Ako ste kao i drugi vlasnici malih tvrtki, vjerojatno ste sve više vremena trošili na sastanke na mreži u posljednjih nekoliko godina. No, u ovim vrstama sastanaka postoje teške situacije, u usporedbi sa starim školskim susretom koji se održava oko konferencijskog stola ili u uredu klijenta, možda se želite sjetiti. Da biste bili sigurni da ste ljubazni prema svim ostalim sudionicima sastanka, evo 50 savjeta za etiketu poslovnih sastanaka na mreži.
$config[code] not foundSavjeti za etiketu online poslovnog sastanka
Zakažite samo potrebne sastanke
Prvo pravilo sastanaka, čak i on-line, je da trebaju služiti određenoj svrsi. Ako je to nešto što možete jednostavno poslati u brzoj e-pošti ili riješiti na neki drugi način, manje vremena, nemojte navesti da vaš tim provodi svoje vrijeme tijekom čitavog sastanka.
Pozovite bitne ljude
Isto tako, vaš sastanak treba uključivati samo one koji su zapravo bitni za razgovor. Ako pozovete nekoga za koga informacije nisu relevantne, gubite vrijeme.
Ne pozivajte nenajavljene goste
Svakome tko je na popisu također treba biti jasan. Ne želite da se netko iznenadi kada sastanak počne.
Pitajte ljude o planiranju
Za online sastanke, također može biti dobra ideja pitati bitne sudionike o vremenima koja rade za njih umjesto da ih samo zakazuju, a zatim pozivaju.
Pošaljite službeni poziv
Nakon što odaberete vrijeme i datum, možete poslati službeni poziv na program kao što je Google Kalendar kako bi ljudi imali jednostavan način da rezerviraju to određeno vrijeme.
Potvrdite ako je potrebno
Ako ste zakazali sastanak prije vremena, možete brzo potvrditi s osobama s kojima se sastajete oko jedan dan unaprijed kako biste bili sigurni.
Pošaljite poseban program
Prije sastanka, ako je moguće, barem nekoliko dana do tjedan dana, pošaljite dnevni red svim sudionicima s pojedinostima o tome što će sastanak pokriti.
Ponudite određeni raspored
Vi bi također trebali uključiti vremena na vašem dnevnom redu tako da sudionici imaju mogućnost planirati ostatak dana.
Neka ljudi znaju što očekivati
Ako trebate ljude da imaju dokumente ili druge materijale koji su dostupni tijekom sastanka sastanku, bilo da je riječ o važnom dokumentu ili nekim kontaktnim podacima klijenta, unaprijed to učinite jasnim.
Pobrinite se da svatko može pristupiti online konferencijskim dvoranama
Ako održavate virtualni sastanak, dobro je da se unaprijed javite svima kako biste bili sigurni da imaju pristup programu koji namjeravate koristiti. Neka znaju s dovoljno vremena u slučaju da moraju preuzeti aplikaciju kako bi prisustvovali sastanku.
Ispunite test prije
Također je dobra ideja da unaprijed testirate svoju aplikaciju za sastanak ili program kako biste bili sigurni da će sastanak ići glatko.
Imajte odgovarajuće korisničko ime i fotografiju
Ako za sastanke upotrebljavate program kao što je Skype, provjerite jesu li korisničko ime i fotografija prikladne za stručne sastanke.
Potvrdite vremenske zone
Kod virtualnih sastanaka morate biti i jasni o vremenskoj zoni kada planirate. Ne pretpostavljajte da su novi kontakti u vašoj vremenskoj zoni.
Pokaži se na vrijeme
Bilo da vodite sastanak ili samo prisustvujete kao gost, morate se pojaviti na vrijeme. Realno, trebali biste biti malo rani da biste bili sigurni.
Nazovite ako imate sukob
Ako imate hitnu situaciju ili konflikt zbog kojih ćete propustiti sastanak ili zakasniti, morate obavijestiti domaćina ili polaznike što je prije moguće. Ako se sukob pojavi na dan sastanka, to vjerojatno znači da morate nazvati osobu kako biste bili sigurni da će dobiti poruku.
Pričekajte da svi dođu
Nakon što ste nazvali ili ušli u svoju online konferencijsku dvoranu, dobrodošli ljudi koji se pojave, ali pričekajte da svatko koga poznajete pohađa prije nego se stvarno uvuče.
Odaberite mirnu lokaciju
Iako možete održavati online sastanke bilo gdje, bilo bi bolje da se odlučite na neko mirno mjesto gdje neće biti puno smetnji ili buke.
Odmah uspostavite volumene
Kada se svatko pojavi na internetskoj konferenciji, neka svatko pozdravi i testira glasnoću kako biste odmah po potrebi mogli prilagoditi.
Odgovarajući haljini
Ako sudjelujete u videokonferenciji, morate razmotriti svoj izgled. To možda nije tako važno kao i za osobne sastanke. Ali još uvijek trebate izgledati profesionalno.
Uvedite uvod
Ako ste pozvali osobe koje se možda ne poznaju na sastanak na mreži, pobrinite se da ih predstavite osobno ili da im date priliku da se predstavi na početku sastanka.
Zapamtite Imena
Bilo da se prvi put susrećete s nekim ili sedmi put, sjećate se imena i zapravo ih koristite kad pozdravljate ljude da mogu daleko.
Ostanite na temi
Tijekom sastanka možete povremeno razgovarati s strane. Ali pazite da uvijek vodite razgovor natrag u glavnu svrhu i pazite na sat kako biste bili ljubazni prema svima.
Govori glasno
Kada govorite tijekom sastanka, obavezno izgovorite i dovoljno glasno izgovorite da vas svi čuju.
Nemojte prekidati druge
A kada drugi razgovaraju, uvijek im dopustite da završe prije nego što ponudite vlastitu misao.
Izbjegavajte govoriti odmah
Kada se postavi pitanje cijeloj grupi, možete izbjeći neugodne prekide čekanjem sekunde da progovorite. Ako to drugi učine odmah, onda pričekajte svoj red. Ako nitko ne progovori, dobro je ići.
Pitajte prije dijeljenja dugih misli
Ako imate dugu misao ili ideju da ih podijelite, upitajte je li u redu to učiniti unaprijed, u slučaju da vam nedostaje vremena. Uvijek je možete navesti u poruci e-pošte kasnije ili dijeliti na drugom sastanku.
Bez zvuka kada ne govorite
Da biste izbjegli da pozadinske buke postanu ometajuće za druge, jednostavno se prigušite kada ne govorite dovoljno vremena.
Slušajte pažljivo
I dok drugi razgovaraju, pazite da zapravo slušate. Ne želite nešto propustiti, a zatim ga kasnije postaviti na pitanje.
Pokažite da slušate
Trebali biste zapravo pokazati ljudima koje slušate kada razgovaraju, ako ste na videokonferenciji. Nemoj samo zakopavati glavu u bilješke. Pogledajte ih i vježbajte aktivno slušanje.
Koristite njegu s humorom
Ako tijekom sastanaka osjećate potrebu za humorom, provjerite je li to prikladno za vašu publiku. To je mnogo lakše kada razgovarate s bliskim članovima tima. Ali budite oprezniji kada se sastajete s klijentima ili osobama koje ne poznajete dobro.
Osigurati kopije bitnih dokumenata
Ako tijekom sastanka navedete bilo koji važan dokument, pošaljite te stavke sudionicima sastanka prije ili za vrijeme kako bi ih mogli imati za referencu.
Budite spremni s materijalima za prezentaciju
A ako trebate opremu za prezentaciju, provjerite je li sve u ispravnom stanju unaprijed kako ne biste gubili vrijeme pokušavajući je natjerati da radi.
Upoznajte svoju publiku
Prilikom pripreme prezentacije ili drugih stavki dnevnog reda, važno je da razmislite o svojoj publici i da im date svoje poruke posebno. Nemojte trošiti vrijeme na ljude s parcelama koje nisu relevantne. I nemojte koristiti ton ili temu koja se vjerojatno neće svidjeti točno osobama s kojima se sastajete.
Odložite svoj telefon
Telefon bi trebao biti i prigušen tijekom sastanaka tako da se ne prekida.
Izbjegavajte živčane navike
Prirodno je da se u nekim slučajevima sudionici sastaju kako bi vježbali živčane navike kao što su klikanje olovkom ili udaranje gume. Ali, budite svjesni napora kako biste izbjegli one tijekom profesionalnih sastanaka.
Nemojte jesti dok razgovarate
Također biste trebali izbjegavati jesti tijekom online sastanaka. Zato unaprijed popijte obrok.I samo pijuckajte vodu kad je tuđi red na razgovor ako je potrebno.
Imajte određeno vrijeme za pitanja
Također je dobra ideja imati određeno vrijeme da ljudi postavljaju pitanja ako ste ti koji vodi sastanak. A ako prisustvujete, provjerite jeste li pronašli tu mogućnost na dnevnom redu tako da znate kada treba iznijeti bilo koje pitanje.
Nemojte dominirati odjeljkom pitanja
Kada se ta sekcija pitanja pojavi, možete postaviti jedno ili dva pitanja. Ali nemojte dominirati razgovorom. Dajte drugima šansu.
Ponuda kredita za ideje
Ako tijekom sastanka postavljate pitanja koja nisu bila vaša ideja, najprije se pobrinite za autora. Ako to ne učinite, ljudi će samo pretpostaviti da je to vaša ideja.
Raspravite o osobnim pitanjima nakon sastanka
Ako se nešto dogodi na sastanku grupe koji je doista relevantan samo vama i još jednoj osobi, razmislite o tome kasnije, umjesto da zauzimate vrijeme drugih.
Ne zovite ljude
Ponekad možete naići i na situacije u kojima član vaše ekipe čini pogrešku koja negativno utječe na vaš sastanak. Ali nemojte koristiti vrijeme sastanka za njihovo predavanje. Nazovite privatni sastanak s tom osobom poslije kako biste razgovarali ako je potrebno.
Zadržite hladnoću
I bez obzira s kim imate posla, nemojte se smiriti tijekom sastanka.
Dajte prekide za duge sastanke
Ako ste domaćin sastanka koji će trajati nekoliko sati ili više, uključite redovne pauze u svoj dnevni red kako bi ljudi mogli nešto pojesti, provjeriti svoje telefone i koristiti kupaonicu.
Kraj na vrijeme
Tijekom sastanka, pripazite na sat kako biste bili sigurni da ćete završiti sastanak kada kažete da ćete to učiniti.
Dajte ljudima priliku da odu
Ako slučajno niste dobili priliku raspravljati o svemu što ste htjeli u predviđenom vremenu, možete pitati ljude da li bi željeli ostati i završiti sastanak. Ali dati ljudima priliku da odu na vrijeme ako imaju prethodne obveze.
Hvala svima na sudjelovanju
Ako ste sazvali sastanak, svakako se zahvalite svima koji su sudjelovali prije odlaska.
Budite svjesni drugih jezika i kultura
U nekim slučajevima možete se susresti is ljudima iz različitih sredina i kultura. Zato budite svjesni njihovog jezika i običaja najbolje što možete prije sastanka.
Slijedite bilješke
Nakon sastanka, dobro je podijeliti neke bilješke ili podsjetnike s osobama putem e-pošte. Ili ako nemate ništa specifično za praćenje, pošaljite brzu zahvalnicu.
Izbjegavajte dijeljenje informacija o sastanku s drugima
Kada se radi o sastancima, rasprave o kojima se raspravlja trebaju ostati u grupi sudionika, osim ako ste jasno objasnili drugačije. Zato ne dijelite podatke s drugima koji nisu bili prisutni.
Ispunite sve stavke akcije
A ako ste se dobrovoljno javili da dovršite sve zadatke nakon sastanka, svakako pratite te stavke odmah.
Fotografija s video konferencije putem usluge Shutterstock
Više u: Popularni članci Komentar ▼
