. Oni naplaćuju dodatnih 1% za međunarodne valutne transakcije.
- Braintree i Stripe naplaćuju naknadu od 15 USD.
- Stripe naplaćuje dodatnih 2% za međunarodne valutne transakcije.
- Autorizirajte troškove $ 49 naknadu za postavljanje, 25 $ mjesečne naknade za pristup, 1,5% provizije za međunarodne transakcije i 25 USD naknade za povrat.
Pa kako izabrati? Evo nekoliko pitanja koja možete postaviti o Vašoj tvrtki.
- Želite li primiti uplate putem telefona ili putem mobilnog uređaja osobno?
- Želite li prihvatiti samo standardna plaćanja kreditnim karticama (Visa, Mastercard, Discover, AMEX itd.) Ili želite prihvatiti i novije načine plaćanja kao što su Apple Pay, Bitcoin ili Venmo?
- Trebate li naplatu pretplate? Podijelite opcije plaćanja?
- Imate li klijente širom svijeta i zemlje koje ne mogu koristiti PayPal?
Nakon što dobijete odgovore na ta pitanja, trebali biste moći uskladiti značajke procesora plaćanja s potrebama kako biste utvrdili koja je prava stvar za vašu tvrtku.
Također, imajte na umu da ako imate kupce koji ne plaćaju preko PayPala jer imaju nešto protiv PayPala, možda im se ne sviđa Braintree, jer je Braintree kupljen preko PayPala.
Potvrdite da ste poslali račun
Znate da se možete osloniti na softver za fakturiranje. Dakle, ne činite to nužno zato što ne vjerujete u svoj softver, ali više da biste dobili prvi podsjetnik da, poslali ste dostavnicu.
Nakon što pošaljete fakturu klijentu koji prvi put putuje, pošaljite poruku e-pošte osobi koja bi trebala primiti račun i svakome tko ga treba kopirati na račun koji ste upravo poslali na dostavnici. To može biti uključen kao povremeni spomenuti da ide s vašim projekt ažuriranja.
Obično to trebate učiniti samo s klijentima koji prvi put putuju ili klijentima koji rutinski kasne s plaćanjem. S prvim korisnicima omogućuje vam da provjerite jesu li pojedinosti fakturiranja točne.
Pošalji nježne podsjetnike
Neće svatko platiti 100% na vrijeme. Neki će ljudi s pravom biti toliko zauzeti da nenamjerno zaborave račun. U početku, želite pretpostaviti da je vaš račun pogrešno zaboravljen i da u skladu s tim postavite vaše podsjetnike.
Prilikom ponovnog slanja dostavnice neki od načina za pristup podsjetniku za fakturu uključuju sljedeće, uključujući neke riječi za posebne situacije.
- Primijetio sam da još niste pogledali moju dostavnicu. U slučaju da nije došao ispravno, ponovno ga šaljem. Također ću priložiti kopiju putem PDF-a u zasebnoj poruci e-pošte. Nikada ne znate s filtrima neželjene e-pošte ovih dana.
- Znam da ste nedavno bili zauzeti novim pokretanjem projekta. U slučaju da je zakopan u vašu pristiglu poštu, evo moje fakture za prošli mjesec.
- Nadam se da ste se dobro proveli! Znam da ste vjerojatno mnogo toga nadoknadili, pa sam htjela biti sigurna da je to na vrhu popisa jer je prošlo 30 dana.
- Ovo je samo prijateljski podsjetnik na moj račun od prošlog mjeseca. Vrijeme leti, ali otkako je prošlo 30 dana, mislio sam da ću vas obavijestiti.
Za veći dio, to bi trebalo riješiti problem i trebali biste dobiti odgovor - i plaćanje. Ako ne dobijete odgovor od jedne osobe, uvijek možete poslati blagi podsjetnik nekom drugom. Neka ta osoba zna da niste čuli za vašu dostavnicu i da se želite uvjeriti da je stigla do njih.
Ako nemate prilagođene podsjetnike, i to je u redu. Umjesto toga možete poslati automatske podsjetnike!
Spustite nogu
Ako gornji podsjetnik ostane nezapažen, možda ćete morati postati agresivniji. To je posebno važno ako je račun postao ozbiljno kašnjen. Morate razmotriti neke stvari prije nego krenete ovim putem.
- Želite li da ova tvrtka ostane klijent? Ako to učinite, suosjećanje sa sporim plaćanjem može vam donijeti njihovu buduću odanost.
- Možete li zaustaviti isporuku ili usluge zbog neplaćanja? Opet, ovaj izbor može se svesti na to želite li ova tvrtka ostati klijent.
S tim odgovorima na umu djelujte u skladu s tim. Počnite s ponovnom slanjem dostavnice, digitalno i poštom. Nazovite svog klijenta i javite im da razumijete da bi stvari mogle biti teške, ali ste dovršili dogovorene usluge ili poslali isporučene proizvode. Dakle, trenutna uplata dospijeva odmah.
Da, to može biti neugodno. Ali to je i posao. Vjerojatno niste jedini dobavljač koji vaš klijent kasni s plaćanjem, tako da nećete biti jedini koji provodi problem. Ali ako ste jedini koji ih vrši, vjerojatno ćete najprije biti plaćeni. Ili barem najprije nakon što se isplati osnovni komunalije, stanarina i drugi računi.
Ustrajnost na tom pitanju može biti frustrirajuće i za vas i za vaše klijente, ali to može biti ključno za plaćanje. Neki vlasnici malih tvrtki izvijestili su da su plaćeni tek dvije godine nakon što je isplata izvršena. Dok nikad nije dobro, bolje je nego nikad.
Slika dostavnice putem usluge Shutterstock
Više u: Popularni članci 9 Komentari ▼
