Memorandumi - kratki za memorandum - gotovo su isti kao i slova. Glavna razlika između njih je u tome što pisma prenose informacije ljudima izvan organizacije, dok se memorije općenito pišu ljudima iznutra. Još jedna razlika između slova i dopisa je format. Pismo koristi pozdrav ("Draga gospođo") i bliskost ("Iskreno"); dopis ne. Memorija uvijek sadrži redak predmeta. Memorandumi mogu biti formalni ili neformalni, ovisno o tome tko će ih čitati.
$config[code] not foundSadržaj plana
Navedite točke koje trebate unijeti u dopis i zapišite podatke koji su potrebni za podršku tim točkama. Uključite pozadinske informacije koje su potrebne da bi temu dali kontekst.
Naručite informacije. Ako je tema složena, neugodna ili kontroverzna, kontekst pozadine vjerojatno bi trebao ići prvi. Inače, počnite s glavnom idejom.
Provjerite jeste li izostavili podršku ili glavne informacije.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingPrikupite popratne dokumente koje ćete trebati za referencu dok pišete svoj dopis.
Formatirajte podsjetnik
Provjerite ima li vaša tvrtka željeni format za međusobne memorije. Neke tvrtke čak imaju i unaprijed tiskane obrasce memoranduma. Koristite željeni ili unaprijed ispisani format ako je dostupan.
Postavite margine, ostavljajući barem 1/2-inčni prostor i na vrhu i na dnu i na 1-inčni prostor na svakoj strani. Sadržaj dopisa treba biti centriran na stranici; ako je dopis vrlo kratak, gornje i bočne margine treba povećati.
Postavite stil dokumenta za obradu teksta u blokirani oblik: lijevo poravnati, jedan razmak, s razmakom između stavaka.
Stvorite naslov
Utipkajte komponente zaglavlja da biste pokrenuli memo, jednu komponentu po pojedinačnoj liniji. Svaka komponenta mora biti popraćena dvotočkom. Na primjer: Datum: Za: Od: Predmet:
Upišite podatke o predmetu koristeći stil naslova. To znači da sve riječi u subjektu trebaju biti napisane velikim slovom, osim članaka, prijedloga i veznika s manje od četiri slova, osim ako ne započnu ili završe naslov. Učinite temu specifičnom.
Popunite retke "Datum", "Do" i "Od", poravnavajući prvu riječ svake s prvom riječju u naslovu. Datum bi trebao biti napisan s napisanim mjesecom - 4. srpnja 2020., na primjer. Koristite puna imena za retke "Za" i "Od".
Napravite naslov na drugoj i sljedećim stranicama ako se podsjetnik pokreće dulje od jedne stranice. Ako je podsjetnik za više primatelja, upotrijebite skraćeni oblik retka predmeta, jedan razmak i uključite datum, zatim ponovno razmaknite mjesto i uključite broj stranice. Ako je jednoj osobi, možete koristiti alternativni obrazac, navodeći ime čitatelja, broj stranice i datum na jednom retku, ime desno poravnano, broj centriran i datum lijevo poravnati.
Napišite tijelo
Napišite uvodni odlomak ako ga čitatelj treba za kontekst. Ovaj odlomak daje povijest, navodi problem koji se treba obraditi u dopisu i / ili osvježava pamćenje čitatelja o prethodnim komunikacijama o temi.
Navedite glavnu ideju dopisa. Ovo će biti početna crta ako niste napisali uvodni odlomak. Ovdje objavljujete politiku, rješenje, odluku, preporuku, nalaz ili događaj. Ako nije bilo uvoda, navedite kratak kontekst, na primjer, "Kao što smo raspravljali …" ili "Budući da je kafeterija doživljavala duge linije …"
Navedite sve informacije potrebne za objašnjenje, podršku ili potpuno prenošenje informacija koje čitatelj treba razumjeti.
Završi
Navedite bilješke na dnu, kao što je "cc:" ako šaljete kopiju dopisa nekome osim osobe navedene u zaglavlju.
Uredite bilješku. Pobrinite se da su pravopis i gramatika točne, da su ideje razvijene i da će čitatelj razumjeti što trebate reći.
Ispišite dopis i inicijalizirajte ga. Neke organizacije žele da inicijali napisani pored retka "Od" u zaglavlju. Drugi žele inicijale na dnu. Provjerite pravila tvrtke.
Savjet
Bilo pisanje dopisa nadređenom ili podređenom, nekoliko osoba ili informiranje drugih o kontroverznim ili nepoželjnim temama, zadržite tonski i formalni ton. Čuvajte bilješke sažeto, jasno i lako za čitanje.
Upozorenje
Prilikom pisanja, imajte na umu da podsjetnici više nisu privremena komunikacija kao što su nekad bili. Sadržaj će se vjerojatno zadržati na neodređeno vrijeme, čuvati kao dosje aktivnosti tvrtke i povijesti. Zato pišite s trajnošću na umu.
