Postoji odgovornost koju bi većina malih poduzetnika vjerojatno htjela zaboraviti. Ali imperativ je za svakoga tko radi nešto veće od samostalnog vlasnika. To je vaša odgovornost da vodite evidenciju o svojim zaposlenicima. Iako to možda nije najuzbudljiviji dio vođenja poslovanja, važno je.
Zahtjevi za čuvanje podataka zaposlenika
Federalne, državne i lokalne vlasti imaju različite zahtjeve kada je riječ o vođenju precizne dokumentacije o zapošljavanju i drugim funkcijama upravljanja ljudskim resursima kako bi zaštitili zaposlenike i tvrtke. Kao poslovni subjekt, ako ne držite te zapise pri ruci, mogli bi vas ostaviti otvorene za nezakonita odricanja ili slične posljedice bez ikakve papirologije za obranu. Ovdje su neke od zahtjeva Vašeg poslovanja može zadovoljiti kada je u pitanju vođenje evidencije zaposlenika.
$config[code] not foundDržite Zapošljavanje Records za godinu dana
Kada unajmljujete novo radno mjesto, savezni zakoni poput Zakona o Amerikancima s invaliditetom i Glava VII zahtijevaju da budete nediskriminatorni u procesu zapošljavanja. Dakle, sve prijave, biografije i drugu dokumentaciju iz procesa zapošljavanja trebate čuvati najmanje godinu dana nakon što je posao popunjen u slučaju da se bilo koja strana koja nije dobila posao odluči podnijeti tužbu.
Zadržite evidenciju o plaćama za tri godine
Zapisi o platnom spisku bitni su za osiguravanje pravedne kompenzacije zaposlenika za radno vrijeme i za osiguravanje usklađenosti Vašeg poslovanja s uvjetima za prekovremeni rad i minimalnu plaću. Zakon obvezuje da te zapise držite pri ruci za radnike koji nisu izuzeti tri godine. Međutim, zaposlenici također mogu podnijeti tužbe ako smatraju da im se duguje naknada za prekovremeni rad. Stoga vam može biti korisno da ih držite pri ruci i do pet godina nakon prestanka.
Zadržite I-9 obrasce za godinu dana nakon završetka
I-9 obrasci potrebni su kako bi tvrtke pokazale da su potvrdile da je zaposlenik podoban za rad u SAD-u. Prema zakonu, od vas se zahtijeva da ove obrasce čuvate tri godine nakon što zaposlite zaposlenika ili godinu dana nakon što je zaposlenik otkazan, ovisno o tome koji datum dođe kasnije. Od vas se također zahtijeva da ove obrasce pohranite odvojeno od ostalih zapisa o osoblju.
Držite dokumente o razdvajanju pet godina nakon prestanka
Održavanje papirologije u vezi s raskidom ili odvajanjem također je bitno u slučaju da se suočite s bilo kakvim problemima vezanim za ukidanje. Držite ostavku pisma i izlaz intervju papirologiju na ruku za tri godine nakon što je zaposlenik ostavlja i odvajanje papirologije za pet godina.
Držite FMLA ostavite izvješća za tri godine nakon prestanka
Zakon o obiteljskom liječničkom dopustu postoji kako bi se osiguralo da zaposleni koji ispunjavaju uvjete imaju neplaćeni dopust tamo gdje je njihov posao zaštićen u slučaju medicinskog ili obiteljskog problema. Ako zaposlenik podnese zahtjev za FMLA dopust, te podatke trebate čuvati u svojoj evidenciji najmanje tri godine nakon što zaposlenik dijeli načine s vašim poslovanjem, bez obzira na to je li dopust odobren ili ne.
Držite obrasce za mirovinske beneficije šest godina
Ako zaposlenicima pružite mirovinske naknade, te podatke trebate držati pri ruci najmanje šest godina nakon što zaposlenik ode ili prestaje, prema Zakonu o mirovini zaposlenika. Osim toga, sudovi su utvrdili da je odgovornost tvrtke dokazati da su osigurali dovoljno pokrića i naknada u slučaju da zaposlenik tuži, a ne odgovornost zaposlenika da dokaže da je izvještavanje bilo nedovoljno.
Sačuvajte zapise o ispitivanju droga pet godina
U nekim slučajevima, informacije o pozadinskoj provjeri i testiranju na droge mogu pasti ispod standarda drugih informacija za zapošljavanje. Međutim, ako je posao povezan s prijevozom, od vas se zahtijeva da vodite evidenciju o svim testovima droge koji se provode pet godina kao dio sigurnosnih propisa Ministarstva prometa.
Držite porezne evidencije zaposlenika za četiri godine
Kada je riječ o porezima koji se odnose na zaposlenike, IRS preporučuje vođenje evidencije u rukama četiri godine u slučaju revizije. To bi trebalo uključivati sve plaće, isplate mirovina, informacije o savjetima, obrasce W-2 i W-4 i sve druge povezane informacije.
Sačuvajte podatke o zdravlju i sigurnosti zaposlenika za pet godina
Zakon o zaštiti na radu zahtijeva da uzmete i vodite evidenciju o svim ozljedama i bolestima zaposlenika koje ste dobili na radnom mjestu, s kratkim opisom i svim drugim relevantnim informacijama. Time se osigurava siguran radni prostor zaposlenika i postupanje u skladu s njima.
Držite informacije o osiguranju za slučaj nezaposlenosti do sedam godina
Zahtjevi za osiguranje nezaposlenosti razlikuju se od države do zemlje. Međutim, u nekim slučajevima od vas se može tražiti da vodite te evidencije od četiri do sedam godina. Naime, Washington D.C. zahtijeva od tvrtki da čuvaju te podatke sedam godina.
Zadržite ugovore do pet godina
Ako radite s nezavisnim izvođačima ili trećim stranama, možda ćete također morati ispuniti neke državne zahtjeve za vođenje evidencije. U Virginiji, tvrtke su dužne držati ugovore na ruku pet godina nakon sklapanja sporazuma. I neke druge države imaju slične zahtjeve od tri do četiri godine.
Fotografija putem Shutterstocka
2 Komentari ▼
