Na ovaj dan elektroničkog ureda moguće je uzeti koncept podnošenja papira zdravo za gotovo. Razvijanje učinkovitih pravila za podnošenje ureda može pomoći u očuvanju dostupnosti važnih dokumenata i lakšeg pronalaženja aktivnih dokumenata. Bez obzira na to koliko se dokumentacije obavlja na računalima, uvijek će postojati određeni iznos koji treba ispisati i upisati rukom. Nastavite s podnošenjem ureda i možete pokrenuti učinkovitiji ured.
$config[code] not foundOdgovornost
Bez obzira na to koliko je detaljna politika podnošenja ureda, netko mora biti odgovoran za provedbu politike na dnevnoj bazi kako bi ona bila učinkovita. Delegiranje ovlaštenja za podnošenje može varirati ovisno o količini podataka koji se trebaju podnijeti, složenosti sustava arhiviranja i učestalosti pronalaženja informacija koje treba ponovno podnijeti.
Uz dobru politiku podnošenja, podnošenje treba izvršiti samo odgovorna osoba. Ako bilo tko drugi ukloni dokument, trebalo bi postojati pravilo da se dokument stavlja u košaru "u" koju podnosi odgovorna strana. Ako postoji nekoliko osoba koje su odgovorne za podnošenje, trebate stvoriti sustav u svakoj mapi u kojoj posljednja osoba koja je nešto podnijela mora potpisati svoje inicijale. Kako bi se održao dobar sustav arhiviranja, odgovorne osobe moraju biti odgovorne.
Kodiranje boja
Prema PowerHomeBiz.com, jedan od načina za održavanje vaših datoteka je njihovo kodiranje u boji. Možete obojati datoteke koda pomoću naljepnica s obojenim karticama ili možete kupiti fascikle različitih boja koje ćete koristiti u svojim ormarima.
Kada se odvojite po boji, možda je učinkovitije koristiti sustav kodiranja boja za sveobuhvatnije naslove, a zatim i drugi sustav za podnaslove. Na primjer, svi financijski dokumenti mogu se staviti u zelene datoteke, ali dokumenti koji se odnose na porezne podatke imat će svoj vlastiti sustav. Eksperimentirajte s kodiranjem boja svoj sustav kodiranja boja. Zelene mape mogu se koristiti za financijske dokumente, ali crvene naljepnice mogu se staviti na porezne podatke.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingAktivno i arhiviranje
Vaše najčešće korištene datoteke bit će one koje bi se trebale smatrati aktivnima, a one na koje se neće redovito upućivati mogu se arhivirati. Aktivni datotečni sustav je dinamičan i ostavlja prostor za proširenje i dodavanje. Kada se dokument smatra izvan svoje aktivne faze, premješta se u arhiviranje. Neka vaše aktivne datoteke budu dostupne za one koji će ih trebati, i budite spremni organizirati svoje aktivne datoteke svaki dan.
