Ostati organiziran je temeljna u osiguravanju ureda radi glatko. Kao izvršni pomoćnik, često se nastoji održati ured učinkovitim, a ako niste spremni, stvari mogu postati naporne. Od vas se traži da obavljate zadatke na dnevnoj, tjednoj i mjesečnoj osnovi. Bez organizacije, lako je zbuniti se i zaboraviti važne rokove.
Učiniti područje
Odredite dio svog stola kao područje za obavljanje posla umjesto da imate ljepljive bilješke i papir posvuda. Stavite stavke u kutiju ili mapu na svoj stol i povremeno ih provjerite tijekom dana. Kako su zadaci dovršeni, uklonite stavke iz stola u "gotovu mapu" ili u kutiju za podnošenje. Na početku svakog dana napravite kompletan popis zadataka za taj dan i stavite ga u mapu "obveza". Uklonite zadatke nakon što su dovršeni. Dodajte zadatke dok oni dolaze k vama i na kraju dana provjerite je li sve dovršeno.
$config[code] not foundPostavite dane
Odredite dane za tjedne zadatke. "Možete urediti svoj tjedan kako biste u svakom slučaju znali što ćete raditi", kaže Victoria Moran iz časopisa OfficePRO. Na primjer, odaberite srijeda kao dan uništavanja i držite papire koji se trebaju uništiti u kutiji dok ne dođe vrijeme. Ili petak u gotovini. To također može raditi s dnevnim aktivnostima. Moran predlaže vraćanje glasa i e-pošte u određeno vrijeme dnevno. (REF1) Na taj način nećete morati zaustavljati ono što često radite tijekom dana.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingKodiranje boja
Pomoću kodiranja u boji možete organizirati što treba učiniti i kada. "Uvijek razmislite o tome koje zadatke obavljate i koliko često ih izvodite", kaže Judith Allen iz Admin Secrets. (REF2) Kod tjedno zadavanje jedne boje kao što je crvena; dajte dnevne zadatke plavom, mjesečne zadatke žute i tako dalje. Postavite zadatke u mape s kodovima, a zatim uzmite svoj kalendar i označite što treba učiniti s obojenim kvadratom iza njega. U elektroničkim kalendarima upišite riječi u bojama zadatka ako ne možete izraditi okvir.
Udio odgovornosti
Dijeljenje odgovornosti je bitan dio organiziranja. Možda vam se čini teško jer ste osoba kojoj je većina zadataka delegirana, ali to se može učiniti. Ponekad, pravovremenost vašeg zadatka ovisi o djelovanju vaših nadzornika i suradnika. Ako ste zaduženi za bilanciranje knjige, dajte svojim suradnicima rok za preokret u svojim knjižicama. Neka i oni odjave svaki ček koji uzmu iz knjige. Ako šef ide na putovanje, neka on zapiše ili da popis onoga što treba učiniti. Zatim mu dajte kopiju popisa kako biste bili sigurni da ste oboje na istoj stranici. Također, dajte suradnicima posebne mape za pretvaranje svih sitnih novčanih računa u jednu mapu. Na taj način nećete morati ići loviti nekoga kad je vrijeme za pomirenje ladice.
