U položaju recepcionera, osoba je odgovorna za glatko i učinkovito vođenje recepcije dok predstavlja tvrtku. Uostalom, prva osoba koju vidite kada uđete u posao obično je recepcionar. Budući da je učinkovita recepcionarka, osoba mora imati snažno razumijevanje o administrativnim i administrativnim vještinama i međuljudskoj komunikaciji.
Upoznajte svoj put oko računala. Da biste pokrenuli dobar recepciju, osobi je potrebna mogućnost da dobro upravljaju računalom. Puno toga što radite na recepciji uključuje odgovaranje na poruke e-pošte, ispisivanje tjednih dnevnih redova i distribuciju obavijesti članovima osoblja. Neki programi koji su korisni za recepcionare su Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks i Access. Brzo i precizno tipkanje također je plus.
$config[code] not foundRješavanje problema s glavom. Veliki dio učinkovitog recepcionara zna kako učinkovito i pravovremeno postupati s problemima. Brze vještine kritičkog razmišljanja su obavezna, bez obzira trebate li rukovati zaglavljenim papirom pisača ili zakašnjenjem šefa na kritičnom sastanku u drugom gradu.
Učinkovito komunicirajte s drugima. Radna recepcija je idealno mjesto za ljude koji posjeduju prijateljske, svijetle osobnosti i snažne interpersonalne vještine. Posao sigurno nije za antisocijalno. Da biste bili recepcionar, morate biti u stanju komunicirati jasno i sažeto s drugim ljudima. Također je od vitalnog značaja uvijek održavati skladno, opušteno i profesionalno ponašanje, bez obzira na to koliko ste napeti ili preplavljeni.
Koristite telefon kao profesionalac. Na recepciji telefon mora biti vaš najbolji prijatelj. Recepcioneri provode veliki dio dana na telefonu, bez obzira na to jesu li uzeli poruke za šefa, usmjeravajući pozivatelje na pojedinačne linije zaposlenika ili postavljajući konferencijske pozive. Da bi telefon radio ispravno, recepcionar treba uvijek govoriti uljudnim tonom, izbjegavati jesti tijekom razgovora, suzdržati se od korištenja lošeg jezika i pokazati iskrenu zabrinutost u pomaganju osobi na drugom kraju linije.
Pokažite oštar osjećaj organizacije. Organizacijske vještine su neophodne za dobro upravljanje recepcijom. Biti recepcionar je sve o multi-tasking.Ponekad, možda ćete biti odgovorni za rukovanje desetak stvari u isto vrijeme, od čuvanja nekoga na čekanju za razgovor s nekim tko čeka na sastanak za slanje faksova i upisivanje računa. Položaj može biti kaotičan, ali kvalificirana recepcionarka mora imati sposobnost da s njom postupa s lakoćom.
Savjet
Budite fleksibilni i uslužni. Da biste sijali kao recepcionarka, morate imati spremnost da preuzmete nove uloge i idete iznad i izvan nje, čak i ako to nije dio vašeg opisa posla. Ako je stažistica izašla za taj dan, a veliki sastanak se približava, nemojte se ustručavati ići na brzu kavu za uredske direktore.
