Pokrovni list kada šaljete dokument faksom ili telefaksom jednako je važan kao i sam dokument. Naslovnica sadrži važne informacije o tome za koga je faks, koliko stranica treba biti i na što se dokument odnosi ili za što se koristi.
Ispunite sve podatke na vrhu naslovne stranice, s otvorenim predloškom ili na papirnatom obrascu. Ako imate ime osobe kojoj šaljete faks, upotrijebite je. U suprotnom koristite naziv odjela ili tvrtke. Svakako navedite broj faksa na koji šaljete i telefonski broj osobe, odjela ili tvrtke. To pomaže osobi ili službeniku koji prima faks da dobije informacije pravoj osobi ili mjestu.
$config[code] not foundNabrojite sve stranice, uključujući naslovnu stranicu i stavite broj u prostor za broj stranica. To pomaže prijamniku da se pobrine da ne izgube stranice u prijenosu.
Stavite sve podatke za identifikaciju na obrazac. Prilikom rada s ovom vrstom komunikacije, važno je da primatelj nema problema s identificiranjem vas i dokumentacije koju šaljete, kao ni način na koji se informacije trebaju koristiti.
Uključite predmet faksa. Ako se radi o bilo kojoj vrsti računa, na redak predmeta upišite broj računa. Ako se radi o projektu ili programu, stavite ga u naslov teme. U području bilješki uključite sve informacije o raspravama o dokumentima.
Stavite naslovnu stranicu na vrh svih ostalih stranica koje se faksiraju, tako da se najprije pojavi. To će omogućiti primatelju da sazna je li primio sve dokumente kada faks stigne. Zatim pošaljite faks na uobičajeni način.
Upozorenje
Dvaput provjerite broj faksa prije slanja kako biste osigurali da vaše informacije ne budu poslane nekome drugome.
