Korporativni zapis služi kao službeni dokument sastanka tvrtke. Ispravno vođenje zapisnika nudi objektivan sažetak postupaka odbora i odbora, dok služi kao dokaz o usklađenosti s regulatornim i fiducijarnim obvezama.
Prvo ispunite osnovne podatke
Bilježite bitne činjenice u prvom stavku, Zabilježite kada i gdje se sastanak dogodio i koliko je trajao, kao i prisutnost ili odsutnost kvoruma. Identificirajte sve sudionike, počevši od članova odbora i direktora. Naznačite ih ako ih nema. Zabilježite imena članova osoblja ili gostiju na zasebnoj liniji. Također, navedite je li događaj bio redovan ili poseban sastanak.
$config[code] not foundIdentificirajte ključne radnje
Posvetite po jedan paragraf za svaki prijedlog, počevši s odobrenjem posljednjeg sastanka. Identificirajte tko je podnio zahtjev i ishod, ali ne brinite o imenovanju onih koji su podnijeli zahtjev. Ako je glasovanje po pozivu, navedite ime svake osobe. Svakako zabilježite prijedloge riječi po riječ.
Savjet
Ako niste sigurni tko je podnio zahtjev, ne bojte se pitati. Međutim, ako ne razumijete određenu točku, istaknite je na vašem steno padu - ili grube bilješke na vašem prijenosnom računalu - kako biste kasnije o tome mogli pitati predsjednika.
Sažmite bitne točke
Stisnite duge rasprave, Način na koji članovi odbora odlučuju o nekom pitanju važniji je od metoda koje su koristili za postizanje konsenzusa o tome. Ako regulatorne ili fiducijarne obveze zahtijevaju bilježenje određenih informacija, samo zabilježite čimbenike koji su utjecali na određeno glasovanje, kao što je rasprava o prijedlozima za i protiv.
Savjet
Koristite ključne riječi, gdje god je to moguće, kako biste lakše snimali bilješke. Pišite ključne riječi na lijevoj strani svog steno bloka, ako ga koristite. Napravite bilješke o svakoj ključnoj riječi na desnoj strani.
Snimanje neuspjeha i suzdržanih glasova
Identificirajte događaje kao što su neslaganja ili suzdržavanje kada članovi odbora ili direktori žele da se ta stajališta zabilježena u zapisniku ili proceduralna pravila to zahtijevaju. Na primjer, član možda neće moći glasovati o nekom pitanju zbog stvarnih ili percipiranih sukoba interesa. U tom slučaju, vi ćete napisati: "Član upravnog odbora X bio je oslobođen razgovora ili glasovanja o prijedlogu Y."
Savjet
Izbjegavajte detaljne bilješke za izvršne sjednice, ako odbor pozove jednu. Jednostavno imajte na umu sudionike, kao i datum, vrijeme, mjesto i trajanje.
Pregledajte svoj rad
Pročitajte i ispravite nacrt zapisnikapo mogućnosti nakon sastanka, a zatim ih predati predsjedavajućem na pregled. Nemojte poticati veće uređivanje jer to može ugroziti točnost vašeg rada. Potpišite i napišite svoje minute nakon što ih odbor odobri. Priložite ih svim originalnim potpisanim kopijama izvješća odbora, prepiske i pisanih izvješća. Unesite službenu kopiju u zapisnik organizacije.
Savjet
Nakon što članovi odbora i direktori dobiju zapisnik, nije potrebno uključiti priloge. Umjesto toga, sažmite ih u svojim zapisnicima.
Upozorenje
Suzdržite se od korištenja emocionalnog ili osuđujućeg jezika u svojim zapisnicima. Održavajte svoj stav kao neutralnog promatrača.
