Žongliranje nekoliko različitih projekata i rad na brojnim rokovima odjednom može biti zastrašujuće. Dobro upravljanje vremenom i organizacijske sposobnosti su ključne ako želite uspješno upravljati prioritetima uz ograničavanje uskih grla i stresa. Morate učiniti da vrijeme radi za vas odbijajući ga rasipati. Pratite više projekata, bez obzira na vašu industriju, koristeći nekoliko jednostavnih, sveobuhvatnih tehnika.
$config[code] not foundUklonite čimbenike okoliša koji obično dovode do gubitka vremena. Web stranica Efektivno vrijeme za upravljanje Savjeti napominje da su tri uobičajena, ali rješiv gubitak vremena faktori okoliša su e-mail obavijesti, igranje telefonske oznake i čuvanje neuredan radno područje. Isključite obavijest e-poštom kada upravljate s više projekata. Umjesto toga, provjerite e-poštu u određeno vrijeme, primjerice, svaka dva sata. Time se izbjegavaju propusti u koncentraciji i osigurava da ostanete na vrhu svega važnog. Izbjegavajte ostaviti bezbroj neinformativnih poruka "molim vas nazovite me" na telefonima s odgovorima. Umjesto toga, ostavite dulje poruke objašnjavajući točno ono što trebate. To daje osobi više da ide na i oslobađa više vremena za vas da upravljate drugim projektima. Neuredna radna mjesta znače vrijeme koje se može potrošiti na upravljanje vašim prioritetima. Čak i kada ste zauzeti, uđite u naviku da imate dodijeljeno mjesto za sve i izbjegavajte da se smeće oko vas nagomila.
Dati prioritet projektima i rokovima. Čim stigne novi projekt, zabilježite krajnji rok i glavne zahtjeve. Razmotrite gdje se novi projekt uklapa u druge na kojima već radite. Možda ćete morati odmah obratiti pozornost na to. Ili ćete možda morati istovremeno raditi na nekoliko projekata. Napravite redovne popise kako biste pratili što je potrebno i kada. Ako imate osnovni pisani pregled svega što je potrebno, bit će lakše prepoznati što treba prvo učiniti i učinkovito odrediti prioritete zadataka. Uzmite si vremena da često ponovno procijenite svoje prioritete jer se oni mogu promijeniti. Budite spremni biti fleksibilni kako biste se lako mogli prilagoditi promjenjivim okolnostima.
Razdvojite svaki projekt u upravljive zadatke veličine "ugriza". To će ograničiti osjećaj preopterećenosti prevelikim poslom. Možda ćete otkriti da različiti projekti imaju slične komponente. U ovom slučaju ima smisla kombinirati ove slične zadatke. Na primjer, ako trebate pronaći slike iz baze podataka za više od jednog projekta, učinite to u isto vrijeme i uštedite vrijeme za kasnije vraćanje u bazu podataka.
Promijeni projekte. Ako imate mnogo prioriteta kojima se bavite i nalazite se "zaglavljeni" ili frustrirani, pokušajte skrenuti pozornost na drugi projekt. Dajući odmoru od onoga s čime se bore i baveći se nečim drugim, po mogućnosti s različitim vještinama, odmah ćete smanjiti razinu stresa. Pogled na izvorni projekt s "svježim parom očiju" kasnije će vas također potaknuti da smislite nova rješenja o kojima prije niste mislili u vašem frustriranom stanju uma.
Uzmite kratke stanke. Iako možete misliti da ste sve više učinili, rad na zemlji ili zaboravljanje jesti cijeli dan ne pridonosi uspješnom upravljanju višestrukim projektima i dugoročnim rokovima. To je rekao, ako ste "na roli", vjerojatno je najbolje to izvesti i iskoristiti sve do sljedeće prirodne pauze u vašoj produktivnosti. Ustanite i redovito se protezajte i prakticirajte tehnike za smanjenje stresa kao što je vježba dubokog disanja ako se osjećate preplavljeni.
