Dužnosti tajnika obično uključuju organiziranje putovanja za svog šefa i / ili druge zaposlenike. Budući da su tajnici obično odgovorni za održavanje rasporeda za zaposlene rukovoditelje, oni također brinu o svojim putnim planovima i osiguravaju da se dogovore o njima, uključujući hotelske rezervacije i najam automobila.
Planirate napraviti putne aranžmane
Jednom kad tajnica otkrije da njezin šef mora putovati radi posla, mora naučiti točne datume predviđenog putovanja. Ako ste odgovorni za organiziranje putovanja za sve u vašem odjelu ili uredu, morate utvrditi i da li drugi članovi osoblja putuju istovremeno. Ovisno o tvrtki za koju radite, možda ćete morati odrediti proračun putnih troškova ili kontaktirati računovodstveni odjel da biste vidjeli je li novac u proračunu za putovanja. Morate saznati koji su hoteli u području u kojem će vaš šef putovati, ako ima preferencije i dobiti troškove i dostupnost soba.
$config[code] not foundIzrada putnih aranžmana
Sada kada ste potvrdili dane i broj ljudi koji putuju, morate napraviti stvarne aranžmane za putovanje. Tajnikova dužnost može uključivati odlazak na internet i samu rezervaciju ili kontaktiranje putničke agencije sa svim detaljima. Veća poduzeća mogu imati putni odjel u kojem tajnik samo mora dostaviti predloženi itinerer, a putničko osoblje je odgovorno za stvarno izvršenje svih aranžmana. Vaša odgovornost će također uključivati pregled potvrde dogovora i osiguranje da su ispravni. Morate znati ima li vaš šef željene postavke za sjedenje u zrakoplovu, koliko će komada prtljage biti odneseno i, ako je potrebno, provjeriti. Sastanak ili konferencija koju vaš šef pohađa može zahtijevati rezerviranje svog mjesta i vjerojatno ćete biti odgovorni za slanje RSVP-a u njezino ime.
Dovršavanje dogovora
Drugi dio organizacije putovanja uključuje brigu o putnim potrebama vašeg šefa dok je ona odsutna. Morate znati treba li vaš šef prijevoz do zračne luke ili će joj nadoknaditi troškove parkiranja automobila u zračnoj luci. Trebate dati ispisanu kopiju itinerera za vašeg šefa da koristi kada ona stigne na svoje odredište kako bi znala svoj dnevni raspored i uključila adrese hotela i mjesto sastanka ili konferencije. Možete rezervirati unajmljeni automobil unaprijed koji će biti dostupan po dolasku ili organizirati prijevoz do hotela. Tajnikova dužnost prilikom organiziranja putovanja podrazumijeva pokrivanje svih aspekata putovanja.
