Komunikacija na radnom mjestu adresirana na "datoteku" mora se pridržavati procesa i strukture zapisa o zaposlenju, kao i osnovnog formata za poslovnu korespondenciju. Sažeci datoteka namijenjeni su dokumentiranju takvih radnji kao što su promjene osoblja ili odluke o zapošljavanju. Također, one čuvaju činjenice i okolnosti vezane uz ljudske aktivnosti i istrage na radnom mjestu.
Primatelj
Iako je vaš memorandum namijenjen dokumentiranju datoteke, još uvijek postoje adresati koji trebaju izravno primiti primjerak komunikacije. Na primjer, ako dokumentirate datoteku zaposlenika o njenom razmatranju za promaknuće, možda ćete htjeti uključiti njezinu trenutnu supervizoricu i nadzornicu kojoj će se prijaviti u novoj ulozi. Osim toga, pružite zaposleniku kopiju dopisa.
$config[code] not foundOsjetljive informacije
Zapisi o radnim mjestima o osjetljivim informacijama trebaju biti upućeni samo onima koji imaju potrebu za znanjem, a memorandumi trebaju biti jasno označeni "povjerljivo" ako sadrže informacije koje se ne smiju raspravljati između HR-a i nadzornika zaposlenika. U nekim slučajevima, podsjetnici koji se šalju o osjetljivim pitanjima uopće se ne smiju smjestiti u datoteku zaposlenika. Na primjer, u slučajevima istraga na radnom mjestu, kao što je seksualno uznemiravanje, dopis u arhivu ulazi u istražni spis, a ne u osobni dosje zaposlenika.Podsjetnici u istražne svrhe ostaju povjerljivi i dostupni samo osoblju koje treba znati, kao što su osoblje za ljudske resurse, rukovoditelji i vlasnici tvrtki ili pravni savjetnici.
Sadržaj bilješke
Osim ako je ovaj dopis dio tekuće korespondencije, možda ćete morati opisati okolnosti ili objasniti razlog svoje dokumentacije. Ako se radi o osoblju - osim o istrazi - započnite dopis s imenom zaposlenika, njegovom odjelom, položajem i dužinom zaposlenja. Na primjer, ako sumirate zahtjev zaposlenika za prijenosom, vaš prvi odlomak treba sadržavati relevantne informacije, kao što su položaj zaposlenika i položaj ili odjel za koji je zatražila prijenos. Memorandum će također sadržavati pojedinosti o tome je li njezin zahtjev za prijenos odobren, razmotren ili odbijen.
Distribucija i arhivi
Ako pišete u datoteku zaposlenika, kopija dopisa trebala bi ići u datoteku HR opće korespondencije kao dio popisa za raspodjelu. Osim toga, zaposlenik dobiva kopiju, kao i druge osobe koje mogu biti upoznati s informacijama zaposlenika, osim ako je dopis dio povjerljive istrage na radnom mjestu. U tom slučaju samo HR i osoblje koje radi na istrazi trebali bi imati pristup memorandumu. Kada se datoteka s bilješkom pošalje u vaše arhive, odjel za ljudske resurse zadržava kopiju dopisa smještenog u općoj korespondenciji odjela.
