Za mnoge, pozivanje na sastanak nije poželjna pojava. Na mnogim radnim mjestima radnici provode mnogo vremena na sastancima koji često previše ne postižu ništa. Umjesto da dopustite sastanku da se slažete s ostatkom bezvrijednih - a možda čak i bolnih - sastanaka koje su sudionici možda već iskusili, podijelite ih tako što ćete učinkovito planirati i izvoditi vaš sastanak.
$config[code] not foundPostavi ciljeve. Svi sastanci trebaju imati svrhu. Prije vašeg sastanka, odlučite što želite postići na ovom sjesti. Prilikom sastavljanja cilja napišite sažetu i lako razumljivu izjavu kao što je "Odabir oglasne kampanje za četvrto tromjesečje".
Pripremite dnevni red. Navedite sve teme o kojima želite razgovarati na sastanku redoslijedom kojim želite razgovarati o njima. Dodajte još više jasnoće svom dnevnom redu stavljajući procijenjeno vrijeme uz svaku stavku za raspravu, pomažući vam da osigurate da niste uključili previše stavki.
Podijelite svoj cilj i dnevni red prije sastanka putem e-pošte. Dijeleći i svrhu sastanka i dnevni red s onima koji će doći prije njihovog dolaska, dopuštate im da se mentalno pripreme za sastanak, kao i da im pružite mogućnost da dođu pripremljeni s papirologijom ili drugim materijalima koji su povezani s planiranim. tema.
Uspostavite uloge. Odaberite osobu koja će služiti kao tajnica i zamolite tu osobu da vodi bilješke tijekom sastanka. Dodijelite drugom sudioniku sastanka da djeluje kao čuvar vremena. Ovaj pojedinac će paziti na sat i pomoći vam da pratite planiranu raspodjelu vremena za svaku točku dnevnog reda. Proglasite se moderatorom sastanka i preuzmite zadatak da pravovremeno i učinkovito prolazite kroz stavke dnevnog reda.
Ponovite kontrolu sastanka ako vam iskoči iz ruke. Osobito ako sudionik na vašem sastanku ima tendenciju da vodi sastanke na pogrešan način, od vitalne je važnosti da iskoristite svoju moć kao vođa sastanka i održavate sjednicu na kursu. Da biste to učinili učinkovito, pristojno podsjetite pojedinca na pokušaj otmice sastanka razloga za sastanak i zamolite ga da spasi svoje zabrinutosti za raspravu kasnije.
Dodijelite zadatke. Dok se krećete kroz raspravu i odlučujete o stvarima koje su vam potrebne, dodijelite ih na licu mjesta. Također postaviti rok za završetak svakog zadatka, poboljšavajući šanse da se zadatak zapravo dobije. Zamolite pojedinca da uzme sastanak sa zapisnikom da ispiše ove zadatke.
Završite sastanak na vrijeme. Ako dopustite sastanku da prođe planiranu završnu točku, vjerojatno ćete otkriti da mnogi sudionici mentalno provjeravaju sjesti. Ako dođete do kraja svog dodijeljenog vremena i još imate pitanja za raspravu, upišite ih na kasniji datum iz poštovanja prema onima koji su dali svoje vrijeme da prisustvuju sastanku.
Dijeljenje minuta nakon sastanka. E-poštom pošaljite zapisnik sastanka s zahvalom sudionicima na suradnji i predanosti s 24 sata nakon završetka sastanka. Ako ste tijekom sastanka dodijelili mnogo zadataka, uključite i pristojan podsjetnik da sudionici prate dodijeljene stavke.
