U prošlosti, tajnica se često smatrala najnižom na totem polu tvrtke. Vremena su se, međutim, promijenila, a uloga tajnika postala je administrativna asistentica, osoba koja je često poveznica za funkcioniranje cijele organizacije. Bilo da rade za jednog izvršnog direktora, više rukovoditelja ili cijelu organizaciju, rukovanje administrativnim dužnostima asistenta dopušta svima drugima da provedu više vremena na strateškim prioritetima i rastu poslovanja, sigurni u spoznaji da su detalji pod kontrolom.
$config[code] not foundPregled administrativnih dužnosti
U najopćenitijem smislu, upravne dužnosti su zadaće i aktivnosti koje su dio svakodnevnog poslovanja poduzeća. Oni uključuju odgovaranje na pozive, uzimanje poruka, upravljanje korespondencijom, naručivanje potrošnog materijala i održavanje zajedničkih uredskih prostora organiziranih i funkcionalnih. Dužnosti također mogu uključivati izradu izvješća, unos i upravljanje podacima, upravljanje datotekama, osnovno knjigovodstvo i druge financijske zadatke. Mnoge od tih zadaća upravljaju administrativni pomoćnici, čiji je posao da pomognu pojedincu ili timu da preuzmu neke ili sve njihove činovničke zadatke, ali mnogi ulazni i srednji položaji također uključuju priličan broj administrativnih poslova. Primjerice, administrativni pomoćnici mogu biti odgovorni za ažuriranje vlastitog rada u sustavu upravljanja projektima ili za odgovaranje na poruke e-pošte. Većina većine administrativnih dužnosti je uredski i često se svodi na upravljanje i distribuciju informacija.
Tehnologija
Poznavanje tehnologije je jedan od najvažnijih aspekata administrativnih dužnosti. To uključuje korištenje alata kao što su računala, faks uređaji, fotokopirni uređaji, skeneri, telefoni i druga uredska oprema. Za većinu administrativnih poslova općenito je potrebno koristiti uobičajene računalne programe, uključujući obradu teksta, proračunske tablice, baze podataka i softver za stolno izdavaštvo. Mogućnost rješavanja problema s zajedničkom opremom također je dio mnogih administrativnih opisa poslova. Nije neobično, na primjer, da se od administrativnih stručnjaka traži da očiste zastoj papira ili zamijene toner u pisačima i fotokopirnim uređajima.
U nekim poduzećima od administrativnih pomoćnika se također očekuje da znaju kako koristiti softver za planiranje i upravljanje projektima. Oni koji rade izravno za rukovoditelje obično su pozvani da upravljaju kalendarom svog šefa, a administrativni pomoćnici odjela su pozvani da zakazuju sastanke, prate odmor i bolovanje, te općenito znaju gdje su ljudi i što rade.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingKomunikacija
Druga važna administrativna dužnost uključuje komunikaciju. Od administrativnih pomoćnika često se traži da komuniciraju, pisano i usmeno. Od njih se može tražiti da pišu bilješke, da se poklapaju s kolegama ili klijentima putem e-pošte, ažuriraju priručnike ili web-lokacije tvrtke ili da uređuju i uređuju rad drugih. Pomoćnici su također obično odgovorni za javljanje na telefon, upućivanje poziva u ime svog šefa i interakciju s posjetiteljima. Stoga bi uspješna administrativna asistentica trebala imati izvrsne komunikacijske vještine i biti sposobna pisati i govoriti jasno i profesionalno.Čvrsto razumijevanje pravopisa, gramatike i standarda profesionalne pisane komunikacije je važno zato što pomoćnik predstavlja svog šefa.
Knjigovodstvo i nabava
Praćenje troškova važno je u svakom poslu, a taj zadatak često pada na administrativnu pomoćnicu, koja može biti pozvana da unese troškove u proračunsku tablicu ili program knjigovodstva, prikupi i provjeri izvješća o troškovima zaposlenika i upravlja naknadama. U malim poduzećima, administrativni pomoćnik također može voditi potraživanja, slati račune i obraditi plaćanja te upravljati depozitima za tvrtku. Administrativni stručnjaci su također ponekad zaduženi za sitni novac, praćenje troškova i dodavanje sredstava kada je to potrebno. Druge dužnosti u ovom području mogu uključivati analizu troškova, pomoć pri planiranju proračuna i rješavanje sporova s dobavljačima.
Kada je riječ o nabavi, administrativni pomoćnici su obično zaduženi za zalihe, što znači da organiziraju i nadziru uredski materijal i po potrebi dopunjuju narudžbe. Oni provode istraživanja o dobavljačima i po potrebi traže ili izdaju narudžbe. U nekim slučajevima administrativni pomoćnici mogu biti zaduženi i za praćenje i upravljanje licenciranjem za softver ili pretplatu, osiguravajući da su plaćeni odmah i pravilno korišteni.
Istraživanje i planiranje
Mnogi administrativni stručnjaci pozvani su upravljati istraživačkim projektima i prikupljati informacije. To može biti jednostavno kao traženje telefonskog broja ili adrese ili složeniji projekt koji može uključivati traženje informacija o klijentima, navođenje pojedinosti i izradu složenih proračunskih tablica ili izvješća. Ti projekti obično zahtijevaju rad u kratkim rokovima i prezentiranje informacija.
U mnogim slučajevima administrativne dužnosti uključuju i planiranje. Od tjednih sastanaka osoblja do glavnih događaja, administrativni pomoćnici su pozvani da se pobrinu za detalje. Možda ćete biti odgovorni za rezerviranje konferencijske dvorane za sastanak ili upravljanje rezervacijama soba za cijelu zgradu ili kat, naručivanje osvježenja i osiguravanje da je sva tehnička oprema spremna i radi kad sastanak počne. Planiranje putovanja je još jedna velika odgovornost. Ako tvrtka nema odjel za putovanja, administrativni pomoćnik može biti osoba koja istražuje i rezervira letove i hotele, rezervira blagovaonicu i brine se o drugim detaljima, kao što su registracije konferencija.
Specijalizirani zadaci
U određenim industrijama, administrativni stručnjaci su pozvani da se bave zadacima koji zahtijevaju specijalizirana znanja ili vještine. Primjerice, pravni i medicinski pomoćnici često moraju obavljati zadatke koji zahtijevaju razumijevanje industrijske terminologije i postupaka. Pravni se tajnici mogu pozvati da popune i podnesu papire za pravne dokumente, kao što su sudski pozivi, žalbe ili zahtjevi, što zahtijeva osnovnu razinu pravnog znanja i razumijevanja. Razumijevanje sudskog sustava i postupaka također je važno za ove administrativne pomoćnike, kao i poznavanje načina provođenja pravnih istraživanja.
Dužnosti u odjelu za ljudske resurse usmjerene su na pitanja zapošljavanja i mogu uključivati zakazivanje intervjua, obradu pozadinskih provjera i obavljanje početnog pregleda aplikacija kako bi se osiguralo da su kompletne. Netko u toj sposobnosti će najvjerojatnije morati imati razumijevanje i iskustvo u ljudskim resursima i zakonu o zapošljavanju. U suštini, specifično područje i odjel u kojem administrativni asistent djeluje bit će odlučujući čimbenik u određenim dužnostima, a neka područja zahtijevaju više iskustva i znanja od drugih.
Kvalifikacije administrativnog pomoćnika
Dok većina poslova uključuje barem neke administrativne dužnosti, većinu poslova obavljaju administrativni pomoćnici. Postoje mogućnosti u gotovo svakoj industriji, a većina radnih mjesta na početnoj razini otvorena je za pojedince s visokom školom ili ekvivalentom. Neki poslodavci radije angažiraju administrativne pomoćnike ili tajnice s diplomom ili iskustvom na tom području. Određena područja, kao što su pravo i medicina, obično zahtijevaju od asistenata da imaju dodatno obrazovanje relevantno za to područje.
Bez obzira na razinu obrazovanja, većina poslodavaca traži administrativne pomoćnike koji imaju iskustvo i vještine u kleričkom radu, uključujući obradu teksta, proračunske tablice i upravljanje bazama podataka. Tipično, poslodavci zahtijevaju od asistenata da posjeduju vještine u proizvodima sustava Microsoft Office. Neki društveni koledži, agencije za privremeno zapošljavanje i programi obrazovanja odraslih nude programe certifikacije u uredskom poslovanju, što vam može dati prednost kada tražite posao. Većina poslodavaca također pruža obuku na radnom mjestu kako bi pomogla asistentima da dođu do brzine i budu upoznati s njihovim specifičnim zadacima.
Osim činovničkih vještina, poslodavci žele zaposliti pojedince koji imaju izvrsne komunikacijske vještine (pisane i verbalne), organizacijske vještine, sposobnosti odlučivanja i rješavanja problema te vještine interpersonalne komunikacije. Profesionalnost je također nužna, kao i sposobnost za više zadataka i određivanje prioriteta. Zato što se mnogi poslodavci bave osjetljivim informacijama i često su vezani saveznim propisima, diskrecija i sposobnost održavanja povjerljivosti također su važne kvalitete.
Plate i zapošljavanje Outlook
Prosječna plaća za administrativnog pomoćnika značajno varira, s početnicima na nižem kraju spektra koji zarađuju plaće u nižim i srednjim $ 20, a najviše plaćeni izvršni pomoćnici zarađuju blizu šest osoba. PayScale.com izvješća da administrativni pomoćnici zaraditi medijan plaće od 38.736 dolara, brojka koja je usko zrcaljena od strane Biro za statistiku rada, što stavlja medijan plaće na 37.870 dolara, točka u kojoj polovica administrativnih pomoćnika zaraditi više, a pola zarađuju manje, BLS izvještava da najviše plaćeni asistenti zarađuju više od 62.000 dolara godišnje, a taj iznos prelazi na 85.000 dolara za izvršne tajnike. Plaća se povećava s višegodišnjim iskustvom, s onima koji imaju najviše iskustva koja najviše zarađuju.
Nažalost, BLS također predviđa da će potražnja za administrativnim pomoćnicima vjerojatno pasti za 5 posto do 2026. godine, budući da većina pozicija neće biti nova, već zamjena zaposlenika koji odlaze. Razvoj tehnologije i preusmjeravanje mnogih administrativnih dužnosti na druge zaposlenike čine najveći dio tog pada. Također, kako mnoge organizacije pojednostavljuju operacije, pomoćnici se dodjeljuju više od jednog upravitelja ili odjela i preuzimaju više odgovornosti.
Kako uspjeti u svojim administrativnim dužnostima
Često nevjerojatni administrativni pomoćnici nalaze se na vrhu popisa za promocije, pogotovo kada imaju visoku stručnu spremu i dubinsko razumijevanje industrije i poslovanja. Uzeti ozbiljno svoj posao može dovesti do većih i boljih stvari, tako da je u vašem najboljem interesu pronaći načine da postanete neophodni vašem šefu i suradnicima.
Jedan od najboljih načina da to učinite je saznati više o ciljevima i prioritetima svog šefa i predvidjeti njegove potrebe. Pogledajte naprijed i budite spremni za pripremu zahtjeva ili potreba prije nego što ih vaš šef ostvari. Na primjer, ako vaš šef prisustvuje određenom sastanku svaki tjedan ili mjesec, pročitajte zapisnik sa sastanka unaprijed i pripremite sve dokumente ili izvještaje koje očekuje da će vaš šef unaprijed prezentirati na sastanku. Ako vidite da će vaš supervizor biti na sastancima cijeli dan bez mnogo odmora, naručite ručak koji će biti isporučen i držite lonac za kavu svježim. Zapamtite da je vaš posao da šef izgleda dobro, pa učinite ono što morate učiniti da biste predstavili najprofesionalniju i najkompetentniju sliku.
Praćenje vaše industrije također vam može pomoći da budete pomoćnik rock zvijezde. Naučite terminologiju i pratite trendove. Na taj način možete pridonijeti razgovorima i biti točniji u svom radu. Pojedinosti su važne, tako da ćete razumjeti ono o čemu svi govore, pomoći će vam da izbjegnete skupe pogreške. Veliki asistenti su također snalažljivi i znaju kada treba poduzeti akciju i što točno učiniti. Ne možete trčati svom šefu sa svakim pitanjem ili pitanjem; vaš šef očekuje od vas da se pobrinete za stvari koje se vraćaju učenju. Ako poznajete svoju organizaciju iznutra i izvana, gdje pronaći informacije i pravila i postupke tvrtke, možete biti snalažljiviji i rješavati probleme.
Konačno, biti veliki asistent zahtijeva iznimne organizacijske sposobnosti. Od vas se može tražiti da odgovorite na pitanja, pružite ažuriranja statusa ili riješite druge probleme u bilo kojem trenutku, a ako niste organizirani, to ne možete učiniti. Najvažnija administrativna dužnost je da se sve ploče vrte i organiziraju kao temelj te vještine.
