Možete postići zadivljujuće stvari u poslu kada imate prave alate, kako tehnološke tako i društvene. To posebno vrijedi za upravljanje projektima tvrtke.
Uz neke velike alate u vašem arsenalu, kao što su oni koji slijede, trebali biste moći odgovoriti na sve vaše potrebe upravljanja projektom.
Imate li svih ovih sedam?
Softver za upravljanje projektima
Zahvaljujući modernoj tehnologiji, softver za upravljanje projektima postao je lakši za korištenje nego ikad. Najbolji programi omogućuju vam da zadržite sve svoje suradnike na istoj stranici, s interaktivnim vremenskim okvirima, praćenjem podataka, vremenskim označavanjem, troškovima za svaki posao, prikupljanjem sadržaja i mogućnostima delegiranja.
$config[code] not foundPrema Tomu Treanoru, direktoru marketinga tvrtke Wrike, softverskoj tvrtki za upravljanje projektima, “Potrebna vam je opcija za upravljanje projektima koja olakšava stvaranje zadataka, uključuje članove tima putem jednostavnog označavanja te integrira s platformama za e-poštu i dijeljenje datoteka. Korištenje izvrsnog softvera za upravljanje projektima jedan je od ključeva za uspješno ostvarivanje poslovnih ciljeva.
Platforme za zajedničko korištenje
Svakom projektu je potreban pristup dijeljenju datoteka kako bi se relevantni članovi tima stalno držali zadatka. To omogućuje pristup datotekama od voditelja projekta do članova tima i pomaže minimizirati probleme u projektu i neučinkovito upravljanje vremenom.
Najbolji programi dijeljenja imat će sljedeće kvalitete:
- Online i može im se pristupiti bilo gdje uz internetsku vezu
- Jednostavne funkcije uređivanja
- Sposobnost pripajanja projekta zadatku
- Dijeljenje sposobnosti među suradnicima
- Sigurnosne značajke koje štite i sigurnosno kopiraju vaš rad
- Integracija sa softverom za upravljanje projektima
Među najčešće korištenim platformama za dijeljenje su Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive i Communifire.
Analiza projekta
Da bi se vaši poslovi održavali što lakše, potreban vam je alat za analizu projekta koji će prikupljati podatke iz softvera za upravljanje projektima. Takvi podaci poboljšat će vašu učinkovitost i obradu.
Najbolje opcije za upravljanje projektima imat će programiranu analizu izravno u softveru, ali možete pronaći i zasebne alternative koje prikupljaju podatke za vas. Rezultat izvješća će vam pokazati vrijeme i novac utrošen za svaki projekt, broj uključenih osoba, potrebnu količinu komunikacije i sve druge informacije koje trebate znati kako bi se pojednostavili procesi i poboljšali rezultati.
Komunikacijski standardi
Prije početka projekta s bilo kojim suradnicima, morate definirati svoje komunikacijske standarde. Većina tvrtki koristi e-poštu za svu komunikaciju, ali to neće raditi za svaku tvrtku i svaki projekt.
Neka vaši suradnici znaju koji kanali trebaju proći kada trebaju postaviti pitanje, sudjelovati na timskim sastancima, raspravljati o kreativnim idejama i komunicirati sa suigračima.
Na primjer, možda ćete željeti da se sva jednostavna pitanja i interakcije tima odvijaju unutar značajke komentara za softver za upravljanje projektima; i svi sastanci tima odvijaju se putem grupnog videochata, kao što je Google Hangout.
Definiranje tih standarda na početku smanjit će izgubljeno vrijeme i pogrešnu komunikaciju te vam pomoći u učinkovitijem radu.
Predlošci
Većina vaših projekata vjerojatno će spadati u iste kategorije. Na primjer, ako ste specijalizirani za SEO, radit ćete s PPC kampanjama, društvenim signalima i sadržajem web-lokacije, po svemu sudeći.
Kako bi se projekti odvijali glatko, možete razviti predloške za svaku od tih kategorija. Može potrajati malo više vremena na početku, ali će se isplatiti kada razni aspekti svakog projekta rade učinkovitije, a posao koji obavljaju članovi vašeg tima zahtijeva manje revizije.
Delegirana odgovornost
Uobičajeno prokletstvo projektnih menadžera je želja da sve učinite sami, jer vjerujete da ćete to moći učiniti kako treba. Obično jednostavno nije moguće sve učiniti sami, a zauzimanje previše će rezultirati lošim kvalitetnim radom dok trčite da završite sve na vrijeme.
Projekt koji je pravilno podijeljen između svakog od članova tima je projekt koji će vjerojatno uspjeti. Samo zapamtite da delegiranje zadatka znači da imate povjerenja u druge članove tima da ispravno obavljaju posao, a to povjerenje morate pokazati provjeravanjem samo povremeno, a ne upravljanjem svim elementima posla.
Delegiranje odgovornosti, a zatim povjerenje članova vašeg tima u izvršavanje zadatka ne samo da će olakšati vaše radno opterećenje, nego će poboljšati radni učinak tijekom vremena.
Definirano vodstvo
Uspjeh većine projekata ovisi o određenom lideru koji posjeduje osobine profesionalca. Ako nemate jasnog vođu, to će uzrokovati zabunu i usporiti proces kako to članovi vaše ekipe provode tijekom donošenja odluka jer nitko nije određen za donošenje konačnih odluka.
Čvrst vođa može u praksi izvesti najbolje ideje članova tima i dostaviti konačnu riječ o projektnim odlukama. Voditelj tima također bi trebao:
- Zagovarajte viziju,
- Dobro komunicirajte,
- Komunicirajte otvoreno i iskreno sa svim suradnicima,
- Izlučivati entuzijazam o projektu,
- Delegat bez mikroupravljanja,
- Pokažite povjerenje i vještine odlučivanja,
- Znati kako riješiti probleme na površini,
- Ponudite povratne informacije i pohvale kada su zaslužene,
- Poslušajte doprinos drugih i potaknite kreativnost i ideje.
Kompetentan vođa je jedan od najvažnijih alata u vašem pojasu upravljanja projektima. S definiranim vođom koji je voljan raditi sa svim vašim suradnicima, uspješno upravljanje projektima nije samo moguće … to je vjerojatno.
Voditeljica fotografije putem Shutterstocka
7 Komentari ▼
