Memorandum ili dopis je dokument koji se koristi za komunikaciju unutar organizacije. Ova vrsta dokumenta obično komunicira probleme ili obavijesti članovima organizacije, uvjerava druge da poduzmu mjere ili traži povratnu informaciju. Memorandumi su nužno kratki i sažeti i slijede određeni format. Gotovo svako profesionalno područje koristi memorandume za komunikaciju; učenje profesionalnog pisanja često je važno za profesionalni uspjeh.
$config[code] not foundPribilježite opću ideju vašeg dopisa i ciljanu publiku prije pisanja aktualnog dokumenta. Razmatranje publike vrlo je važno za pisanje dopisa. Na primjer, ako problem obuhvaća samo malu skupinu ljudi, ne obraćajte se memorandumu cijeloj organizaciji. Razmotrite jezik koji odgovara publici. Možda ćete htjeti prenijeti poruku drugačije nego nadređenima.
Ispunite zaglavlje. Svi podsjetnici trebaju imati iste dijelove. Prvo, odjeljak "Za" sadržavat će naziv prijemnika. Na primjer, "Za: John Smith" ili "Za: Smith Co. Osoblje" će raditi u "To:" liniji. Ispod retka “To:” popunite redak “From:” s vašim imenom. Izravno ispod retka "Od:" nalazi se odjeljak "Datum:" s datumom pisanja bilješke. Mjeseci su često skraćeni; Veljača postaje "veljača". Na kraju, uključite redak "Predmet:" s određenim naslovom koji će ukazivati na to što je memorandum.
Sljedeće napišite poruku; cilj za više od jedne stranice. Vaša prva rečenica treba jasno naznačiti svrhu i kontekst dopisa. Zatim, ako je prikladno, ukratko objasnite pozadinu događaja, situacije ili okolnosti predmeta dopisa. Slijedite, objasnite točno što želite ili očekujete od onih koji primaju dopis. Ako je vaš dopis nužno dulji od stranice, možda ćete htjeti uključiti kratak sažetak sažetka na kraju poruke radi jasnoće.
Zatvori s pristojnim završetkom. Svakako zahvalite primateljima na vremenu koje ste proveli u čitanju dopisa i pozovite raspravu ili komentare o sadržaju samog dopisa.
Nakon završetka uključite redak "Priloženo:" ako želite priložiti dodatne dokumente s dopisom. Ukratko navedite naslov priloga u ovom retku kao što je "Prilog: Nastavi".
Pregledajte svoj dopis kako biste izrezali bilo kakve informacije koje su suvišne i pojednostavite pojedine rečenice. Cilj dopisa je kratkotrajnost.
Provjerite svoj dopis za pravopisne i gramatičke probleme. Memorandumi se obično smatraju profesionalnim dokumentima. Nepažnje greške i nepažnja prema gramatici mogu se loše odraziti na pisca.
