Karijera konferencijskog planera nudi vam mogućnost da putujete na zanimljive destinacije dok radite na širokom rasponu poslovnih aktivnosti. Možete raditi kao interno osoblje za korporaciju, neprofitnu organizaciju ili tvrtku za sastanke i događaje ili se baviti trgovinom kao neovisni konzultant. Veći dio rada konferencijskog planera dolazi nakon planiranja događaja; organizacija i pažnja na detalje su ključne osobine uspješnih profesionalaca na sastancima.
$config[code] not foundPlaniranje
Organizatori konferencije pomažu u razvoju sastanaka, čak i kada klijent ima detaljne ideje. Na prvom sastanku planiranja, planer raspravlja o ciljevima klijenta; ti ciljevi mogu uključivati stvaranje profita, stvaranje pogodnosti za regrutiranje i zadržavanje članova ili nagrađivanje aktivnih članova ili ključnih profesionalaca u industriji s govornim mjestima. Tim za planiranje raspravlja o mjestima koja bi mogla privući najviše sudionika, najbolje datume, temu sastanka, povijest prošlih događaja, dnevni red i logističke potrebe.
Proračun
Nakon početnog sastanka, konferencijski planer kreira prvi nacrt proračuna, uključujući detaljne projekcije prihoda i rashoda. Kada klijent odobri proračun, planer kreće naprijed s pregovaranjem i rezerviranjem mjesta održavanja, kao i s dobavljačima i dobavljačima. Pregovaranje cijene soba, naknade za ugostiteljstvo, audio-vizualne cijene i drugi troškovi ključna je odgovornost planera konferencije. Sposobnost pronalaženja najboljih ponuda i smanjenja tih troškova ključna je prodajna točka za mnoge profesionalce na sastancima. U nekim slučajevima, planer je ovlašten potpisivati ugovore u ime klijenta; u drugim slučajevima, planer ih priprema za pregled i potpis klijenta.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingLogistika
Kada su ugovori uspostavljeni, planer upravlja mnogim detaljima vezanim uz konferenciju. To uključuje marketing, registraciju, izradu bedževa, rezerviranje soba za zvučnike, prodaju reklama, separea i sponzorstva, uređenje hrane i pića, stvaranje aktivnosti za djecu i supružnike te organiziranje događanja izvan terena kao što su golf i teniski turniri. Ovaj rad zahtijeva značajan nadzor i praćenje, s detaljnim radom primarne odgovornosti planera konferencije. Na primjer, zaboraviti naručiti značke može oštetiti cijeli sastanak.
Izvršenje
Tijekom događaja, konferencijski planer je često na licu mjesta, pojavljujući se rano kako bi se sastao sa osobljem web-lokacije. Planer nadgleda postavke prostorija za seminare, prostorije za izložbeni prostor, registracijski stol i prostore za jelo i bilježi sve pošiljke do mjesta održavanja. Planer konferencije mora biti dostupan u svim satima kako bi riješio sve probleme koji se pojavljuju. Iskusni projektanti uvijek imaju spremne rezervne planove u slučaju problema. Ako klijent plaća hranu i piće prema broju polaznika, planer potvrđuje brojeve prisutnosti s voditeljem cateringa na svakom događaju.
Follow Up
Nakon događaja planer pregledava sve što se dogodilo tijekom konferencije i priprema izvješće nakon konferencije. Planer pregledava i odobrava sve ugovore, anketira sudionike i sastavlja rezultate, te šalje račune za sve kabine, oglašavanje, sponzorstva ili registraciju koje još nisu prikupljene. Važno je napomenuti da se planer sastaje s klijentima kako bi razgovarao o njihovoj procjeni događaja.
