Neprikladni događaji se ne događaju. Organiziranje i održavanje događaja zahtijeva planiranje. Bilo da je riječ o danu konferencije, seminara ili klijenta te ima li tri tjedna za planiranje ili cijelu godinu, uspjeh vašeg događaja je u detaljima. Prikupili smo 42 savjeta za planiranje malih poslovnih događaja od stručnjaka, uključujući neke organizatore godišnjih nagrada Small Business Influencer.
$config[code] not foundPlaniranje malih poslovnih događaja: što učiniti prvo
1. Odlučite o svojoj ciljnoj publici prije svega. Prvi korak - prije nego što učinite bilo što drugo - treba biti jasno definirati tko je vaša ciljna publika. Od toga će sve druge odluke doći na svoje mjesto u smislu formata, sadržaja, cijena, lokacije itd. Ovaj strukturirani pristup također će vam pomoći da ostanete usredotočeni na postizanje određenih ciljeva i da ne dopustite da opseg postane preširok ili razrijeđen.
2. Napravite popis detalja - sve, uključujući rasvjetu i javni prijevoz, do sadržaja i osvježenja. Kada odlučite imati događaj, sve je važno. Od programskog sadržaja i osvjetljenja do prijevoza i parkiranja - sve se računa. I vaša publika će sve pripisati vama i… vašem brandu. Izrada popisa osigurat će da ne zaboravite na stvari.
3. imati jasnu poslovnu svrhu održavanja događaja. Prije nego što možete početi planirati uspješan događaj, budite jasni zašto to radite na prvom mjestu, jer svaka odluka nakon toga mora podržavati vaš glavni cilj. Je li to vodstvo generacije? Radi li se o stvaranju svijesti o vašoj tvrtki ili određenom proizvodu? Je li razviti lojalnost kupaca? Ili jednostavno želite zaraditi (što je također u redu)? I pobrinite se da je tim svjestan svrhe, tako da nemate "opseg puzanja".
4. Pazi na druge industrijske događaje prilikom zakazivanja. Provjerite kalendar. Provjerite nije li događaj zakazan ili preblizu praznicima ili popularnim vremenima odmora. Jednako je važno provjeriti i druge događaje na koje bi ciljani sudionici mogli ići.
5. Budite fleksibilni s promjenama u veličini, mjestu i drugim detaljima. Dok ulazite u proces planiranja događaja, možda ćete otkriti da se vaš događaj mijenja u veličini, lokaciji i na mnoge druge načine nego što ste prvotno zamislili. To je prirodno i savršeno dobro sve dok ne izgubite iz vida razlog zbog kojeg uopće radite sav taj posao. Potrebna je određena fleksibilnost.
6. Upoznajte svoja ograničenja. Svi znamo da je cilj baciti veliki događaj uživo. U tu svrhu moramo također biti svjesni što možemo ili ne možemo realno učiniti - bilo da je riječ o proračunu … ili vremenski. Ako se odlučite za jedan događaj uživo u tjedan dana, planirajte intimniju vezu. Ako je to veliki događaj, pripremite nekoliko mjeseci unaprijed. Ako je proračun malen, možda ćete morati protuteži kreativnosti i mnogo raditi sami.
7. Stvorite SMART ciljeve. Uvijek počnite sa strategijom. Baš kao i svaki posao, veliki događaji počinju snažnom, promišljenom i mjerljivom strategijom. Događaji uživo su nevjerojatan način da podijelite svoj brand, povežete se s vašim ciljnim tržištem, dobijete povratne informacije o vašem proizvodu (i još mnogo toga!), Ali morate znati što pokušavate postići. Držite se SMART ciljeva i ocrtajte za što ciljate. Zatim se pobrinite da nastavite s postizanjem tih ciljeva.
$config[code] not found
Proračun: Kako platiti za svoj događaj
8. Izradite “plan financiranja” za svoj događaj i procijenite brojeve. Znate kako ćete platiti događaj. Većina događaja financira se sponzorstvima, prodajom karata, proračunima internog marketinga - ili kombinacijom sva tri. Kada izradite proračun za događaj, morate procijeniti koliko novca možete realno povećati iz svakog područja. Prije nego što rezervirate mjesto ili potpišete bilo koji ugovor, dobro je najprije početi s potpisivanjem sponzora ili prodajom unaprijed plaćenih ulaznica kako biste bili sigurni da postoji dovoljno interesa za vašu ideju da je financirate.
9. Napravite proračun za troškove - i uštedite novac putem donacija sponzora u naturi. Događaji imaju tendenciju da koštaju više nego što prosječni vlasnik male tvrtke misli - prvenstveno u pogledu mjesta i hrane i pića. Ne zaboravite da cijenite sve dozvole i licence koje ćete također trebati. (Ovo je mjesto gdje vam planer događaja može pomoći da izbjegnete glavobolje.) Napravite sveobuhvatan popis svih troškova i zatim istaknite područja na kojima mislite da sponzori mogu odigrati ulogu u ponudi nečega “u naravi”. partneri za održavanje vaših događaja, više možete spremiti.
10. Razmotrite crowdfunding kao novu mogućnost prikupljanja novca za događaj. Ako ste prvi put pokrenuli događaje, koristite platforme crowdfundinga kako biste smanjili rizik. Objavljivanjem događaja na ovim platformama sudionici će se morati obvezati na ulaznice za događaj. Ako minimalni broj sudionika nije ispunjen, događaj se ne održava.
Marketing: Osposobljavanje za sudjelovanje
11. Trebat će vam DETALJAN marketinški plan. Napravite marketinški plan za događaj. Što ste više organizirani, to će vaš događaj biti profesionalniji.
12. Budite neumorni u svojim naporima ili će vaš događaj propasti. Ako ne želite biti na samom događaju … onda tržište, tržište, tržište, tržište … i još malo prodajte.
13. Odredite dobre razloge za pojavljivanje ljudi. Što je crtež za sudionike? Morate definirati ŠTO radite na događaju koji će dovesti one ciljane na vrata. Za potrošačke proizvode to može biti zabava sa zabavnim i proizvodnim demonstracijama i freebies. Za poslovne ljude to bi mogao biti obrazovni sadržaj ili uzbudljiv, dobro poznat stručnjak. Što god da je, nemojte izgubiti vezu s time zašto želite da ova posebna publika traži da uđe.
14. U pisanom obliku navedite zašto bi vaše ciljno tržište trebalo prisustvovati - nemojte pretpostavljati da su koristi očite. Kada promovirate događaj, svakako recite svom ciljnom tržištu što će naučiti, koga će upoznati i zašto bi trebali biti tamo. Nemojte pretpostavljati da će vaši prijatelji reći svojim prijateljima. Ako koristite zvučnike, dajte im reklamu za oglašavanje kako bi mogli promovirati događaj svojoj publici.
15. Saznajte kako razgovarati s medijima. Novinari su vrlo zauzeti i uvijek na rokovima… nemaju vremena čuti prodajni smjer. Dajte im do znanja da postoje informacije i - za buduće priče - da ste stručnjak u tom području. Uključite te podatke kada posegnete.
16. Upotrijebite hashtagove na Twitteru, Twitter je izvanredan za promicanje događaja i za stvaranje osjećaja online zajednice oko događaja. Rano postavite jedinstveni hashtag. Prvo pretražite Twitter da biste bili sigurni da se već ne koristi. Stavite hashtag izravno na web-mjesto događaja, a ako koristite gumb Tweet za dijeljenje na web-lokaciji, radite sa hashtagom izravno u predodžbi. Kada ljudi tweetaju, on automatski promiče događaj na Twitteru.
$config[code] not found17. Koristite online društvene događaje za promicanje glavnog događaja, Da biste povećali zanimanje za svoj događaj, pokušajte održati Google Hangout ili chat na Twitteru nekoliko tjedana prije glavnog događaja. Pozovite nekoliko vaših govornika da sudjeluju u online društvenom događaju. Dajte pregled onoga što dolazi na glavnom događaju, raspravljajući o tome što će govornici pokriti ili istaknite aktivnosti. To stvara očekivanje.
18. Kupite oglašavanje na društvenim mrežama. Kupnja oglašavanja na društvenim mrežama često se zanemaruje malim događajima. Društvene platforme za oglašavanje (prije svega Facebook, LinkedIn i Twitter) nude opcije za dubinsko ciljanje koje mogu značajno pomoći u približavanju ciljanoj publici na našem zemljopisnom položaju. Dobra vijest je da nisu potrebni veliki budžeti, a prodaja ulaznica može se lako izmjeriti.
19. Pomoću usluge YouTube promovirajte svoj događaj. YouTube je druga tražilica širom svijeta nakon Googlea. Prijenos videozapisa s naših prethodnih događaja ili intervjua s našim govornicima / izvođačima odličan je način da uvjerite potencijalne sudionike da kliknu na kupnju. Video pruža značajne vizualne znakove i tako snažno utječe na naš proces donošenja odluka. S događajima uvijek osjećamo rizik da ne znamo što će se dogoditi, video olakšava tu napetost.
20. Napravite nevjerojatan promotivni videozapis s niskim proračunom, Malo kreativnosti s nekim poster boardom, besplatnim glazbenim isječkom i dobrom kamerom za pametne telefone stvorit će zabavni video koji će pomoći u objavljivanju onoga što dolazi. Evo dobrog primjera videozapisa koji je upravo to učinio na malom proračunu, kako bi se promovirao događaj male tvrtke.
21. Uključite lokalne blogere. Budite pametni s blogerima. Uključivanje lokalnih blogera u sudjelovanje na događaju obično je odlična strategija za dobivanje publike prije, za vrijeme i nakon događaja. Blogeri obično računaju na širok doseg i obično ne slijede pravila tradicionalnih medija.
22. Povećajte platforme za registraciju događaja kao što je Meetup. Koristite postojeće platforme. Ako je ovo vaš prvi pokušaj da pokrenete događaj i ako vam nedostaju vještine da ga promovirate, pogledajte Meetup.com. Osim što nudi paket za upravljanje događajima na mreži, Meetup je izvrstan referenca za relevantnu publiku u vašem području. Također ima mogućnosti registracije i RSVP upravljanja koje su osobito korisne ako ste neiskusni.
23. Upotreba online registracije. Lakši način da se ljudi uplaše je analogna registracija (faksovi, bankovni nacrt ili samo na vratima). Ponudite on-line registraciju kako biste što prije osigurali što veći broj sudionika, što će uskoro pomoći u predviđanju brojeva i objavljivanju proračuna.
24. Nabavite popis na stranicama koje služe vašoj grupi. Nakon što znate tko želite prisustvovati, sljedeći korak je da se stavite ispred njih. Postoje web-lokacije koje su specijalizirane za navođenje događaja na nacionalnoj razini (npr. Meetup, Lanyrd) i na lokalnoj razini kako biste započeli tamo i istraživanja koja su najprikladnija za uvrštavanje na popis.
25. Ponudite lokalnim partnerima poticaje za promicanje. Priopćenja za javnost koja se šalju relevantnim medijima pomoći će u generiranju vijesti o vijestima, a možete pogledati i uključivanje medija (online i offline) kao partnera. Oni dobivaju izloženost na vašem događaju u zamjenu za objavljivanje. Ako se ne žele uključiti na toj razini, pristupite im s idejom da natječu svoje čitatelje kako bi osvojili ulaznice.
26. Olakšajte svojim govornicima objavljivanje svojih sljedbenika. Ako imate stručnjaka / govornika koji ih pohađaju, potaknite ih da objavljuju svoje prisustvo svojim sljedbenicima u društvenim mrežama / pretplatnicima e-pošte.
27. Dajte poticaje za rane ptice. Rane ulaznice za ptice po jeftinijoj cijeni odličan su način da se rano prijavite tako što ćete ljudima dati poticaj da djeluju sada, a ne čekati i zaboraviti.
Tim: Tko će pomoći?
28. Delegirajte odgovornosti. Bez obzira na veličinu vašeg poslovanja, uvijek pokušajte delegirati odgovornosti. Ako jedna osoba zadužena za svaki detalj obično ne funkcionira dobro. Kad god je moguće, neka ljudi preuzmu kontrolu nad područjima u kojima najviše uživaju. Primjerice, neka hranitelj u vašoj tvrtki obradi detalje o ugostiteljstvu. Što više netko uživa u svojim odgovornostima, to je vjerojatnije da će ih uspješno izvesti.
29. Nastavak - i nastavite ponovno. Dolazite rano i često. Iako nitko ne želi biti micromanaged, pobrinite se da zaposlenici i dobavljači su na stazi s njihovim događaj dužnosti. Dok god ljudi znaju da očekujete ažuriranja s vremena na vrijeme, manje je vjerojatno da će postati frustrirani kada pozovete ili pošaljete poruku e-pošte.
30. Sponzori su tantijemi - pobrinite se da se tako osjećaju. Ako imate sponzore - tretirajte ih kao kraljeve. Oni financiraju vaš događaj i omogućuju vam da to učinite (ako je to vaš poslovni model). Budite vrlo jasni prije događaja što će dobiti kao sponzori.
31. Uvijek podcjenjujte odaziv, za sponzore. Ako mislite da možete dobiti 100 sudionika, temeljite svoje sponzorstvo na nižoj procjeni - pogotovo ako je ovo vaš prvi događaj. Bolje je sponzorima dati ugodno iznenađenje nego razočaravajuće.
32. Pitajte ljude što misle i budite spremni na dobre ili loše povratne informacije. Tražite kritike. Ako ste obavili pola pristojnog posla, dobit ćete puno časti. Kažite hvala, ali onda pitajte za kritiku i budite spremni na to.
33. Neka stručni tim za društvene medije prati svoj događaj, Ne zaboravite tim za društvene medije. Iako nije imperativ za svaki događaj ili industriju, sve više i više događaja se usredotočuje na iskorištavanje virusne moći svoje publike. Ako vaša publika tweetuje, Facebookira i fotografira na Instagramu - trebali bi raditi isto i trebat će vam obučeni tim za izvršenje.
34. Potražite dobavljače koji služe vašoj niši i spremni ste se uključiti, Najbolji dobavljači s kojima možete raditi su oni koji su upoznati s kulturom malih poduzeća. Potražite dobavljače koji često rade s malim tvrtkama ili koji bi se uključili na većoj razini od njihove uloge.
Dan događaja: Povlačenje
35. Pažljivo postavite očekivanja, a zatim ih isporučite. Osigurajte da publika ima veliko (ne dobro) iskustvo; i da im date ono što očekuju od njih.
36. Stav je zarazan. Vaši gosti će u velikoj mjeri odigrati svoj stav i dinamiku tijekom događaja. Vodite primjerom i dobro se zabavite.
37. Neka reakcija publike bude vaš barometar, Čitajte publiku tijekom događaja. Pitajte ljude kako rade. Ako se stvari odvijaju sjajno, a ako nisu, znat ćete.
38. Uvijek se pitajte: Kako je to relevantno za polaznike? Provjerite nudite li sadržaj koji je relevantan za više od 80% publike. Publika mora otići s opipljivim taktikama kako bi poboljšala svoje poslovanje i karijeru… i moraju osjetiti energiju govornika. Govoreći o Vašem poslovanju i onome što radite - a da ne ponudite publici ono što trebaju - to je gubitak vremena i novca za sve.
39. Kao gospodar ceremonije ili govornik - vježbajte. Poznajete svoj posao, ali nemojte pretpostavljati da znate kako se prezentira. Vježbajte davanje prezentacije, odgovaranje na pitanja i rukovanje teškim i konfrontirajućim članovima publike. Što ste spremniji, to bolje.
$config[code] not found40. Izgledajte najbolje, Pogledajte dio … biti udoban, ali modni naprijed. Čak i ako ste računovođa ili odvjetnik, odaberite najodličnije odijelo ili kravatu. Ljudi pamte kako ste udobni u svojoj koži.
Plan za nepredviđene okolnosti: što učiniti kad stvari krenu pogrešno
41. Zamislite događaj, korak po korak, i napravite popis od 2 stupca: što bi moglo poći po zlu u jednom stupcu, a vaš plan za nepredviđene situacije u drugom. Budite spremni za neočekivano. Možda zvučni sustav ne uspije. Možda vaš glavni izlagač bails. Možete li se nositi i nastaviti?
42. Budite spremni pružiti ruku da popunite praznine, Iako je planiranje unaprijed velika formula za uspjeh, nikada nije dovoljno. Uvijek se dogodi nešto neočekivano. Stoga se isplati staviti malo masnoće za lakat za olakšavajuće okolnosti. To se odnosi na ugostiteljske aranžmane, zahtjeve za tisak, smještaj za goste, vremenske prognoze, zabavu i drugo.
Velika zahvala stručnjacima koji su pridonijeli gore navedenim savjetima za planiranje događaja za male tvrtke:
- Matt Telfer, voditelj marketinga za Internet i bloger u tvrtki Marketing Nerd Savjeti 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, direktorica tvrtke Doubet Consulting Savjeti 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, planer događaja i vlasnik, L2 Event Production Savjeti 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, voditelj internetskog marketinga i affiliate programa, tiskanje 2. dana Savjeti 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, izvršna direktorica, voditeljica događaja, Liz King Events Savjeti 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, govornik industrije događanja i urednik bloga Event Manager Savjeti 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, tehnološki evanđelist i urednik tehnologije Small Biz Savjeti 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, osnivačica i izvršna direktorica Small Business Trends Savjeti 16, 17, 20
Shutterstock: Plan, proračun, prazno, banket, tim, zbunjen
109 Komentari ▼
