Način na koji pismo počinje diktira njegov ton. Formalna pisma razlikuju se od osobnih u smislu da se koriste prvenstveno u profesionalnom kontekstu. Namjera formalnog pisma može varirati, ali ono što je uvijek poželjno je da vi kao pisac ozbiljno shvatite i sebe i primatelja pisma. Postoji skup konvencija koje se odnose i na jezik i na format koji ovu informaciju stavlja na raspolaganje.
$config[code] not foundRazmislite što želite reći. Jasno izražavanje i sažeto pokazuje osobi koja prima pismo da ste sigurni u ono što govorite. Također pokazuje da ste pažljivi prema vremenskim ograničenjima u kojima će vjerojatno biti. Napišite nacrt pisma, istaknite ono za što vjerujete da su najvažnije informacije i tražite da ga izrazite na najjednostavniji i najizravniji mogući način.
Uključite računalo i otvorite program za obradu teksta. Pišite fontom Times New Roman veličine 12 i koristite razmak između redaka. Opravdajte tekst desno tako da u gornjem desnom kutu stranice možete upisati svoje podatke za kontakt: ime u jednom retku i adresu preko tri retka. Zatim dodajte dodatne podatke za kontakt, poput telefonskog broja ili adrese e-pošte, pazeći da svakom zasebnom kontaktu date vlastiti redak u tekstu. Ostavite prazninu od jednog retka i napišite datum.
Ostavite razmak od dva do tri retka i opravdajte tekst lijevo. Započnite pismo s "Draga", a zatim naslov osobe: Gospođa, gospođa, gospodin ili dr., A zatim njihovo ime i zarez. Ako ne znate tko će primiti pismo, "Dragi gospodine ili gospođo", može se upotrijebiti ili "Kome se to tiče." Dvaput pritisnite tipku Enter na tipkovnici, ostavljajući redak ispred tijela slova, što čini slovo čitljivijim.
Idite ravno do točke. Ako ste upoznali osobu kojoj upućujete pismo, uobičajena je praksa da je obavijestite gdje se nalazi; "Draga gospođo X, upoznali smo se na konvenciji kistova u Tuscaloosi." U suprotnom, najbolje je izravno pristupiti informacijama koje želite prenijeti ili na koje ste odgovorili. Ovdje upućujete na svoj početni nacrt: naručite sadržaj svog pisma oko važnosti informacija koje imate, tj. Najprije stavite najhitniji problem i stavite preostale probleme u red prioriteta. Gore opisane konvencije formalnosti omogućuju čitatelju da zna vrstu pisma koje prima, tako da nema potrebe za dugom preambulom.
Savjet
Zamislite da primate pismo koje pišete. Što bi vas obavijestilo da je pismo formalno?
Korištenje zaglavlja daje slovo više gravita i može uštedjeti vrijeme na nevjerojatnom uređivanju.
Upozorenje
Nakon što ste slijedili konvencije za početak formalnog pisma, ne dopustite da vaš jezik postane neformalan, jer će to za čitatelja biti zbunjujuće.
