Održavanje minuta tijekom sastanaka za sigurnost vrlo je važno. Osim što vam pomaže pratiti povijest vaše tvrtke, zapisnik se može koristiti i na sudu ako se pokrene bilo kakva tužba protiv vaše tvrtke. Evo koraka za izradu minuta.
Odlučite hoćete li snimiti svoj grubi nacrt zapisnika olovkom i papirom ili prijenosnim računalom. Na kraju, dobro je imati barem dvije kopije zapisnika, u slučaju da jedna kopija nestane ili je slučajno izbrisana.
$config[code] not foundZabilježite datum, mjesto i prisutne članove za svaki sastanak.
Priložite primjerak dnevnog reda svojim zapisnicima. Ako nemate primjerak dnevnog reda, zapišite planirani dnevni red sastanka.
Uzmite u obzir sve glasove, sigurnosna pitanja, prigovore i buduće planove. Ako imate bilo kakvih pitanja o tome što još želite uključiti, ili što je u redu ignorirati, pitajte svog nadređenog.
Ponovno napišite i revidirajte bilješke nakon sastanka i jednostavno upišite ili ispišite čistu kopiju zapisnika.
Čuvajte svoje minute na sigurnom središnjem mjestu. Dobro je spremiti izvorne bilješke, kao i kopije konačnog nacrta zapisnika. Pobrinite se da imate sigurnosne kopije svih digitalnih kopija minuta.
