Kako prihvatiti zapisnik na sastanku

Uzimanje zapisnika na sastanku je djelotvoran i koristan način uočavanja točaka djelovanja, odluka i upita koje treba riješiti tijekom poslovnog sastanka na kojem ljudi mogu biti previše uključeni u raspravu kako bi vodili bilješke. Obično postoji određeni zapisničar, čiji je zadatak voditi bilješke tijekom sastanka, organizirati ih u čitljivom obliku i izdati ih sudionicima nakon završetka sastanka. Na službenim sastancima, zapisnik prethodnog sastanka mora biti dogovoren i prihvaćen u transkript trenutnog zapisnika sa sastanka sudionika sastanka.

$config[code] not found

Prihvaćanje minuta

Utvrdite je li na tekućem sastanku prisutan kvorum. Kvorum se definira kao minimalni broj članova potreban za odobravanje prijedloga i donošenje konačnih odluka sukladno podzakonskim aktima udruge ili grupe. Bez kvoruma ne može se održati službeni sastanak.

Pročitajte, ili imate tajnicu udruge, odbora ili grupe, pročitajte zapisnike naglas iz prethodnog sastanka, primjećujući prisutne i sve akcije koje su se dogodile.

Razgovarajte o zapisnicima s prethodnog sastanka, ispravite prije odobrenja. Rasprava treba biti stvarna i prijateljska, a ne otvaranje starih rasprava ili sukoba.

Poziv za podnošenje zahtjeva s poda. Predsjednik ili predsjednik upravnog odbora, skupine ili sastanka traži da se prihvati zapisnik prethodnog sastanka kao pročitan ili s promatranim promjenama. Prijedlog može podnijeti bilo koji član biračkog odbora i morat će ga netko drugi angažirati. Prethodne minute moraju biti prihvaćene prije nastavka trenutnog sastanka.

Zamolite sve sudionike da glasaju za prihvaćanje zapisnika. To se postiže kroz pokazivanje ruku, glasom ili od strane predsjedavajućeg koje svakog od sudionika pita pojedinačno. U zapisnik trenutnog sastanka zabilježite da je prethodna poruka prihvaćena.

Uzimanje zapisnika

Nabavite primjerak dnevnog reda sastanka, kako biste utvrdili što će se raspravljati. Time će se prikazati tijek minuta koji će se uzeti. Prema Robertovom pravilniku o redu, kao točka dnevnog reda, prethodni zapisnik sastanka mora se pročitati i prihvatiti prije početka sastanka.

Sjednite uz osobu koja predsjedava sastankom radi pojašnjenja tijekom sastanka. Upotrijebite magnetofon kako biste snimili zbornike i potvrdili bilješke nakon završetka sastanka.

Napišite naziv zapisnika, bilježeći datum, vrijeme i mjesto sastanka, kao i imena svakog sudionika sastanka.

Vodite bilješke dok se sastanak nastavlja, bilježeći svaku točku dnevnog reda o kojoj se raspravlja. Zabilježite imena onih koji daju prijedloge, kao i da li su usvojeni ili odbijeni. Zapišite kako je ta odluka donesena, bilo kroz šake ili neku drugu metodu.

Prelistajte bilješke sastanka što je prije moguće nakon završetka sastanka, dok su rasprave još uvijek svježe.

Upotrijebite predložak s prethodnih sastanaka da biste zapisali trenutne minute. Ako nema prethodnih minuta, izradite predložak, jasno navodeći naziv sastanka, datum i nazočne.

Jasno prikažite sve donesene rezolucije, s detaljima o tome što je ta rezolucija.

Priložite dodatne dokumente predstavljene tijekom sastanka kako biste ih u zapisnik uključili kao dodatak.