Ako ste jedan od milijuna zaposlenika koji u prosjeku provode 21% svog vremena na sastancima, znate da oni oduzimaju puno vremena i često ometaju vaš dnevni popis obveza.Možda ih nećete moći otkazati (iako neke tvrtke ciljaju na dane bez sastanaka), ali ih možete učiniti produktivnijim. Evo kako voditi sastanak na kojem vaši suradnici neće spavati ili gubiti vrijeme.
$config[code] not foundPostavite dnevni red
Zvuči jednostavno, zar ne? Ali ako nemate popis stavki određenih stavki, postoji dobra šansa da će sastanak skrenuti s teme i razgovori će se okretati bilo čemu, od rezultata igre do sitnih pritužbi. Preuzmi kontrolu slanjem dnevnog reda sudionicima prije vremena. Zamolite sve da dođu spremni da se pozabave uključenim stavkama, a također pružite priliku sudionicima da dodaju stavku dnevnog reda u posljednjem trenutku ako smatraju da je to apsolutno ključno za raspravu.
Zamolite sve da doprinesu
Uz postavljanje dnevnog reda i traženje da se svi pripreme, napravite dodatni korak i dodijelite svakome specifične dužnosti. To bi moglo biti tako jednostavno kao da svatko provede jednu minutu na početku prezentirajući najvažnije točke svog rada / tima u posljednjem tjednu ili mjesecu. Za sastanke koji se bave tekućim projektima, svatko bi trebao doći spreman za raspravu o nalazima ili ponudama popravaka. Na primjer, jednom sam radio za tvrtku u kojoj su zaposlenici napravili nered u kuhinji i nijedan broj podsjetnika od HR-a nije riješio problem. Upravni je tim sazvao sastanak kako bi razgovarali o rješenjima. Rečeno nam je da dođemo s barem dvije ideje. Tako smo mogli razgovarati kroz konkretne ideje i odlučili se za prva dva. Kao dodatni bonus izvršili smo zadatak za 45 minuta umjesto punog sata koji je bio dodijeljen.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingOstavite prijenosna računala na stolu
Osim ako vodite sastanak i dajete nevjerojatnu prezentaciju (ne još jedan PowerPoint, molim vas), odbacite prijenosno računalo. Stručnjaci objašnjavaju kako buljenje u naše zaslone ometa interakciju i empatiju, što otežava postizanje konsenzusa. Osim toga, ometanja troše vrijeme i čine te sastanke duljim nego što je potrebno. Ako želite uzeti bilješke, koristiti olovku i papir, studije su otkrile da ljudi koji zapisuju stvari na starinski način zapravo zadržavaju više informacija.
Držite popis sudionika kratkim
Ne trebate unos cijelog tima u ranim fazama planiranja. Iako ne želite izostaviti ljude koji su kritični za taj proces, ne trebate ni 50 ljudi. Odlučite o ključnim dionicima za svaki sastanak. Ako je riječ o dugoročnom projektu, ti će se dionici pomaknuti s projektom, ali postavite sebi sljedeća pitanja prije slanja pozivnice: Je li osoba stručnjak za određenu temu, donose li proračun ili financijske odluke i jesu li potrebni u ovoj fazi procesa? Zapamtite, samo zato što netko nije dio sastanka ne znači da ne bi trebali biti ažurirani. Dodijelite određene osobe za razmjenu informacija izvan osnovne grupe kako biste osigurali da se timovi ne osjećaju kao da su ostavljeni u mraku.
