Moja tvrtka, Journyx, postoji već šesnaest godina i za to vrijeme, preživjeli smo jednu od najvećih gospodarskih kriza u povijesti, pojavu istodobno uzbudljivih i zastrašujućih društvenih sfera, te velike prijelaze u načinu na koji se softver kupuje i isporučena. Međutim, nismo uvijek bili tako izdržljivi.
U početku smo se nekoliko puta približili apsolutnom neuspjehu.To nije imalo nikakve veze s našim proizvodom; klijenti su pronašli da se isporučuje u skladu s obećanom funkcionalnošću, a potom i nekim. Isto tako, nije se odnosilo na naš tim ili bilo kakvu lošu unutarnju politiku.
Razlog zašto vam govorim ovu priču leži u tome što se ovdje može naučiti lekciju: nismo imali jasnu viziju našeg plinovoda i novčanog toka. Imali smo poteškoća predvidjeti koliko ćemo novca imati u banci nekoliko tjedana u budućnosti. Bio je to ozbiljan problem i, nažalost, običan problem. Možda čak i onu koju ste iskusili u svojoj tvrtki.
Lako je, posebno za male tvrtke i startupove, usredotočiti se na uzbuđenje ovdje i sada. Budućnost je apstraktan koncept za tvrtke na razini poduzeća, sve dok nije. Morate se usredotočiti na rast od početka. Uspjeh nije san, ali paradoksalno, može vas uništiti ako niste spremni za to.
Nismo bili prva tvrtka koja se suočila s razdobljima rasta koje nismo uspjeli riješiti i nećemo biti posljednji. Srećom, jednostavno je implementirati sustav koji omogućuje inteligentno predviđanje.
Slijedi pet koraka koje možete poduzeti kako biste osigurali da se vaša tvrtka ne suoči s istim problemima:
1. Praćenje projekata pojedinačno
Praćenje vremena zaposlenika na projektima je super, ali ćete postići maksimalnu korist kada pratite svaki projekt zasebno. To vam omogućuje da svaki projekt vidite kao jedinstveni element u profitabilnosti tvrtke. Ovaj uvid je nevjerojatno vrijedan prilikom dodjele resursa jer ćete znati parametre za svaki projekt u odnosu na trenutnu dostupnost tvrtke.
2. Pratite zadatke zaposlenika i promjene u produktivnosti
U bilo kojoj organizaciji, prednosti poznavanja onoga što vaši zaposlenici rade u bilo kojem trenutku su očite: želite ih raditi na zadacima koji su zapravo korisni za tvrtku. Ali važno je razmotriti i na kojim su poslovima najučinkovitiji. Implementacija sustava koji zaposlenicima omogućuje praćenje vremena u odnosu na određene zadatke omogućit će vam da vidite gdje su oni najkorisniji. Izgleda da je to ono što uživaju u tome što najbolje rade. Nema potrebe mijenjati radničke uloge zaposlenika svaki dan, ali razmislite o promjeni kada dokazi upućuju na to da su usavršili vještine u novom području i da bi mogli biti od veće koristi drugdje.
3. Izgraditi bazu podataka prethodnih projekata
Imati zaostatak u vašim projektima bit će nevjerojatno vrijedan, iako je potrebno neko vrijeme za izgradnju. Pomoću tih informacija možete odrediti koliko je ljudi potrebno za završetak projekta; poboljšati točnost proračuna na temelju opsega; i savršene vremenske okvire na temelju ukupnih parametara projekta. Čak i najneučinkovitiji projekti postaju vrijedni jer možete prikupiti što više informacija od njih. Znat ćete što nije uspjelo, koji su vam čimbenici uzrokovali da prelazite preko proračuna i učite iz pogrešaka.
4. Uvijek znate svoje dostupne resurse
Kritičan dio svakog plana projekta je stvaranje vašeg tima. Ovaj zadatak je lakši kada točno znate tko je dostupan (s vještinama koje su vam potrebne) i koji će im biti raspored za vrijeme trajanja projekta. Ako imate automatizirani sustav upravljanja projektima, rasporedi zaposlenika su odmah vidljivi i svi zahtjevi za dopustom će biti zabilježeni. Također ćete znati zadatke na kojima rade drugi zaposlenici tako da možete izbjeći prejako rastezanje resursa ili dodijeliti pojedinca zadacima za koje nisu prikladni.
5. Stalno pratite korištenje resursa u odnosu na proračun i raspored
Ako usporedite vrijeme i resurse utrošene na projektu nasuprot postotku, možete vidjeti koji projekti upijaju previše sredstava kako bi ostali profitabilni. To vam omogućuje da redistribuirate sredstva prema projektima prema potrebi ili čak ubijete projekte koji su predaleko otišli u korist vaše tvrtke. Uvijek je bolje rano utvrditi probleme, a dinamički sustav praćenja pruža taj uvid. Ponekad je najbolje smanjiti gubitke i krenuti dalje; Troškovi mogu brzo nestati izvan kontrole, uzrokujući pogoršanje situacije.
Iako je moguće pratiti te sustave koristeći osnovne poslovne programe (ranije smo koristili Excel i QuickBooks), automatizirani, programabilni sustavi uvelike će smanjiti vrijeme katalogizacije i pogreške. Koju god metodu odaberete, pokrenite ASAP ako već niste. Rast bi trebao biti uzrok uzbuđenja, a ne briga.
1
