Zapisnik sa sastanka udruge ili organizacije službeni je zapisnik o djelovanju upravnog odbora grupe, ali nije zamišljen da bude sveobuhvatni transkript. Previše detalja može predstavljati zbunjujuću sliku o tome što je sastanak postigao i poziva na pogrešno tumačenje. Ključ za pisanje odgovarajućih zapisnika sastanka je da bude koncizan i točan te da slijedite standardne prakse.
$config[code] not foundZapočnite minute s nazivom organizacije i zabilježite datum sastanka i njegovu lokaciju. U zapisniku treba navesti sve prisutne članove odbora, nazočnost kvoruma i vrijeme sazivanja sastanka. Tajnik također treba zabilježiti vrijeme kada članovi odbora dolaze sa zakašnjenjem ili odlaze rano da bi imali jasan zapis o tome tko je bio prisutan kada su glasovali.
Pratite dnevni red da biste označili stavke koje se pojavljuju na prvom mjestu, kao što su ispravci i dopune zapisnika prethodnog sastanka, prihvaćanje izvješća blagajnika ili prezentacija izvješća odbora koje ne zahtijevaju daljnje djelovanje. Za pisana izvješća kao što je ažuriranje od blagajnika, jednostavno priložite izvješće zapisniku. Za usmena izvješća ukratko sažmite.
Zabilježite suštinu aktivnosti koje odbor poduzima, ali ne i tekući dijalog razgovora između članova odbora. Kada se podnese prijedlog, zabilježite tko je podnio prijedlog i tko je ustupio, kao i ishod glasovanja. Imajte na umu druge radnje poduzete na sastanku koje nisu predmet glasovanja, kao što je predsjednik odbora koji dodjeljuje zadatke za predstojeći događaj udruge, članovi odbora volontiraju za članstvo u odborima i rasprave o budućim aktivnostima. Zapisnik treba sadržavati sažeti sažetak svake druge rasprave.
Sumirajte pitanja postavljena u okviru točke dnevnog reda za "novo poslovanje". Iako bi novi posao mogao biti bilo što, zapisnik bi trebao uglavnom odražavati predmet koji je pokrenuo, tko ga je podigao, i bilo koju direktivu predsjednika ili odbora za rješavanje tog pitanja ili “pogleda u nju. "
Završite zapisnik s datumom, vremenom i mjestom sljedećeg sastanka. Podnesite zapisnik po nalogu predsjednice odbora ili predsjednika, kao što je on-line ili u određenom kabinetu za spise.
