Memorandum je jedan od najčešćih načina komuniciranja sa svojim suradnicima i nadređenima. Uzimajući svoju točku na jasan i koncizan način i koristeći odgovarajući ton, najvažnije je uzeti u obzir prilikom pisanja dopisa. Ponekad će se ton koji ćete upotrebljavati na među-uredskim zapisima mijenjati ovisno o osobi kojoj pišete, ali memorije za voditelje odjela uvijek trebaju održavati ozbiljan i poštovan ton.
$config[code] not foundIzradite naslov. Naslov bilješke je odjeljak s četiri retka koji sadrži redak "do" (upišite ime glave vašeg odjela i naziv radnog mjesta), redak "od" (vaše ime i naslov), "datumska linija" i "subjekt". Svi zapisi koriste ovu vrstu naslova.
Napišite uvod u svoj dopis. Ovo je pregled onoga o čemu je memorandum. Recite zašto pišete bilješku, bilo koju specifičnu akciju koju sugerira vaš dopis i kontekst onoga što vas je navelo da napišete svoj dopis.
Napišite tijelo podsjetnika. Ovdje objašnjavate informacije koje ste dotakli u svom otvaranju. Želite uključiti bilo koju informaciju koja podržava glavnu svrhu vašeg dopisa.
Napišite zaključak. Završnica memoranduma sažeto sažima dopis, kao i razgovore o mogućnosti daljnjeg sastanka.
Dodajte privitke. Na podsjetnike poslane e-poštom, možete elektronički priložiti sve potrebne materijale. Na papirnatim zapisima želite fizički pričvrstiti dodatne materijale. Svakako spomenite svoje privitke negdje u svom dopisu. Ako želite, možete uključiti odjeljak privitaka na kraju podsjetnika.
Savjet
Neki podsjetnici mogu biti vrlo kratki. Neka specifična situacija diktira koliko pišete. Uvijek pamtite svoju publiku prilikom pisanja podsjetnika. U ovom slučaju publika je vaš voditelj odjela. Nemojte pisati ništa što ne biste rekli nekom od svojih nadređenih.
