Mjerenje vremena zaposlenika prošlo je dug put od dana kada je osoblje ručno označavalo kartice s vremenskim karticama i predavalo ih.
Zahvaljujući čudesnim tehnologijama oblaka, sada je moguće pratiti aktivnost vaših zaposlenika, bilježiti informacije o vremenu koje je uloženo u određene projekte i proizvesti značajna izvješća kako biste dobili jasnu sliku o tome što se događa u vašem malom poduzeću.
Softver za praćenje vremena koristan je za sve vrste poduzeća, od malih startupa do velikih poduzeća. Ove aplikacije su velika investicija za mnoge vrste tvrtki, bilo da se radi o računovodstvu i knjigovodstvu, izgradnji, hotelima, uslugama čišćenja, vodovodu i grijanju, maloprodaji ili bilo kojoj drugoj industriji gdje su aktivnosti praćenja tima i troškovi rukovanja najvažniji za vaše poslovanje.,
$config[code] not foundAplikacije za praćenje vremena korisne su cijelom timu za praćenje vremena, obradu platnih lista i rješavanje važnih administrativnih procesa. Dobra aplikacija za praćenje vremena je skalabilna i može se koristiti na različitim razinama (npr. Osoblje na terenu ili u kući, voditelji timova, HR, Payroll) kako bi se uštedjelo vrijeme i novac te pružili jasniji uvid u projekte. Poslodavci imaju koristi od toga da znaju kako se koristi vrijeme, dok se zaposlenici mogu opustiti znajući da će biti plaćeni za svaku minutu rada.
Vrste softvera za praćenje vremena
Softver za praćenje vremena dolazi u nekoliko oblika i veličina. Neki dolaze kao moduli unutar aplikacija za računovodstvo i fakturiranje, kao što su FreshBooks, gdje zaposlenici mogu prijaviti radno vrijeme od mjesta gdje se nalaze, a zatim automatski generirati račune putem softvera.
Isto tako, sveobuhvatni online softver za upravljanje projektima često će uključivati značajke praćenja vremena. Mavenlink, na primjer, nudi podršku za praćenje i odobravanje vremena, omogućujući jednostavno naplaćivanje i zapisivanje aktivnosti u okruženju usmjerenim na projekt.
Ako unutar postojećeg poslovnog softvera nemate modul za praćenje vremena, postoji mnogo samostalnih aplikacija za praćenje vremena. Mnogi od njih imaju besplatne probne verzije, tako da su idealni ako želite kupovati nešto što odgovara vašem proračunu.
Odabir najboljeg softvera za praćenje vremena
Kada istražujete koji ćete program koristiti, postoji nekoliko funkcija za koje treba paziti. Naravno, morat ćete razmisliti o tome koje su od tih značajki suvišne prema vašim zahtjevima, ali najbolji softver za praćenje vremena poslužit će većini ili svim sljedećim funkcijama:
Praćenje vremena
Sposobnost praćenja vremena zaposlenika po satu i plaćama glavna je svrha aplikacije za praćenje vremena. Ako imate osoblje u tom području, potražite uslugu koja nudi uključivanje / isključivanje višestrukih uređaja. Neka rješenja, kao što je Vericlock, nude mogućnost probijanja putem SMS-a ili SMS-a, ili na primjer putem aplikacije za pametne telefone.
Offline podrška je obavezna ako imate osoblje koje radi na mjestima gdje je pristup internetu ograničen ili nedostupan. Neki alati za praćenje vremena, uključujući TSheets, nude GPS značajke, tako da možete fizički pratiti što vaše terensko osoblje radi.
Mnogi će vam alati ponuditi mogućnost postavljanja upozorenja koja će podsjetiti zaposlenike na ulaz i izlaz satova te značajku zaštite za automatsko mjerenje vremena za one zaposlenike koji ne smiju biti uključeni.
timesheets
Upravljanje vremenskim tablicama važan je dio aplikacije za praćenje vremena. Softver koji omogućuje dijeljenje vremenskih tablica po projektu je idealan, jer olakšava proces naplate. Prilikom odabira rješenja obratite pažnju na radne procese odobrenja.
U idealnom slučaju želite rješenje koje upravitelju projekta ili odjela omogućuje brzo i jednostavno odobravanje ili odbijanje vremenskog obrasca. Timesheets.com je primjer rješenja koje vam omogućuje upravo to. Mnoge aplikacije vam šalju upozorenja e-poštom kada ste poslali vremensku tablicu ili trošak.
Prekovremeni nadzor je još jedan aspekt softvera za praćenje vremena koji vam može olakšati život i uštedjeti novac. Mnoge od najboljih aplikacija nude upozorenja za prekovremeni rad, koja mogu obavijestiti upravitelja kada zaposlenik provodi mjerenje vremena. Na taj način možete izbjeći plaćanje skupog prekovremenog rada u slučajevima kada to možda nije potrebno.
Upravljanje projektima
Najbolji softver za praćenje vremena omogućit će vam da pratite resurse projekta i pratite zadatke, a neki dopuštaju dodavanje bilješki projekta zadacima, tako da se svi uključeni nalaze na istoj stranici.
Podrška za snimanje naplativih i nenaplaćenih troškova te za izradu računa su druge korisne značajke koje neki alati za praćenje vremena - kao npr. Replicon - uključuju i pomažu u premošćivanju jaza između upravljanja projektima i obračuna plaća.
Izvještaji
Izvješćivanje je ključna prednost automatizirane aplikacije za praćenje vremena. Dobar softver kao što je Toggl omogućuje vam generiranje raznih izvješća koja pomažu menadžeru da stekne uvid u stvari kao što su vrijeme rada, troškovi i fakture. Izvješća se općenito mogu prilagoditi, omogućujući korisniku da točno odredi koje informacije žele uključiti u izvješća. Iako softver može prikupiti sve te podatke, vrlo je važno da menadžeri imaju odgovarajuću obuku kako bi mogli analizirati i interpretirati podatke na najučinkovitiji način.
Uvjerite se da aplikacija za praćenje vremena koju odaberete uključuje mogućnost izvoza ili ispisa izvješća tako da se oni lako mogu dijeliti s šefovima ili zaposlenicima.
Pomoć i podrška
Iako je imperativ da odaberete rješenje za praćenje vremena koje je pouzdano i lako koristiti svatko u tvrtki, također je važno da istražite uslugu korisničke podrške aplikacije prije nego što je odaberete.
Najbolji bi trebali ponuditi e-poštu, telefon i live chat podršku, tako da možete brzo riješiti probleme sa softverom tijekom faze integracije i brzo ugušiti sve probleme koji se pojave.
integracije
Jedan važan čimbenik koji se mora uzeti u obzir pri odabiru aplikacije za praćenje vremena je da obratite pozornost na njezine integracije. Integracije su ključne jer omogućuju sinkronizaciju aplikacije za praćenje vremena s podacima iz drugog poslovnog softvera koji već upotrebljavate.
Potražite softver za praćenje vremena koji nudi integraciju s paketima koje upotrebljavate za obračun plaća, CRM, računovodstvo, upravljanje sadržajem, upravljanje projektima i ERP te ćete u njih moći ugraditi svoju funkcionalnost za praćenje vremena.
Uzmite si vremena za istraživanje svih tih čimbenika pri odabiru najboljeg softvera za praćenje vremena, a isplata će biti povećanje produktivnosti zaposlenika, bolja kontrola plaća i poboljšana točnost naplate. Što to znači u stvarnom smislu, jednostavno rečeno, je ušteda troškova za svoju malu tvrtku.
Tvornički vremenski sat Photo via Shutterstock
15 Komentari ▼
