Menadžeri i rukovoditelji mogu tražiti pomoć pri ispunjavanju njihovih radnih zadataka, kao što je postavljanje prodajnih sastanaka. Visoki izvršni pomoćnik pruža administrativnu podršku tim stručnjacima. Prema Diplomskom vodiču, zahtjevi za obrazovanje za ovo radno mjesto mogu uključivati diplomu suradnika. Dodatni zahtjevi mogu uključivati istraživačke sposobnosti, vještine računalnog softvera i vještine međuljudskih odnosa.
$config[code] not foundAdministrativne dužnosti
Visoki izvršni pomoćnici obavljaju rutinske uredske dužnosti kada rade u manjim uredima. To uključuje upućivanje telefonskih poziva, istraživanje ideja o darovima i prihvaćanje paketa dostave. U većem uredu, visoki izvršni pomoćnici mogu nadzirati radnike koji obavljaju te dužnosti, kao što su recepcioneri.
Upravljanje financijskim zapisima
Upravljanje financijskim zapisima uključuje ažuriranje računa rashoda, provjeru kreditnih računa poduzeća i obradu zahtjeva za plaćanje. Pomoćnik je odgovoran za čuvanje tih financijskih dokumenata na sigurnom mjestu. U tom poslu izvršni pomoćnici imaju pristup osjetljivim osobnim podacima, kao što su brojevi socijalnog osiguranja, i vide osobne podatke kada rade s financijskim zapisima. Diskrecija je obavezna.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingZastupanje na sastancima
Kada menadžeri, direktori ili rukovoditelji odjela ne mogu prisustvovati sastanku, izvršni pomoćnik na visokoj razini može predstavljati izvršnu vlast. Ovi sastanci mogu uključivati poslovanje s dobavljačima, dobavljačima ili drugim rukovoditeljima. Izvršni pomoćnik mora predstavljati tvrtku na profesionalan način. Neki asistenti trebaju riješiti sporove i obavijestiti izvršnu vlast kada se problem ne riješi brzo.
Putni aranžmani
Pomoćnik organizira putovanja za menadžere i rukovoditelje. To uključuje pozivanje ureda za hotelsku rezervaciju i rukovanje rezervacijama za najam automobila. Neki rukovoditelji imaju posebne zahtjeve, kao što su prehrambene potrebe, a asistent ih mora pratiti. Visoki izvršni pomoćnik potvrđuje raspored putovanja i obavještava izvršnu vlast.
Kontrola dokumenata
Ured papirologije zahtijeva pregled, ažuriranje i podnošenje. Izrada dokumentacije može uključivati dopise, pisma obrasca i račune tvrtki. Neki od tih dokumenata zahtijevaju potpis rukovoditelja prije nego što ih pomoćnik može podnijeti. Visoki izvršni pomoćnici obučavaju se o načinu postupanja s različitim dokumentima. Dokumenti se pohranjuju u ormariće ili prenose na računalo.
